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单位印鉴管理操作流程指南

一、引言

单位印鉴，作为单位对外行使权利、承担义务的重要凭证和标志，其管理的规范与严谨直接关系到单位的经济利益、信誉乃至生存发展。为确保单位印鉴使用的安全性、规范性和严肃性，防范潜在风险，特制定本操作流程指南。本指南旨在为单位内部印鉴管理提供清晰、可操作的行为规范，适用于单位各类正式印鉴的刻制、保管、使用、变更及销毁等各个环节。全体员工均需严格遵守本指南规定，共同维护单位的合法权益。

二、印鉴的分类与定义

本指南所指印鉴，主要包括单位公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、法定代表人章及其他经单位批准刻制的专用印章。

*单位公章：代表单位的正式署名，用于对外正式文件、函件、证明等具有法律效力的文书。

*合同专用章：专门用于单位对外签订各类合同、协议。

*财务专用章：主要用于单位财务收支、银行结算、票据等财务活动。

*发票专用章：仅限用于单位开具增值税发票等法定票据。

*法定代表人章：通常与财务专用章配合使用，用于特定的财务手续或法定代表人授权的事项。

*其他专用印章：根据单位业务需要设立，如项目章、部门章等，其使用范围应严格限定。

三、印鉴的刻制与启用

（一）刻制申请与审批

单位因工作需要新增印鉴时，由相关业务部门提出书面申请，详细说明刻制印鉴的名称、用途、保管部门及建议保管人等事项。申请需经部门负责人审核后，报请单位分管领导及主要负责人审批。对于涉及法定登记事项的印鉴（如公章、财务专用章等），还需提供相关主管部门的批准文件或许可证明。

（二）规范刻制

经批准刻制的印鉴，必须由单位指定的专人负责，到公安机关备案的、具有合法资质的刻制单位进行制作。严禁任何部门或个人私自刻制单位印鉴。刻制完成后，应仔细核对印鉴的名称、字体、规格等是否与审批要求一致。

（三）登记与启用

新印鉴刻制完成后，应由单位综合管理部门（或指定的印鉴管理部门）负责登记建档，详细记录印鉴名称、印模、刻制日期、批准文件编号、保管部门、保管人等信息，并由保管人签字确认。启用新印鉴前，应通过适当方式（如内部通知、公告等）向单位各部门及相关外部单位告知印鉴启用事宜及启用日期。原相应印鉴需按本指南规定办理停用及销毁手续。

四、印鉴的保管

（一）保管责任

印鉴实行专人保管制度。各类印鉴的保管人由单位根据实际情况确定，原则上应选择政治素质高、责任心强、工作严谨的正式员工担任。保管人名单应报印鉴管理部门备案，并可根据人员变动情况及时调整。保管人对印鉴的安全负直接责任。

（二）保管要求

1.存放安全：印鉴应存放在保险柜或带锁的专用抽屉内，做到人离柜锁，严禁随意放置或带出办公场所。保管钥匙或密码应由保管人妥善保管，不得随意交予他人。

2.环境适宜：印鉴存放环境应保持干燥、清洁，避免印油变质、印鉴受损。

3.专人使用：印鉴保管人应亲自保管和使用印鉴，非经批准，不得委托他人代管或代用。确需临时委托时，须经单位分管领导批准，并办理临时交接手续，明确责任。

4.离岗交接：保管人因出差、休假等原因需暂时离岗时，应将印鉴交由单位指定的临时保管人，并办理严格的交接手续，记录交接时间、印鉴状态等。

五、印鉴的使用

（一）用印申请与审批

1.任何部门或个人需使用印鉴，均须填写《印鉴使用申请表》，详细注明用印文件名称、份数、用印事由、用印日期、申请部门、申请人等信息，并附需用印的文件原件或复印件。

2.用印申请需经申请部门负责人审核签字。涉及重大事项、对外承诺、资金往来等重要文件的用印，还须报请单位分管领导或主要负责人审批。审批权限由单位根据印鉴类型及用印事项的重要程度另行规定。

（二）用印审核与登记

1.印鉴保管人在受理用印申请时，应对照审批手续，仔细核对用印文件的内容、份数与申请事由是否一致，文件内容是否合规、完整，审批手续是否齐全。对不符合规定或有疑问的用印申请，有权拒绝用印，并及时向相关领导汇报。

2.经审核无误准予用印的，印鉴保管人应在《印鉴使用登记簿》上逐项登记用印日期、文件名称、份数、审批人、申请人、用印人、印鉴名称等信息，并由用印人签字确认。

（三）用印操作规范

1.用印时，保管人应亲自操作，确保印迹清晰、端正、完整，位置适当（通常为文件落款处或指定位置）。

2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、未经审批的文件上加盖印鉴。

3.同一文件需加盖多枚印鉴的，应分别履行审批和登记手续。

4.用印完毕后，应及时将印鉴收回存放处妥善保管。

（四）特殊情况处理

1.外出用印：原则上印鉴不得带出单位办公场所。确因特殊情况（如异地签约等）需外出用印的，须经单位主要负责人批准，由两名及以上指定人员共同携带、监印，并对用印过程的安全性和合规性负责，返回后及时向印鉴管理部门报备