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会议管理流程及会议记录模板

一、适用工作场景

本流程及模板适用于各类工作场景，包括但不限于：公司/部门例会（周会、月度总结会）、项目专题推进会（项目启动会、阶段复盘会）、跨部门协调会、决策评审会、客户需求沟通会等。无论是常规工作同步还是临时议题讨论，均可通过标准化流程保证会议高效有序，会议记录清晰完整，为后续工作推进提供依据。

二、分步骤操作说明

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

确定会议核心目的与主题

组织人（如部门负责人、项目负责人）需明确会议需解决的核心问题（如“确定Q3营销方案”“解决项目A技术瓶颈”），避免主题模糊导致讨论偏离方向。

根据目的确定会议类型（决策类、讨论类、通报类），并预估会议时长（例会建议不超过1.5小时，专题会不超过2小时）。

制定会议议程并提前通知

议程需包含：会议主题、时间、地点（线上会议需注明平台及）、参会人员（明确主持人、记录人、核心议题负责人）、各议题讨论顺序及预计时长。

提前1-3个工作日通过内部通讯工具（如企业钉钉）发送会议通知，附上议程及预审材料（如项目背景文档、数据报表），保证参会人有充足时间准备。

确认参会人员与场地设备

提前与关键参会人（如议题负责人、决策层）确认时间冲突，必要时调整会议安排；无法参会者需提前提交书面意见或委托同事参会。

线下会议需提前预订会议室，测试投影、麦克风、白板等设备；线上会议需提前调试会议软件，保证音视频通畅，并提前发送参会及操作指引。

（二）会中执行：聚焦议题，高效推进

开场与议程确认（5分钟内）

主持人准时开场，明确会议目的、议程及时长要求，提醒参会人遵守会议纪律（如手机静音、发言紧扣议题）。

快速确认参会人员到齐情况，缺席者需说明原因，并宣读其代交的意见（如有）。

按议程推进议题讨论

针对每个议题，由议题负责人先简要介绍背景（如“当前项目进度滞后30%，需协调资源解决”），再引导参会人围绕“问题现状、原因分析、解决方案”顺序讨论。

主持人需控制发言顺序，避免少数人垄断话题，鼓励沉默者参与（如“*总，您对这个方案有什么补充建议吗？”），同时把控各议题时长，超时需及时提醒并引导总结。

记录关键内容与决议

记录人需实时记录：各议题讨论的核心观点（不同参会人的分歧点需标注，如“部门认为优先优化功能B，部门建议先解决兼容性问题”）、最终共识、待决策事项（需明确决策人及结论）。

对决议事项（如“同意采购*设备，预算控制在5万元内”），需当场确认“内容、负责人、完成时间”三要素，避免模糊表述（如“尽快完成”需明确具体日期）。

会议总结与下一步行动（5-10分钟）

主持人总结会议成果：重申关键决议、明确后续行动计划（包括任务内容、负责人、截止时间）、确认下次会议时间（如有）。

记录人复述决议事项及行动计划，保证参会人理解一致，无异议后宣布散会。

（三）会后跟进：闭环管理，保证落地

整理并分发会议记录（24小时内）

记录人根据会议笔记，整理成结构清晰的会议记录，内容包括：会议基本信息（时间、地点、参会人等）、各议题讨论摘要、决议事项、行动计划（表格形式，含任务、负责人、截止时间）、附件（如演示文稿、签到表）。

记录需经主持人审核无误后，在1个工作日内发送给所有参会人及相关方，并通过内部系统（如OA）存档，方便后续查阅。

跟进任务执行情况

任务负责人需按计划推进工作，并在截止日前1天向记录人/主持人反馈进度（如“已完成方案初稿，待*部门审核”）。

记录人每周汇总任务进展，在下次会议前更新“任务跟踪表”，对逾期未完成的任务及时提醒，必要时协调资源解决。

会议资料归档

将会议通知、议程、签到表、会议记录、演示文稿、任务跟踪表等资料统一归档至指定文件夹（按“年份-月份-会议主题”命名），保存期限不少于1年（重要项目会议建议保存3年）。

三、会议记录模板

会议基本信息

项目

内容

会议名称

例：2024年Q3营销方案评审会

会议时间

例：2024年7月15日14:00-16:00

会议地点

例：公司3楼第一会议室/线上（腾讯会议，会议号：*–）

主持人

例：*经理

记录人

例：*助理

参会人员

例：总、经理、主管、专员、*代表（共8人）

缺席人员

例：*主管（因出差，已提交书面意见）

会议主题

确定Q3产品推广方案及资源分配

附件

1.Q2营销效果报告；2.Q3推广方案初稿；3.竞品分析资料

议程与讨论记录

议题序号

议题名称

讨论摘要

发言人（观点摘要）

1

Q2营销效果复盘

Q2销售额同比增长15%，但线上渠道获客成本上升20%，需优化投放策略。

经理：线上广告转化率下降，建议减少无效平台投放，重点转向短视频社群；代表：线下活动客户反馈好，可增加地推频次。

2

Q3推广方案初稿评审

方案包含3大渠道（线上、线下、KOL），总预算50万元，重点推广新品*系列