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企业招标活动执行全流程工具参考

一、招标活动执行全流程概述

企业招标活动是规范采购行为、降低采购成本、保障项目质量的核心管理环节，涵盖从策划到合同签订的全流程科学管控。为提升招标执行效率、规避合规风险，本工具参考模板整合各阶段标准化工具与操作指南，覆盖招标策划、文件编制、公告发布、开评标、定标及合同签订六大核心环节，助力企业实现招标活动的规范化、透明化管理。

二、各阶段工具模板与操作指南

（一）招标策划阶段：明确方向与框架

适用场景与价值

适用于企业新项目启动、年度招标计划制定或重大采购活动筹备阶段。通过系统性策划，明确招标需求、预算范围、时间节点及责任分工，为后续招标执行提供清晰指引，避免因前期规划不足导致的流程反复或合规风险。

分阶段操作流程详解

需求梳理与立项确认

由项目发起部门（如采购部、工程部）填写《招标需求申请表》，明确采购标的名称、数量、技术参数、交货期及核心功能要求，附相关技术图纸或需求说明书。

组织财务部、法务部、技术部召开需求评审会，确认需求的合理性、预算匹配度及合规性，形成《需求评审会议纪要》。

编制招标策划方案

基于评审通过的需求，编制《招标活动策划方案》，内容包括：招标方式（公开招标/邀请招标）、标段划分、预算金额（含明细）、时间计划（公告发布、开标、评标、定标等关键节点）、潜在投标人范围、风险预估及应对措施。

内部审批与备案

将策划方案提交至分管领导及总经理办公会审批，通过后报招标管理部门备案，作为后续招标执行的依据。

工具模板：招标活动策划审批表

项目基本信息

内容

项目名称

公司办公设备采购项目

项目编号

ZB-2024-001

招标部门

采购部

招标方式

公开招标

预算金额

人民币50万元（明细：电脑30万、打印机10万、办公家具10万）

招标内容概述

采购台式电脑50台、激光打印机10台、办公家具20套

时间计划

公告发布：2024-03-01；开标：2024-03-20；评标：2024-03-21；定标：2024-03-25

项目负责人

*明

部门负责人意见

需补充技术参数的量化标准，详见附件2。签字：*华日期：2024-02-20

法务审核意见

策划方案符合《招标投标法》相关规定，无合规风险。签字：*磊日期：2024-02-22

分管领导审批

同意按方案执行。签字：*强日期：2024-02-25

备注

附件：1.需求评审会议纪要2.技术参数量化标准

（二）招标文件编制阶段：规范标准与要求

适用场景与价值

招标文件是招标活动的“法律依据”，需明确投标人资格要求、技术标准、评标办法及合同条款等核心内容。本阶段工具用于保证文件内容完整、合规，避免因条款模糊导致的争议或投诉。

分阶段操作流程详解

确定招标文件编制依据

收集法律法规（如《招标投标法》《必须招标的工程项目规定》）、企业内部管理制度（如《招标采购管理办法》）及项目需求文件，作为编制基础。

分模块编制招标文件

商务部分：包含投标人须知、投标文件格式、投标保证金要求（金额不超过预算的2%）、合同主要条款（付款方式、违约责任等）。

技术部分：明确技术参数（需采用“≥”“≤”等量化表述，避免“优先”“最好”等模糊词汇）、技术标准（引用国家标准/行业标准）、验收方法。

评标办法：根据项目特点选择“综合评估法”（技术、商务、价格权重分配）或“最低评标价法”（适用于标准定制化程度低的货物）。

内部审核与修订

组织法务部、技术部、财务部对招标文件进行联合审核，重点检查条款合规性、技术参数公平性、评标办法科学性，形成《招标文件审核记录表》，修订后定稿。

工具模板1：招标文件编制清单

模块

必备内容

编制人

审核人

投标人须知

招标范围、投标文件密封要求、投标截止时间、开标地点

*丽

*华

技术规格书

分项技术参数（如电脑CPU型号≥i5、内存≥16G）、检测标准

*刚

*磊

评标办法

综合评估法：技术（40%）、商务（30%）、价格（30%）

*敏

*强

合同主要条款

付款方式（30%预付款、70%验收后付）、质保期（3年）

*丽

*磊

工具模板2：技术规格书模板（节选）

序号

设备名称

技术参数

允许偏差

检测标准

1

台式电脑

CPU：Intel?Core?i5-12400

±5%

GB/T98-2013

2

激光打印机

打印速度：≥30页/分钟

±3%

GB/T21200-2017

（三）资格预审阶段：筛选合格潜在投标人

适用场景与价值

适用于投资额较大、技术复杂或潜在投标人较多的项目（如工程招标）。通过资格预审，筛选出具备履约能力的企业，提高后续评标效率，降低无效投标风险。

分阶段操作流程详解

发布资格预审公告

在指定媒介（如中国招标投标公共服务平台）发布资格预审公告，明确申请人资格条件（如营业执照、类似项目业绩、财务要求等）、