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企业费用管理报批标准模板

一、适用范围与核心应用场景

本模板适用于企业各部门日常运营中产生的各类费用报销、专项支出申请及预算外费用审批，涵盖办公费、差旅费、业务招待费、采购费、会议费、交通费、通讯费等常见费用类型。核心应用场景包括：员工日常费用报销、部门专项活动支出申请、跨部门协作项目费用分摊、预算外紧急支出审批等。通过标准化报批流程，保证费用支出的合规性、合理性及可追溯性，同时提高费用管理效率。

二、企业费用报批全流程操作指南

（一）申请发起：准备材料并填写申请表

明确费用类型及归属：申请人需根据实际支出费用，对照《企业费用分类标准》确定费用类型（如差旅费、办公费等），并确认费用归属部门及对应预算科目。

整理原始凭证：收集合规原始票据，包括但不限于增值税发票、行程单、付款凭证、合同/协议等。票据需满足“四性”要求：真实性（业务真实发生）、合法性（票据正规有效）、完整性（信息齐全无误）、关联性（与申请事由一致）。

填写《费用报销申请表》：登录企业OA系统或纸质模板，完整填写以下信息：

申请人基本信息：姓名*、所属部门、工号、联系方式；

费用基本信息：申请日期、费用类型、总金额（大小写一致）、预算科目、关联项目编号（如涉及）；

费用明细：逐项列明费用名称、发生日期、数量、单价、金额、业务事由（需详细说明，如“客户拜访差旅费”“部门办公耗材采购”）；

附件清单：注明所附原始票据张数、名称及编号（如“发票1张，号码：”）。

提交申请：通过OA系统提交电子申请（需所有原始票据扫描件），或携带纸质申请表及原始票据至部门负责人处初审。

（二）部门初审：审核真实性及合理性

部门负责人审核：部门负责人*需在收到申请后1个工作日内完成初审，重点审核：

业务真实性：费用是否为部门实际运营所需，是否与部门工作计划匹配；

合理性：费用标准是否符合企业《费用管理办法》（如差旅住宿标准、招待费限额等），是否存在超标准、超范围支出；

预算匹配性：费用是否在部门年度预算额度内，预算外费用需提前说明预算调整原因。

审核结果处理：

审核通过：部门负责人在《费用报销申请表》“部门初审”栏签字确认，并提交至财务部；

审核不通过：注明驳回原因（如“票据不合规”“超预算”），退回申请人补充材料或重新申请。

（三）财务复审：合规性及预算控制审核

财务专员审核：财务部收到申请后2个工作日内完成复审，重点审核：

票据合规性：发票抬头、税号、开户行等信息是否与企业一致，发票印章是否清晰，有无涂改、过期等情况；

计算准确性：费用明细金额加总是否与总金额一致，报销标准是否符合规定（如交通费是否超标，招待费是否附招待对象清单）；

预算控制：若为预算内费用，确认预算余额充足；若为预算外费用，需核查《预算外费用审批表》是否已通过审批；

完整性：附件是否齐全，申请表填写是否完整无遗漏。

审核结果处理：

审核通过：财务专员在“财务审核”栏签字，并根据审批权限流转至对应审批人；

审核不通过：注明具体问题（如“发票抬头错误”“缺少行程单”），退回申请人补充材料。

（四）分级审批：按权限完成最终审批

根据费用金额及类型，实行分级审批制度，审批权限如下（示例，企业可根据自身规模调整）：

费用类型

金额范围

审批人

日常办公费

≤5000元

部门负责人*

日常办公费

＞5000元

部门负责人→分管副总

差旅费

≤10000元

部门负责人→财务经理

差旅费

＞10000元

部门负责人→财务经理→总经理*

业务招待费

任意金额

部门负责人→财务经理→总经理*

预算外支出

任意金额

部门负责人→财务经理→总经理→董事长

审批流程：

审批人需在1个工作日内完成审批，重点审核费用必要性、合规性及是否符合企业战略目标；

审批通过后，在对应审批栏签字确认；审批不通过需注明原因，退回申请人。

（五）支付与归档：费用结算及资料存档

费用支付：财务部收到最终审批通过的申请后，于3个工作日内完成支付：

对公支付：通过银行转账至供应商账户（需核对账户信息）；

对私支付：通过员工工资卡发放报销款项（需确认收款人信息）。

资料归档：支付完成后，财务部将《费用报销申请表》、原始票据、审批流程单等资料整理归档，电子资料备份至企业服务器，纸质资料保存期限不少于5年。

三、费用报批核心模板表格

（一）费用报销申请表（主表）

申请人信息

申请日期

年月日

姓名*

工号

所属部门*

联系电话

费用基本信息

费用类型*（单选）□办公费□差旅费□业务招待费□采购费□会议费□其他______

预算科目*

费用总金额（大写）

费用总金额（小写）

￥

关联项目编号（如涉及）

费用明细

序号

费用名称

发生日期

数量

1

年月日

2

年月日

3

年月日

附件清单

发票张（号码：________）行程单张（号码：_____