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食品行业采购业务流程标准化操作手册

前言

食品行业的采购业务，不仅关系到企业的运营成本与效率，更直接关联到食品安全与消费者健康。为确保采购过程规范、透明、高效，保障采购物资的质量安全，降低运营风险，特制定本标准化操作手册。本手册旨在为食品企业采购部门及相关人员提供清晰、可操作的行为指南，促进采购业务的制度化、流程化和精细化管理。全体相关人员须严格遵照执行，并根据实际情况持续优化改进。

第一章采购需求管理

1.1需求提出

各需求部门（如生产部、研发部、市场部等）应根据生产计划、销售预测、库存水平及实际运营需求，填写《采购需求单》。需求单需明确以下信息：

*物资名称（需使用规范名称，避免俗称或模糊表述）

*规格型号（包括但不限于等级、成分、包装规格、保质期要求等）

*预估数量

*期望交付日期

*质量标准及验收依据（可引用国家标准、行业标准或企业内部标准）

*其他特殊要求（如运输条件、随附文件等）

1.2需求审核与汇总

需求部门负责人对《采购需求单》的真实性、合理性及必要性进行初审。初审通过后，提交至采购部。采购部对各部门提交的需求进行汇总、分类，并结合库存状况、现有采购合同等进行复核，必要时与需求部门沟通协调，形成初步的采购计划。对于大额或重要物资的采购需求，需报请公司相关管理层审批。

第二章供应商管理

2.1供应商寻源与信息收集

采购部应通过多种渠道（如行业展会、专业期刊、网络平台、同行推荐、实地考察等）积极寻找潜在供应商。收集的供应商信息应至少包括：

*基本资质文件（营业执照、食品生产许可证/食品经营许可证等）

*生产能力、供货能力及质量保证体系

*主要产品及规格、过往业绩

*质量管理体系认证情况（如ISO系列认证、HACCP认证等）

*联系方式及详细地址

2.2供应商准入审核与评估

建立严格的供应商准入制度。采购部会同质量管理部（或相关质量审核小组）对潜在供应商进行实地考察和资料审核。审核内容重点包括：

*资质文件的有效性与合规性

*生产环境、加工过程的卫生条件是否符合食品安全要求

*原料控制、生产过程控制、成品检验等质量控制环节是否完善

*仓储条件是否符合产品特性要求

*供货及时性、售后服务及应急处理能力

*社会责任表现（如劳动用工、环保等，视企业情况而定）

对审核合格的供应商，可纳入合格供应商名录。对关键原材料或高风险物料的供应商，应进行更严格、更全面的评估，必要时可进行样品试用和小批量采购验证。

2.3供应商名录管理

建立并动态维护《合格供应商名录》，明确供应商可供应的产品范围。名录应定期更新，确保信息准确。未列入合格供应商名录的供应商，原则上不得进行采购（特殊紧急情况需特批并事后补全手续）。

2.4供应商日常管理与绩效评估

对合格供应商，应进行持续的日常管理与定期绩效评估。评估周期可根据供应商等级及合作重要性设定。评估指标可包括：

*产品质量合格率

*按时交货率

*价格竞争力

*售后服务响应速度与满意度

*配合度及问题整改能力

*合规经营情况

评估结果应及时反馈给供应商，并作为调整采购份额、续约或淘汰供应商的重要依据。对表现优异的供应商，可建立战略合作伙伴关系；对存在问题的供应商，应要求其限期整改，整改不力者应及时从合格供应商名录中清除。

第三章采购执行与合同管理

3.1采购方式选择

根据采购物资的特性、金额、市场供应情况及公司相关规定，选择适宜的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。对常规性、低价值物资，可考虑建立长期框架协议。

3.2询比价与招投标

对于需要询比价的采购，采购部应向至少三家及以上合格供应商发出询价单，明确采购物资的品名、规格、数量、质量要求、交货期等。供应商报价应书面回复。采购部对报价进行汇总、分析和比较，不仅考虑价格因素，还需综合评估质量、交货期、服务等。

对于符合招投标条件的大额或重要采购项目，应严格按照公司招投标管理办法执行，确保过程公平、公正、公开。

3.3合同谈判与签订

在确定意向供应商后，采购部应与供应商进行合同谈判。谈判内容包括但不限于产品价格、数量、质量标准、交付方式、运输费用承担、付款方式、结算期限、违约责任、争议解决方式等。

所有采购业务均应签订书面采购合同（小额零星采购可使用规范订单替代）。合同文本应采用公司标准合同范本（如有），特殊情况需使用非标合同的，应经过法务部门（或指定法务人员）审核。合同经双方授权代表签字并加盖公章（或合同专用章）后生效。

第四章交付与验收管理

4.1订单下达与交付跟踪

采购合同签订后，采购部根据审批后的采购计划及合同约定，向供应商下达正式采购订单，明确具