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文档管理电子化归档标准化模板

一、适用范围与典型场景

日常办公文档归档：如会议纪要、工作总结、请示报告等；

项目全周期文档管理：从立项申请、审批文件到验收报告、项目总结；

合同与协议归档：各类业务合同、合作协议、补充协议等；

人事与财务文档归档：员工档案、薪酬记录、报销凭证（不含敏感票据信息）；

资质与证照管理：企业营业执照、行业许可证、认证证书等。

二、标准化操作流程

（一）前期准备：明确归档范围与分类体系

确定归档范围

依据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016），结合组织实际业务，制定《归档文件范围清单》，明确必须归档的文件类型（如红头文件、合同、报表等）及可不归档的文件（如临时草稿、重复通知等）。

示例：某制造企业将“产品研发设计图纸”“生产质检报告”“客户订单”等列为核心归档文件。

建立分类标准

采用“年度-机构-问题”三级分类法，或按“项目-阶段-文件类型”自定义分类，保证分类逻辑清晰、层级分明。

示例：分类编码规则为“YYYY–X”，其中“YYYY”为年份（如2024），“”为部门代码（如HR代表人力资源部），“X”为文件流水号（001-999）。

（二）电子文档预处理：格式规范与命名标准化

格式转换与优化

纸质文档需通过扫描仪数字化，推荐使用PDF/A格式（长期保存标准），分辨率不低于300DPI，保证文字清晰可识别；

电子文档（如Word、Excel）需转换为PDF格式，避免因软件版本差异导致格式错乱；

图像类文件（如照片、图纸）采用JPG或PNG格式，单张文件大小不超过20MB，批量扫描时需合并为单个PDF。

文件命名规则

统一采用“分类编码-文件标题-版本号-日期”格式，避免使用特殊字符（如/:*?”|）。

示例：“2024-HR-001-员工入职登记表-V1.0pdf”。

（三）与存储：系统化录入与路径管理

归档系统录入

通过组织指定的电子档案管理系统（如OA系统、专业档案管理软件）文件，填写核心元数据字段（见“模板表格”部分）；

批量时需按分类文件夹逐级操作，避免跨层级混放，保证文件存储路径与分类编码一致。

存储路径规范

路径格式：“服务器根目录/年度分类/部门分类/文件类型/”，示例：“\档案服务器\2024”。

涉密文件需存储在加密分区，访问权限仅限授权人员。

（四）元数据标注：信息关联与检索优化

必填元数据字段

文档编号、文件标题、形成部门、责任人、形成日期、密级（公开/内部/秘密）、存储路径、关键词（用于检索，如“项目名称”“合同编号”）。

示例：某合同文件的元数据需填写“合同编号：HT2024001”“关键词：项目采购”。

可选元数据字段

版本号、关联文档编号（如补充合同的关联主合同）、保管期限、销毁日期（到期后自动提醒）。

（五）审核与确认：质量把控与权限固化

三级审核机制

一级审核：由文件形成部门负责人核对文件完整性、命名规范及元数据准确性；

二级审核：由档案管理员检查格式合规性、分类路径正确性及密级设置合理性；

三级审核：由档案管理部门负责人最终确认归档，唯一归档编号（如“A），不可修改。

权限固化

审核通过后，文件状态变更为“已归档”，形成部门仅可查看本部门文件，档案管理员拥有全库管理权限。

（六）定期维护与更新：动态管理保证有效性

年度归档汇总

每年12月31日前，完成本年度所有文件的归档整理，《年度归档文件总目录》，报送档案管理部门备案。

档案清理与鉴定

每两年开展一次档案鉴定工作，对超保管期限且无保存价值的文件（如临时通知、草稿）按规定流程销毁，销毁前需经部门负责人与档案管理员双签确认。

三、电子化归档登记表模板

字段名称

填写说明

示例

归档编号

系统自动的唯一编号（格式：AD+年份+流水号）

A文档编号

组织内部文件原编号（如合同编号、项目编号）

HT2024001

文件标题

文件完整标题（与文件内容一致）

项目采购合同

分类编码

前期制定的分类规则编码

2024-CG-002（2024年采购部第2号）

文件格式

电子文档格式（PDF/JPG/DOCX等）

PDF

形成部门/责任人

文件所属部门及最终责任人（人名用*代替）

采购部/*经理

形成日期

文件最终定稿日期（YYYY-MM-DD）

2024-03-10

密级

公开/内部/秘密（根据信息敏感度选择）

内部

存储路径

服务器中的完整文件夹路径

\档案服务器\2024\

关键词

3-5个检索关键词（如项目名称、合同类型）

项目、采购、设备

版本号

文件修订版本（V1.0/V2.0，初始版本为V1.0）

V1.0

审核人

三级审核中的最终审核人（人名用*代替）

*主管（档案管理部）

归档日期

文件正式归档入库日期（YYYY-MM-DD）