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固定资产管理维护流程手册

前言

本手册旨在规范企业固定资产从购入到报废的全生命周期管理，明确各部门职责与操作标准，保证资产安全、完整及高效利用，降低管理风险，提升资产使用效益。手册适用于各类企业、事业单位的固定资产管理场景，涵盖资产管理部门、财务部门、使用部门及相关人员的操作规范。

一、适用范围与应用场景

（一）适用主体

本手册适用于企业内部所有固定资产的管理活动，包括但不限于生产设备、办公设备、运输工具、房屋建筑物等具有实物形态且使用期限超过1年的资产。

（二）核心应用场景

新增资产入库：企业购置固定资产后，需完成验收、登记、入库等流程，保证资产信息准确纳入管理体系。

资产领用与分配：各部门因工作需要领用资产时，需通过规范流程完成申领、审批、发放及台账更新。

日常维护与保养：对在用资产进行定期检查、维修、保养，延长资产使用寿命，保障其正常运行。

定期盘点与清查：通过定期或不定期盘点，核对资产实物信息与台账数据，及时发觉并处理盘盈、盘亏等问题。

资产转移与调拨：因部门调整、人员变动等原因需转移资产时，办理转移手续，明确资产权责。

资产报废与处置：对达到使用年限、损坏无法修复或淘汰的资产，完成鉴定、审批、处置及销账流程。

二、全流程操作规范

（一）新增资产入库流程

责任部门：使用部门（提出需求）、资产管理部门（采购协调）、采购部门（执行采购）、财务部门（价值核算）

操作步骤：

需求申请：使用部门根据工作需要，填写《固定资产购置申请表》，注明资产名称、规格、型号、数量、预估金额、用途及使用人等信息，部门负责人签字后提交资产管理部门。

审批立项：资产管理部门对申请的必要性、合理性进行审核，会同财务部门预算核对，确认无误后报分管领导审批；重大资产（如单笔金额超10万元）需提交总经理办公会审批。

采购执行：审批通过后，采购部门根据申请表实施采购，保证供应商资质合规、资产质量符合要求，签订采购合同并留存相关凭证。

验收与入库：

资产到货后，使用部门、资产管理部门、采购部门共同进行实物验收，核对资产名称、规格、数量、技术参数是否与合同一致，检查外观及功能是否完好；

验收合格后，填写《固定资产验收单》，注明资产编号（按“类别代码-年份-流水号”规则编制，如“设备-2024-001”）、购置日期、供应商、保修期等信息，使用部门、资产管理部门、采购部门签字确认；

资产管理部门将验收信息录入固定资产管理系统，建立资产台账，粘贴资产标签（含编号、名称、管理部门）；

财务部门根据验收单、采购发票等凭证，进行资产入账核算，确定资产原值、折旧年限及残值率。

（二）资产领用与分配流程

责任部门：使用部门（申领）、资产管理部门（审批与发放）、财务部门（台账更新）

操作步骤：

领用申请：使用部门需领用资产时，由指定人员填写《固定资产领用申请表》，注明申请人所在部门、资产名称、编号、领用原因、预计使用期限等信息，部门负责人签字确认。

审批发放：

资产管理部门审核领用申请的合理性，核对资产库存状态（保证资产可领用），审批后交由资产管理人员发放资产；

领用时，申请人与资产管理人员共同核对资产实物信息，确认无误后在领用表上签字，同时签署《固定资产保管责任书》，明确使用人保管责任。

台账更新：资产管理部门在系统中更新资产领用信息（包括使用部门、使用人、领用日期），并将领用表复印件交财务部门备案，保证账实、账卡一致。

（三）日常维护与保养流程

责任部门：使用部门（日常维护）、资产管理部门（计划与监督）、外部维保单位（专业维修）

操作步骤：

制定维护计划：资产管理部门根据资产类别、使用频率及厂商建议，于每年初制定《年度固定资产维护计划》，明确各类资产的维护周期（如设备类每季度1次、办公设备每半年1次）、维护内容（清洁、紧固、润滑、调试等）及责任人，报分管领导审批后执行。

日常维护执行：

使用部门按计划开展日常维护，填写《固定资产日常维护记录表》，记录维护日期、维护内容、维护人、资产运行状态等信息；

若发觉资产故障，应立即停止使用，及时向资产管理部门报告，由资产管理部门联系专业维保单位进行维修。

维修与记录：

外部维修时，资产管理部门填写《固定资产维修申请表》，注明故障现象、维修需求，经审批后联系维保单位；

维修完成后，使用部门与维保单位共同确认维修效果，填写《固定资产维修记录表》，注明维修费用、维修日期、维保人员及保修期，维修记录表由资产管理部门存档。

（四）定期盘点与清查流程

责任部门：资产管理部门（牵头组织）、财务部门（监督）、各使用部门（配合）

操作步骤：

盘点准备：

资产管理部门于每季度末/年末制定盘点计划，明确盘点范围、时间、人员（资产管理人员、财务人员、使用部门指定人员）及分工；

提前核对固定资产台账，打印《固定资产盘点清单》（含资产编号、名称、规格、账面数量、存