会议纪要编写及管理模板.docVIP

会议纪要编写及管理工具模板

一、适用场景与价值定位

二、全流程操作指南

（一）会前准备：奠定高效记录基础

明确会议核心目标

提前与会议组织者（如项目经理、部门负责人）沟通，确认会议主题、需解决的核心问题及预期成果（如“确定项目Q3执行方案”“明确跨部门协作流程”等），避免记录偏离方向。

若会议有背景材料（如项目计划、数据报表），提前获取并熟悉，便于记录时快速关联关键信息。

准备记录工具与模板

根据会议规模选择记录方式：小型会议可使用电子模板实时录入（如Word、飞书文档）；大型会议建议采用“电子记录+手写备注”结合，重点标注争议点、待决议项。

打印或打开本模板“标准会议纪要模板”（见第三部分），提前填写会议名称、时间、地点等基础信息，节省会中记录时间。

梳理参会人员与角色

确认主持人、记录人、核心发言嘉宾及必要参会人员名单，提前知晓其分工（如技术负责人、业务接口人），便于记录时准确标注发言主体。

（二）会中记录：精准捕捉关键信息

聚焦核心议题，避免“流水账”式记录

按会议议程顺序，逐项记录讨论内容：重点记录“讨论焦点”（如对某方案的不同意见）、“关键数据”（如项目预算、资源需求）、“共识结论”（如一致同意的执行方向），而非逐字复述发言。

示例：若讨论“项目延期风险”，需记录“*（技术负责人）提出：开发阶段可能因第三方接口对接延期2周”“（产品经理）建议：提前启动接口联调，预留缓冲期1周”，而非“（技术负责人）说了一些关于延期的话”。

突出“决议事项”与“行动项”

对会议中明确的决策、需执行的任务，单独标注并记录核心要素：决议内容（如“确定采用A方案”）、负责人（姓名/部门）、完成时限（具体日期或里程碑节点）。

示例：“行动项：（市场部）于X月X日前完成竞品分析报告初稿，同步给（产品经理）审核”。

标注“待确认”与“争议点”

若讨论中存在未达成一致的问题或需后续核实的信息，用“？”或“待确认”标记，会后及时跟进。

示例：“争议点：是否增加额外预算用于用户调研？（（财务部）认为需评估ROI，（市场部）建议先小范围试点，会后3日内由*（项目经理）汇总意见反馈）。”

（三）会后整理：保证信息准确完整

核对与补充信息（24小时内完成）

会后立即整理记录，对照会议录音（若允许）或与参会人员（尤其是核心发言者）沟通，补全模糊信息、修正表述偏差，保证内容客观准确。

重点核对决议事项、行动项的负责人及时限，避免遗漏或错误。

规范纪要结构与语言

按“基础信息→会议议程→讨论情况→决议事项→行动项→附件”的逻辑组织内容，语言简洁专业，避免口语化表达（如“大概”“可能”改为“预计”“潜在风险”）。

统一术语：如项目名称、部门名称等需与公司内部称谓一致，避免缩写歧义。

审核与定稿

将整理好的纪要提交给会议主持人或指定负责人审核，保证无关键信息遗漏、无责任主体模糊。

审核通过后，标注“最终版”并记录定稿时间（如“2023年X月X日17:00定稿”）。

（四）分发与归档：实现信息高效流转

明确分发范围与时效

纪要定稿后，在24小时内通过指定渠道（如企业邮件、OA系统）分发给所有参会人员及相关协作部门，抄送上级领导（若需）。

分送时注明“请查收会议纪要，相关行动项请按时推进”，并提醒接收人如有异议需在X小时内反馈。

建立归档机制

按会议类型、日期或项目名称对纪要进行分类存储（如“2023年Q3项目会议纪要”“市场部周例会纪要”），电子版存储于共享服务器（如企业云盘），纸质版（若有）按部门档案规范归档。

归档时保留“定稿版+审核记录+原始记录”（如手写稿、录音转文字稿），保证可追溯性。

三、标准会议纪要模板

基础信息

内容

会议名称

[例：项目Q3启动会]

会议时间

[例：2023年X月X日14:00-16:00]

会议地点

[例：公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号X）]

主持人

[例：*（项目经理）]

记录人

[例：*（行政助理）]

参会人员

[例：（技术负责人）、（市场部经理）、（财务部主管）、（产品经理）等]

缺席人员及原因

[例：*（运营专员）—因出差请假]

会议议程

1.项目Q3目标回顾2.资源需求与预算讨论3.关键里程碑确认4.行动项分配

会议议程与讨论情况

议题1：项目Q3目标回顾

发言要点

（产品经理）：Q3核心目标是完成用户增长30%，重点功能上线包括“智能推荐系统”“会员体系”。（技术负责人）：当前开发进度符合预期，但测试资源紧张，需增加1名测试工程师支持。

讨论焦点

测试资源是否充足？是否需调整上线时间？

共识结论

1.维持Q3目标不变，优先保障核心功能上线；2.由*（技术负责人）协调内部资源，保证测试阶段人力达标。

决议事项|1.确认Q3项目目标为“用户增长30%，智能推荐系统与会员体系上线”；2.测试资