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企业沟通联络单标准模板与使用指南
一、适用场景与沟通情境
在企业运营中，跨部门协作、外部对接、任务传递等场景需保证信息准确、责任明确，沟通联络单作为标准化工具，适用于以下情境：
跨部门协作：如市场部与技术部对接项目需求、人力资源部与各部门协调员工培训安排；
外部单位对接：如与客户确认交付细节、与供应商沟通物料规格、与合作方洽谈合作条款；
内部事务通知：如临时会议安排、制度变更传达、跨部门资源调配申请；
问题跟进与反馈：如客户投诉处理进度反馈、设备维修协调结果确认。
二、联络单流转全流程指南
1.发起前准备：明确沟通核心要素
梳理需求：清晰界定沟通目的（如“确认项目交付时间”“协调场地资源”）、关键信息（需传递的具体事项、数据、时间节点等）及对接方（内部部门/外部单位联系人）；
准备附件：如涉及技术参数、流程图、合同条款等，需提前整理附件文件（命名规范为“联络单编号+附件名称”，如“LX2024050101-项目需求说明”），保证内容与联络单主旨一致。
2.填写联络单：信息完整无遗漏
依据“企业沟通联络单标准模板”（见第三部分）逐项填写，重点注意：
编号规则：按“部门简称+年份+月+两位流水号”填写（如“市场），便于归档检索；
事由描述：用简洁语言概括核心内容，避免模糊表述（如“需确认客户A的最终交付日期”而非“询问客户时间”）；
需求与期望：明确对接方需配合的动作（如“请技术部于3月5日前反馈方案可行性”）及期望完成时间。
3.内部审核（如需）：保证信息合规
若联络单涉及跨部门资源申请、对外承诺或敏感信息，需经发起部门负责人审核，确认内容准确、职责清晰；
审核人需在“审核意见”栏签字并注明日期，避免“口头审批”导致责任不清。
4.传递与确认：保证接收方知悉
内部传递：通过OA系统、企业群或邮件发送，并附上附件，同时在群内对接部门联系人，提醒及时查收；
外部传递：加盖部门公章（如涉及对外承诺）后，通过企业邮箱或指定对接人发送，并电话确认对方是否收到；
接收方确认：对接收方需在“接收人确认”栏签字（内部流程）或回复“已确认收到”（外部沟通），注明日期，避免“已读未回”导致信息滞后。
5.执行与反馈：闭环管理关键环节
执行跟进：对接方需按联络单要求推进工作，若遇问题（如时间冲突、资源不足），需在1个工作日内反馈至发起方，协商调整方案；
结果反馈：完成后，对接方需在“执行反馈”栏填写结果（如“已确认交付时间为3月10日”“场地资源已协调至3楼会议室”）、负责人及日期，发起方核对无误后签字确认。
6.归档管理：留存备查
沟通完成后，联络单纸质版由发起部门存档（保存期限不少于2年），电子版同步至企业共享文件夹（按“年份+月份”分类），便于后续追溯。
三、企业沟通联络单标准模板
项目
填写内容
联络单编号
（如：市部2024050101）
发起部门/单位
（如：市场部/科技有限公司）
接收部门/单位
（如：技术部/客户A项目部）
沟通主题
（如：关于项目产品功能调整的沟通确认）
事由描述
（含背景、需求、关键信息：如“根据客户A反馈，原登录模块需增加短信验证功能，需求文档见附件1，请3月8日前反馈开发周期”）
附件清单
（如：1.《客户A需求说明书》2.原模块功能流程图）
发起人
（如：*明）
联系方式
（如：企业内部短号X）
发起日期
（如：2024年5月1日）
审核人（如需）
（签字：*华日期：2024年5月1日）
接收人确认
（签字：*磊日期：2024年5月2日/回复：“已收到，将按推进”）
执行反馈
（结果：如“开发周期需15天，预计3月23日完成”；负责人：*强；日期：2024年5月3日）
发起方确认
（签字：*明日期：2024年5月3日）
备注
（如：需同步抄送项目经理*敏）
四、关键使用提示与风险规避
信息准确性原则：
填写前核对关键数据（如时间、金额、联系人姓名），避免因笔误导致执行偏差；
涉及专业术语（如“API接口”“KPI指标”）需附简要说明，保证对接方准确理解。
时效性管理：
明确“紧急”“一般”标识（如紧急联络单标题加“【紧急】”），要求对接方2小时内响应；
避免模糊时间节点（如“尽快”“近期”），需具体到“X月X日X时前”。
保密与合规：
涉及商业秘密、客户隐私的联络单，需通过加密渠道传递，仅限对接人查阅；
对外联络单内容需符合公司制度及法律法规，避免承诺超出权限的事项（如“折扣最低5折”需经销售总监审批）。
闭环与追溯：
未按时反馈的联络单，发起方需及时催办（如邮件提醒+电话沟通），直至问题解决；
重要沟通（如合同变更、重大决策）需保留联络单及附件原件，作为法律依据。
格式规范：
统一使用公司标准模板，不得随意增减栏目；
文字表述简洁、客观，避免情绪化语言（如
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