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综合人事档案管理模板
一、适用范围与应用场景
本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的人事部门，用于系统化管理员工从入职到离职的全周期档案信息。具体场景包括：新员工入职建档、员工在职信息动态更新、岗位异动记录、奖惩情况备案、离职手续办理及档案归档等。通过标准化模板，可保证人事档案的完整性、规范性和可追溯性，为企业人力资源管理、决策支持及合规审计提供数据支撑。
二、综合人事档案管理全流程操作指南
（一）员工入职档案建立
材料收集：新员工入职时，需提交以下材料（原件核对后留存复印件）：
身份证、学历/学位证书、职业资格证书复印件；
离职证明（应届生提供就业推荐表）；
一寸免冠照片2张；
入职登记表（见模板1）；
劳动合同签订确认书。
信息录入：根据收集的材料，填写《员工基本信息表》（见模板2），保证姓名（*号代替，下同）、性别、出生日期、身份证号、联系方式、学历、岗位等信息准确无误，与原始材料一致。
档案归档：将入职材料按顺序整理，放入员工档案袋，标注“员工档案-姓名*-入职日期”，移交档案管理员统一保管。
（二）在职期间档案动态更新
异动信息更新：员工发生岗位调动、晋升、降职、部门变更时，需由用人部门提交《员工异动申请表》（见模板3），经审批后，档案管理员3个工作日内更新《员工基本信息表》中的“岗位”“部门”“职级”等字段，并附异动审批材料复印件。
奖惩记录备案：员工获得表彰（如优秀员工、晋升奖励）或违规处分（如警告、记过）时，由行政部门或用人部门提供书面证明材料，档案管理员核对无误后录入《员工奖惩记录表》（见模板4），注明奖惩事由、日期、审批人及结果。
培训与技能提升记录：员工参加企业内外部培训、考取新资格证书时，需提交培训结业证书或资格证明复印件，档案管理员登记至《员工培训记录表》（见模板5），记录培训时间、内容、结果及考核成绩。
（三）离职档案处理
离职材料收集：员工办理离职手续时，需提交《离职申请表》（见模板6）、工作交接清单、离职证明（由人力资源部开具），档案管理员核对交接内容是否完整。
档案信息更新：在《员工基本信息表》中标注“离职日期”“离职原因”，并更新《员工离职记录表》（见模板7），记录离职类型（主动离职/被动离职）、工作交接人、离职证明编号等信息。
档案归档与保管：离职员工档案单独存放，标注“离职档案-姓名*-离职日期”，保管期限按国家规定执行（一般离职后保存2年，特殊岗位按行业要求延长）。
（四）档案查询与利用
内部查询：企业因管理需要查询员工档案时，需经部门负责人及人力资源部负责人签字批准，档案管理员提供复印件（需加盖“档案专用章”），原件不予外借。
外部调取：司法机关、部门等法定机构调取档案时，需持有效证件及单位介绍信，经人力资源部负责人审批后，可查阅或复印档案相关内容，并记录调取单位、事由、经办人及日期。
三、人事档案管理核心模板表格
模板1：入职登记表
序号
项目
内容
备注（填写说明）
1
姓名*
与身份证一致
2
性别
3
出生日期
年/月/日格式
4
身份证号
18位号码
5
联系电话
紧急联系人电话需单独填写
6
现居住地址
7
最高学历
如：本科/硕士
8
毕业院校及专业
9
应聘岗位
以录用通知书为准
10
入职日期
11
紧急联系人
关系+电话
12
员工签字
确认信息真实无误
模板2：员工基本信息表
员工编号
姓名*
部门
岗位
入职日期
劳动合同期限
联系方式
学历
职级
离职日期
备注
模板3：员工异动申请表
员工姓名*
员工编号
原部门
原岗位
新部门
新岗位
异动类型（晋升/调动/降职）
生效日期
异动原因
申请人签字
部门负责人审批
人力资源部审批
总经理审批
模板4：员工奖惩记录表
员工姓名*
员工编号
奖惩类型（奖励/惩罚）
事由
日期
审批人
结果（如：奖金/降薪/警告）
备注
模板5：员工培训记录表
员工姓名*
员工编号
培训主题
培训时间
培训地点
主讲人
考核成绩
培训结果（合格/不合格）
证书编号（如有）
模板6：离职申请表
员工姓名*
员工编号
部门
岗位
离职类型（主动/被动）
离职原因
预计离职日期
工作交接人
部门负责人审批
人力资源部审批
模板7：员工离职记录表
员工姓名*
员工编号
离职日期
离职原因
工作交接清单编号
离职证明编号
档案保管期限
经办人
备注
四、使用过程中的关键注意事项
数据保密性：人事档案涉及员工隐私，档案管理员需严格遵守保密规定，严禁非授权人员查阅、复制档案信息；电子档案需加密存储，访问权限分级管理。
信息及时性：员工信息发生变更（如联系方式、岗位异动）时，需在3个工作日内完成档案更新，保证信息与实际情况一致，避免因信息滞后导致管理风险。
材料完整性：档案材料需为原件或加盖单位公章的复印件，保证材料的真实性和合法性；缺失关
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