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企业费用申请审批流程标准手册

一、手册说明

为规范企业费用管理行为，明确费用申请与审批各环节职责，保证费用支出的合理性、合规性与高效性，保障企业资源有效利用，特制定本手册。本手册适用于企业各部门、各层级人员涉及的费用申请与审批工作，旨在统一操作标准，提升管理效能。

二、适用范围与费用类型

（一）适用范围

本手册适用于企业内部所有因业务开展、日常运营产生的费用申请审批活动，涵盖各部门及全体员工（含正式员工、试用期员工及外聘人员）。

（二）适用费用类型

日常办公费用：包括办公用品采购、通讯费、快递费、办公耗材等；

差旅费用：包括员工因公出差的交通费、住宿费、市内交通费、伙食补贴等；

业务招待费用：包括开展业务活动产生的客户接待费、商务礼品费等；

市场推广费用：包括展会参展费、广告宣传费、物料制作费等；

其他专项费用：包括培训费、设备维修费、小额采购费等（需根据企业实际补充专项类型）。

三、费用申请全流程详解

（一）阶段一：费用申请发起

发起条件

员工因公需支出费用时，应在费用发生前提交申请（特殊情况如紧急费用需在发生后24小时内补申请），明确费用用途、预算及必要性。

操作步骤

（1）申请人登录企业费用管理系统（或填写纸质《费用申请单》），准确填写以下信息：

基本信息：申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、联系方式；

费用明细：费用类型、费用事由、预算金额、支出时间、预计地点；

附件信息：附上相关证明材料（如出差行程单、会议通知、报价单等，扫描或拍照系统）。

（2）申请人检查信息无误后，提交至部门负责人审核。

责任主体

申请人对申请信息的真实性、准确性及附件完整性负责。

（二）阶段二：部门负责人审核

审核重点

（1）费用发生的必要性：是否符合部门工作计划及业务需求；

（2）预算合理性：是否在部门年度/月度预算范围内，超预算费用需说明理由；

（3）附件完整性：是否提供必要的证明材料（如差旅费需附出差申请单，业务招待费需附客户名单及招待事由）。

操作步骤

（1）部门负责人在收到申请后1个工作日内，登录系统审核（或在纸质单上签署意见）；

（2）审核通过：提交至下一环节（财务部门或分管领导）；

（3）审核不通过：注明驳回原因，退回申请人修改后重新提交。

责任主体

部门负责人对本部门费用支出的合理性、必要性负审核责任。

（三）阶段三：财务部门复核

复核重点

（1）合规性：费用类型是否符合企业财务制度，支出标准是否合规（如差旅住宿标准、招待费限额等）；

（2）预算匹配度：是否与部门预算一致，超预算部分是否按规定履行审批程序；

（3）票据规范性：附件中的凭证（如报价单、行程单）是否符合财务要求，信息是否完整。

操作步骤

（1）财务审核员在收到申请后1-2个工作日内完成复核；

（2）复核通过：根据审批权限提交至对应领导审批；

（3）复核不通过：列出具体问题（如“住宿费超标准”“缺少报价单”），退回申请人或部门负责人补充完善。

责任主体

财务部门对费用支出的合规性、预算执行情况负复核责任。

（四）阶段四：领导审批

审批权限划分

根据费用金额及类型，审批权限如下（可根据企业实际调整）：

一般费用：单笔金额≤5000元，由部门负责人及财务负责人双签审批；

大额费用：5000元＜单笔金额≤20000元，由分管领导审批；

重大费用：单笔金额＞20000元，由总经理办公会集体审批。

操作步骤

（1）审批人根据审核意见，在1个工作日内通过系统或纸质单签署“同意”“不同意”或“补充说明”；

（2）审批同意：进入费用执行与报销阶段；

（3）审批不同意：注明理由，流程终止，申请人可根据意见调整后重新发起申请。

责任主体

审批人对审批结果的合规性、合理性负领导责任。

（五）阶段五：费用执行与报销

费用执行

申请人获得最终审批同意后，按申请内容执行费用支出（如预订住宿、采购物品），保证支出与申请信息一致，禁止擅自变更费用用途或超标准支出。

报销申请

（1）费用发生后3个工作日内，申请人登录系统提交报销单（或填写纸质《费用报销单》），附原始凭证（如费用凭证、付款凭证等）；

（2）报销单需注明对应申请单号，便于财务核对审批流程与实际支出的一致性。

责任主体

申请人对费用执行与报销的合规性、原始凭证的真实性负责。

（六）阶段六：财务报销与归档

报销审核

财务部门对报销单及原始凭证进行最终审核，重点核对：

报销信息与审批申请单是否一致；

原始凭证是否合法、有效（如凭证抬头、金额、日期等要素完整）；

支付方式是否符合企业财务规定（如公对公转账、公务卡等）。

支付与记账

审核通过后，财务部门按企业资金支付流程安排付款，并在财务系统中完成账务处理。

资料归档

费用申请单、审批记录、报销单及原始凭证由财务部门统一整理归档，保存期限不少于5年（按财务档案管理规定执行）。

四、常用表单模板