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企业采购流程标准化手册（采购效率提升版）

一、手册概述

本手册旨在通过标准化企业采购全流程，明确各环节职责分工、操作规范及工具表单，解决采购流程混乱、审批周期长、供应商管理无序、成本控制困难等问题，实现采购效率提升、风险降低及资源优化配置的目标。适用于企业各类采购活动（含物料采购、服务采购、固定资产采购等），所有参与采购的需求部门、采购部门、财务部门及供应商均需遵守本手册规范。

二、适用场景与目标

（一）适用场景

新员工采购培训：帮助采购新人快速掌握标准流程，减少操作失误；

流程优化迭代：作为现有采购流程的对照基准，识别效率瓶颈并改进；

跨部门协作：统一需求部门、采购部门、财务部门对采购环节的认知，减少推诿；

供应商管理：规范供应商引入、评估及合作机制，保证供应链稳定性；

成本控制：通过标准化需求提报、比价议价等环节，降低采购成本。

（二）核心目标

效率提升：将平均采购周期缩短30%，减少重复沟通与审批延误；

风险降低：杜绝无预算采购、资质不全供应商合作等风险；

成本节约：通过集中寻源、比价议价实现年度采购成本降低5%-10%；

透明合规：保证采购过程可追溯、文档可查询，符合企业内控要求。

三、标准化操作流程

采购流程按“需求提报→供应商寻源→订单执行→履约交付→验收入库→付款结算”六大环节展开，各环节明确责任主体、输入输出及关键动作，保证流程闭环。

（一）需求提报与预算审核

责任部门：需求部门、采购部、财务部

输入：业务需求、年度预算

输出：审批通过的《采购申请单》

关键步骤：

需求发起：需求部门根据业务需求，填写《采购申请单》（表单1），注明物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付时间等信息，部门负责人签字确认。

预算校验：财务部对《采购申请单》中的预算金额进行审核，保证不超出年度预算；若超预算，需求部门需提交《预算调整申请》，经分管领导审批后返回采购部。

采购初审：采购部审核需求的合理性（如规格描述是否清晰、数量是否必要）、供应商信息是否完整（若有初步意向供应商），确认无误后提交分管领导审批。

最终审批：根据采购金额分级审批（如：≤5万元由采购部经理审批；5万-20万元由分管副总审批；≥20万元由总经理审批），审批通过后进入供应商寻源环节。

（二）供应商寻源与评估

责任部门：采购部、需求部门、质检部（如需）

输入：《采购申请单》审批件

输出：《供应商评估表》《采购订单》

关键步骤：

寻源渠道：采购部通过企业合格供应商库、公开招标、行业推荐、电商平台等渠道收集供应商信息，至少筛选3家候选供应商（紧急采购或独家采购除外，需提交《特殊采购说明》）。

资质初审：供应商需提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证等）、过往合作案例（近1年），采购部审核资质真实性及有效性，剔除不符合要求的供应商。

现场考察/样品测试：对金额较大（≥10万元）或关键物料，组织需求部门、质检部进行现场考察（产能、工艺、品控）或样品测试（功能、质量），形成《考察/测试报告》。

综合评估：采购部组织需求部门、财务部从价格（占比40%）、质量（占比30%）、交付能力（占比20%）、服务（占比10%）四维度对供应商打分，填写《供应商评估表》（表单2），得分≥80分视为合格。

供应商确定：选择综合得分最高的供应商作为合作方，若得分接近（分差≤5分），需结合需求部门意见确定最终供应商，结果公示3个工作日无异议后进入订单执行环节。

（三）采购订单执行

责任部门：采购部、供应商

输入：供应商信息、《采购申请单》审批件

输出：双方签字盖章的《采购订单》

关键步骤：

订单拟定：采购部根据《采购申请单》及供应商确认结果，拟定《采购订单》（表单3），注明订单号、供应商信息、物料/服务明细（名称、规格、数量、单价、总价）、交付时间、交付地点、付款方式、质量标准、违约责任等条款。

订单确认：采购部将《采购订单》发送至供应商确认，供应商需在2个工作日内反馈确认结果（书面或邮件确认），若有修改需双方协商一致后更新订单。

订单审批：《采购订单》经采购部经理、财务部审核无误后，加盖采购专用章及公司公章（电子订单需通过企业OA系统审批），正式生效并同步至需求部门、仓库、财务部。

（四）履约与交付跟踪

责任部门：采购部、供应商、需求部门

输入：《采购订单》

输出：《交付跟踪表》

关键步骤：

交付计划：供应商根据《采购订单》约定时间制定交付计划，提前3个工作日书面告知采购部具体交付时间、物流方式（如送货上门、自提）、货物清单。

进度跟踪：采购部通过《采购进度跟踪表》（表单5）实时跟踪订单执行情况，对延迟交付风险（如供应商产能不足、物流异常）提前预警，协调供应商制定赶工方案，保证按时交付。

需求对接：需求部门收到交付通知后，协调收货时间、场地及人员，保证货物到场后能及时