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供应链采购管理流程与供应商筛选标准通用工具模板
一、模板适用范围与典型应用场景
本模板适用于各类企业（含制造业、零售业、服务业等）的供应链采购部门，用于规范采购全流程管理及供应商准入与评估工作。典型应用场景包括：
企业首次搭建采购管理体系，需明确标准化流程；
现有采购流程存在效率低下、供应商管理混乱等问题，需优化重构；
新项目/新产品启动，需快速匹配合规供应商并保证采购质量；
年度供应商绩效评估，为合作分级、淘汰或续约提供依据。
二、供应链采购管理全流程操作细则
采购管理流程需遵循“需求驱动、合规优先、降本增效”原则，分为10个核心环节，各环节责任主体（采购部、需求部门、财务部、质检部等）需协同配合，保证流程闭环。
（一）需求提报与确认：明确采购目标与规格参数
操作步骤：
需求发起：需求部门（如生产部、市场部）根据业务计划，填写《采购需求申请表》（见表1），明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、期望交期、预算金额、质量要求及用途说明。
需求审核：采购部接收到需求后，1个工作日内审核需求的合理性（如数量是否匹配产能、预算是否符合成本控制目标），必要时与需求部门沟通调整，避免过度采购或规格模糊。
需求确认：审核通过后，采购部、需求部门、财务部共同签字确认，形成《采购需求确认单》，作为后续采购执行的依据。
关键输出：《采购需求申请表》《采购需求确认单》
（二）供应商寻源：拓展合规供应商资源池
操作步骤：
寻源渠道：通过行业展会、招标平台（如招标网）、行业协会推荐、现有供应商转介绍等多渠道收集供应商信息，建立《供应商寻源记录表》（见表2）。
初步筛选：采购部根据“基本资质+业务匹配度”进行初筛，剔除无相关行业经验、注册资本低于行业标准（如生产类企业注册资本不低于500万元）、或存在负面记录（如失信被执行人）的供应商。
接洽沟通：对初步筛选合格的供应商，发送《供应商合作意向函》，邀请其提交资质文件及报价方案，同步介绍企业采购流程与合作要求。
关键输出：《供应商寻源记录表》《供应商合作意向函》
（三）供应商资质审核：保证合作方合规可靠
操作步骤：
资料提交：供应商需在5个工作日内提交《供应商资质审核表》（见表3）及附件，包括：营业执照副本（加盖公章）、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一复印件）、相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、ISO14001环境体系认证）、产品/服务检测报告、法定代表人身份证明等。
交叉验证：采购部联合法务部、质检部对资质文件的真实性、有效性进行核查，重点检查证书是否在有效期内、经营范围是否涵盖采购品类、是否有重大行政处罚记录。
现场审核（可选）：对关键物料或高价值采购项目，组织跨部门小组（采购、技术、质量）对供应商生产现场进行实地考察，评估产能、设备、工艺及质量控制能力。
资质评级：审核通过后，将供应商纳入《合格供应商名录》，并根据资质等级（A/B/C类）标注合作优先级。
关键输出：《供应商资质审核表》《合格供应商名录》
（四）询比价与成本分析：实现性价比最优采购
操作步骤：
询价准备：采购部根据《采购需求确认单》，编制《询价邀请函》，明确报价截止时间、报价要求（含增值税价/不含税价）、交付周期、付款条件等，至少向3家合格供应商发出询价邀请。
报价收集：供应商在规定时间内提交《报价单》（见表4），采购部需核对报价内容的完整性（如是否包含运费、保险费等附加费用）。
比价分析：采购部组织需求部门、财务部召开比价会，从价格、质量、交期、付款条件、售后服务等维度进行综合评估，形成《询比价分析报告》（见表5），明确推荐供应商及理由。
价格审批：根据采购金额分级审批（如10万元以下由采购经理审批，10-50万元由采购总监审批，50万元以上由总经理*审批），审批通过后进入谈判环节。
关键输出：《询价邀请函》《报价单》《询比价分析报告》
（五）商务谈判与合同签订：明确权责与风险控制
操作步骤：
谈判准备：采购部整理谈判要点（如价格折扣、交期弹性、质量违约金、知识产权归属等），组建谈判小组（含采购、法务、技术代表）。
商务谈判：与供应商就合同条款进行沟通，重点协商价格、交付周期、付款方式、质量标准、违约责任等，达成一致后形成《合同草案》。
合同评审：法务部对合同条款的合法性、严谨性进行评审，财务部审核付款条款与财务制度的一致性，需求部门确认技术参数的准确性。
合同签订：评审通过后，由法定代表人或授权代表签字盖章，合同正本交财务部、采购部、需求部门存档，副本供应商留存1份。
关键输出：《合同草案》《合同评审表》《采购合同》
（六）订单执行与进度跟踪：保证交付及时性
操作步骤：
订单下达：采购部根据合同签订结果，在1个工作日内《采购订单》（见表6），明确订单编号、物料信息、数量、单价、交货日期、交货地点、收货联系人等，
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