采购流程规范表.docVIP

采购流程规范表：企业采购管理标准化工具

一、适用范围与核心价值

本规范表适用于企业各类采购场景，包括但不限于生产物资采购、办公用品采购、服务类采购（如咨询、运维）、固定资产采购等。通过标准化流程设计，可实现采购需求清晰化、供应商选择合规化、合同执行透明化、成本控制精细化，有效降低采购风险，提升采购效率，保证采购活动与企业战略目标一致。

二、全流程操作指引

（一）需求发起与提报

需求提出：各部门根据业务需求或项目计划，由部门负责人*审核确认后，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间等关键信息。

需求初审：采购部门收到需求后，1个工作日内完成初审，重点核查需求合理性（如是否重复采购、是否超出预算标准）、参数完整性。对不符合要求的，退回需求部门补充完善；符合要求的，进入下一环节。

（二）供应商选择与确定

供应商寻源：

公开采购：预算金额≥5万元（或企业规定标准）的采购项目，需通过公开招标、询比价等方式选择供应商，至少邀请3家合格供应商参与报价。

竞争性谈判：技术复杂或需求不明确的项目，可采用竞争性谈判，由采购部门、需求部门、财务部门组成谈判小组，与2家以上供应商分别谈判后确定最优方案。

单一来源采购：仅从唯一供应商处采购（如专利产品、紧急零星采购），需经企业分管领导*审批，并提供唯一性说明（如授权书、市场调研报告）。

供应商资质审核：优先选择已通过企业供应商库审核的单位（需具备营业执照、相关资质证书、良好商业信誉等）。对新供应商，需提交《供应商准入申请表》，由采购部门联合法务、需求部门进行实地考察或背景调查，合格后纳入供应商库。

确定供应商：根据性价比、服务能力、履约历史等综合评分，由采购部门编制《供应商选择报告》，附报价单、资质文件等，按审批权限报批（如部门负责人、分管领导、总经理*）。审批通过后，向选定供应商发出《中标通知书》或《成交通知书》。

（三）合同签订与审批

合同拟定：采购部门根据供应商报价和需求部门要求，拟定采购合同，明确标的物名称、规格、数量、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款。

合同审核：合同需经法务部门（或法务专员）审核法律条款，财务部门审核付款条款与预算一致性，需求部门审核技术参数，最终由企业法定代表人或授权代表*签字盖章。

合同签署与存档：合同一式三份（采购部门、供应商、财务部门各执一份），原件需加盖企业公章和合同专用章，电子版同步存档至企业合同管理系统。

（四）订单执行与交付

订单下达：采购部门根据审批通过的合同，向供应商下达《采购订单》，注明订单编号、交货地址、联系人*及电话、特殊交付要求（如包装、运输方式）。

进度跟踪：采购专员需主动跟踪供应商生产/备货进度，对定制化或周期较长的项目（如≥30天），每周向需求部门反馈进度，保证按期交付。如遇延期风险，及时协调供应商制定补救方案，并报采购部门负责人。

交付验收：

到货通知：供应商交付前24小时通知采购部门及需求部门，确认验收时间。

现场验收：需求部门牵头，采购部门、供应商共同参与，对照合同和订单进行验收，重点核查数量、质量、规格、包装等。验收合格后，三方签署《到货验收单》；不合格的，当场出具《不合格品通知单》，要求供应商限期整改或退换货，整改后需重新验收。

（五）付款结算与归档

发票审核：供应商开具合规增值税发票，连同《采购合同》《到货验收单》等提交财务部门。财务部门核对发票信息与合同、订单、验收单一致性，确认无误后入账。

付款申请：采购部门根据合同约定付款节点（如预付款、到货款、质保金），填写《付款申请单》，附发票、验收单等证明材料，按审批流程报批（如财务负责人、总经理）。

款项支付：财务部门审批通过后，通过银行转账等方式支付款项，同步更新供应商付款记录。

资料归档：采购部门将采购全流程资料（需求申请表、供应商报价、合同、验收单、付款凭证等）整理成册，编号存档，保存期限不少于5年（或按企业档案管理规定）。

三、采购流程规范表模板

采购基本信息

采购编号

CG-2024-X（按年份+部门+序号规则编制）

采购名称

（如：2024年Q3办公用打印机采购）

采购类型

□物资类□服务类□工程类

需求部门

（如：行政部）

需求提报人

*

预算金额（元）

实际采购金额（元）

供应商名称

合同编号

HT-2024-X

交付日期

年月日

验收日期

年月日

流程节点

操作内容

需求发起

填写《采购需求申请表》，部门负责人*审核

供应商选择

询比价/招标、资质审核、确定供应商，编制《供应商选择报告》

合同审批

拟定合同、法务/财务/需求部门审核、最终审批

订单下达

《采购订单》，发送供应商

交付验收

组织现场验收，签署《到货验收单》

付款结算

提交发票、申请付款，财务审批并支付

资料归档

整