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机关单位档案管理规范指引

一、引言

档案作为机关单位各项工作的历史记录，承载着知识、经验与智慧，是开展决策、追溯历史、保障权益的重要依据。规范机关单位档案管理，不仅是提升内部治理效能的基础性工作，也是维护单位历史真实面貌的法定责任。本指引旨在结合机关单位工作实际，明确档案管理各环节的基本要求与操作规范，以期为各单位提升档案管理水平提供参考。

二、档案管理的基本原则

机关单位档案管理应遵循以下基本原则：

1.统一领导，分级管理：档案工作需在单位统一领导下进行，明确分管领导和档案管理部门（或专兼职档案员）的职责，形成一级抓一级、层层落实的管理体系。

2.完整准确，真实可靠：确保归档的文件材料齐全完整，内容真实反映工作实际，手续完备，符合形成规律。

3.依法管理，安全保密：严格遵守国家有关档案工作的法律法规，建立健全档案安全保密制度，严防失泄密事件发生，确保档案实体与信息安全。

4.规范标准，科学整理：按照国家及行业档案业务标准，对档案进行系统化、规范化整理，确保档案的系统性和可识别性。

5.方便利用，服务工作：在安全保密的前提下，优化档案利用流程，为单位各项工作提供便捷、高效的档案信息服务，充分发挥档案的凭证和参考价值。

三、档案的收集与归档

档案收集与归档是档案管理的起点，其质量直接影响后续工作。

1.收集范围：凡是本单位在职能活动中形成的，具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均属收集归档范围。这包括但不限于：政策法规性文件、决策性文件、行政管理文件、业务工作文件、人事任免与管理文件、财务审计文件、基本建设文件、设备仪器文件、会议文件、外事活动文件以及其他有保存价值的材料。

2.归档要求：

*齐全完整：归档文件材料应齐全、成套，避免残缺不全或零散混乱。

*准确系统：文件内容应准确反映工作实际，不同阶段、不同环节形成的文件应保持有机联系。

*规范整理：文件材料在归档前应进行初步整理，去除重复、冗余及无保存价值的材料。

*及时归档：应明确各类文件材料的归档时限，一般应在办理完毕后的规定时间内完成归档，年度性文件在次年一定期限内归档。

3.归档流程：

*各部门（或承办人）将需归档的文件材料进行初步整理，填写《文件材料归档移交清单》。

*档案管理部门（或专兼职档案员）对移交的文件材料进行审核、验收。

*验收合格后，双方在移交清单上签字确认，完成归档交接。

四、档案的整理与编目

档案整理与编目是将零散文件系统化、有序化，便于管理和利用的关键环节。

1.整理原则：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2.分类方法：机关单位档案通常采用年度、组织机构（或问题）、保管期限的分类方法进行分类。具体分类方案应根据单位实际情况制定，并保持相对稳定。

3.组卷（件）与排列：

*按分类方案将文件材料组成案卷或按“件”进行整理。

*卷内（或件内）文件材料应按照一定顺序排列，如时间顺序、逻辑顺序或重要程度顺序。

4.编目著录：

*案卷目录/文件目录：是档案管理和检索的基础工具，应包含档号、案卷标题（或文件名）、起止日期、页数、保管期限等基本信息。

*卷内目录/件内文件目录：详细记录卷内（或件内）每份文件的顺序号、文号、责任者、文件标题、日期、页号等。

*著录规范：著录项目应齐全、准确，字迹清晰，符合国家档案著录规则要求。

5.装订：归档文件应按照规范要求进行装订，做到结实、整齐、美观，便于翻阅。装订方式应有利于档案的长期保存。

五、档案的保管与保护

档案保管与保护的目的是延长档案寿命，确保档案的安全与完整。

1.库房要求：

*档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。

*保持适宜的温湿度（温度一般控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%），并配备必要的调控设备。

2.设备配置：库房应配备必要的档案装具（如档案柜、密集架）、消防器材、温湿度计、去湿机、空调、防虫药剂等。

3.日常管理：

*建立档案库房管理制度，严格执行入库登记、出库借阅归还制度。

*定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理并记录。

*保持库房清洁卫生，定期进行安全检查和虫霉防治。

4.特殊载体档案保管：对于照片、录音录像、磁盘、光盘等特殊载体档案，应按照其特性采取专门的保管措施，如配备防磁柜、恒温恒湿设备等，并注意定期备份和转存。

六、档案的利用与服务

档案利用是档案价值实现的重要途径，应在遵守保密规定的前提下，积极提供利用服务。

1.利用制度：建立健全