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团队协作高效沟通沟通录制作规范

一、适用情境

在团队协作中，为保证信息传递的准确性与可追溯性，需通过沟通录记录关键会议、跨部门对接、问题讨论等场景的核心内容。具体适用于：

项目关键节点会议：如项目启动会、里程碑评审会、风险研讨会等；

日常协作同步：如周例会、任务进度对齐会、跨部门需求沟通会；

问题与决策跟进：如突发问题处理会、方案决策会、任务变更确认会；

新人培训与交接：如岗位培训会、项目交接会，保证信息持续传递。

二、操作流程指引

（一）会前准备：明确沟通目标与框架

确定沟通核心目的：组织者需提前明确本次沟通需解决的核心问题（如“确定项目延期原因及调整方案”），避免讨论偏离主题。

梳理参会人员与分工：明确必要参会人（决策者、执行者、相关方），并指定1名记录人（建议由非核心发言者担任），提前告知其需记录重点（如决议事项、行动项）。

准备基础信息材料：记录人提前准备会议基本信息（时间、地点、参会人名单），并同步会议议程至参会人，保证各方提前知晓沟通框架。

（二）会中记录：聚焦关键信息，保证准确完整

记录核心要素：

基础信息：会议名称（如“项目V2.0版本需求评审会”）、时间（精确到分钟，如“2023年10月27日14:00-15:30”）、地点（线上会议需注明平台，如“腾讯会议会议室X”；线下会议注明具体会议室）、参会人（列出全名，如“、”）、记录人（如“赵六”）。

议题与讨论过程：按议程顺序记录各议题的核心观点，重点标注分歧点与共识（如“需求优先级：市场部主张优先开发A功能，技术部认为B功能更紧急，最终决议：优先开发A功能，同步推进B功能技术预研”）。

决议事项：明确最终结论（如“项目上线时间延期至11月15日”），避免模糊表述（如“尽量按时上线”）。

行动项：逐条记录任务内容，需包含“负责人+截止时间+交付标准”（如“【任务】完成用户测试用例编写；【负责人】*；【截止时间】2023年11月5日；【交付标准】覆盖核心功能场景，通过评审”）。

记录技巧：

使用简洁关键词或短句，避免完整复述发言（如“技术风险：数据库并发量不足→解决方案：分库分表，负责人*，11月10日前提交方案”）；

区分“事实陈述”（如“测试发觉3个严重bug”）与“个人观点”（如“我认为该功能需优化交互”），标注明确来源（如“（提出）”）；

对未达成一致的内容单独标注“待议”（如“待议：资源分配问题，下次会议讨论”）。

（三）会后整理：核对信息，形成规范文档

信息核对与补充：会议结束后2小时内，记录人需根据会议录音（如有）或参会人反馈，补充遗漏信息，重点核对行动项的负责人、时间、标准是否准确无误。

语言精炼与格式规范：

删除口语化表达（如“那个”“然后”）、重复内容，保证语句通顺；

使用统一格式（如决议项加粗“决议：…”，行动项用表格呈现）；

对专业术语或缩写进行注释（如“ROI（投资回报率）需在Q4达成20%”）。

确认与签字：整理完成后，将沟通录发送至所有参会人确认，要求关键决议及行动项的负责人在1个工作日内反馈意见，确认无误后由记录人归档。

（四）分发与归档：保证信息可追溯

分发范围：按需向团队内部（如项目组、相关部门）、外部协作方（如客户、供应商）分发，明确标注“抄送”对象，避免信息遗漏或超范围传播。

归档管理：

电子版沟通录按“项目名称-会议日期-会议类型”命名（如“项目需求评审会沟通录”），存储至团队共享文档平台（如企业网盘、项目管理工具）；

涉及敏感信息（如未公开决策、客户隐私）的沟通录，需设置访问权限，仅限相关人员查阅；

定期回顾：每月/季度对沟通录中的行动项完成情况、高频问题进行复盘，优化协作流程。

三、沟通录模板示例

项目沟通录

会议名称：项目V2.0版本需求评审会

时间：2023年10月27日14:00-15:30

地点：腾讯会议会议室X

参会人：（产品经理）、（技术负责人）、（测试负责人）、*（设计负责人）、赵六（记录人）

记录人：赵六

议题

讨论内容

决议事项

行动项

需求优先级排序

市场部：优先开发用户反馈量大的A功能（占比60%）；技术部：B功能架构不稳定，需紧急处理；设计部：A、B功能可并行开发。

决议：优先开发A功能，同步推进B功能技术预研。

1.A功能需求文档细化，负责人：，截止时间：10月30日；2.B功能技术预研方案输出，负责人：，截止时间：11月5日。

测试资源调配

测试团队当前人手不足，需额外2名测试工程师支持；现有测试用例覆盖率仅70%。

决议：协调2名测试工程师加入项目，11月1日前到位；测试用例覆盖率提升至90%。

1.测试资源申请提交，负责人：，截止时间：10月28日；2.核心功能测试用例补充，负责人：，截止时间：11月10日。

项目上线时间

原定11月10日上线，因A功能开