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行政办公用品采购申请表成本控制与审批流程版

一、适用场景：哪些情况需要启动采购申请？

本工具适用于公司日常行政办公用品采购的全流程管理，核心场景包括：

常规需求补充：如办公用笔、打印纸、文件夹等易耗品的常规月度/季度采购；

预算内计划采购：已纳入部门年度/月度预算的办公用品采购（如新员工入职文具包、部门特定设备耗材）；

预算外或超预算采购：因临时项目、突发需求导致超出部门当月预算的采购，需额外说明成本控制措施；

紧急临时采购：如办公设备突发故障需立即更换、重要会议临时急需物料等；

批量集中采购：多部门通用物品（如A4纸、墨盒）的合并采购，通过集中议价降低成本。

二、操作流程：从申请到采购完成的6个关键步骤

第一步：申请人发起申请——明确需求与预算依据

申请人需根据实际需求填写《行政办公用品采购申请表》，重点明确以下信息：

物品明细：填写物品全称（如“晨光中性笔黑色0.5mm”而非“笔”）、规格型号（如“80g白色A4500张/包”）、单位、申请数量，避免模糊描述；

用途说明：简述采购用途（如“行政部日常文件打印”“新员工入职文具配备”）；

预算依据：参考历史采购单价或市场询价填写“参考单价”“预算金额”，若为新品类需附《市场询价记录》（至少2家供应商报价截图）；

紧急程度：勾选“常规/紧急”，紧急采购需注明“到货时间要求”（如“需24小时内送达”）。

注意：单人单次采购金额超2000元，需提前与行政部确认是否有库存可替代，避免重复采购。

第二步：部门负责人审核——确认需求必要性与预算匹配

部门负责人收到申请后，需在1个工作日内完成审核，重点检查：

需求真实性：是否为部门工作必需，是否存在可共享或替代方案（如其他部门是否有闲置设备）；

预算合规性：申请金额是否在部门当月预算额度内（可通过财务系统查询“本月部门预算余额”）；

数量合理性：申请数量是否与实际使用需求匹配，避免过量采购导致积压（如月度消耗10包纸，申请量不宜超过3个月用量）。

审核通过后签字确认；若驳回，需注明原因（如“预算不足，建议下月申请”“可通过库存调配满足需求”）。

第三步：财务部门成本控制审核——把关预算合理性与成本优化

财务部收到申请后，1个工作日内完成成本控制审核，核心动作：

预算核对：对比申请金额与部门剩余预算，超预算部分需申请人补充《预算外采购说明》，详细说明“超预算原因”“成本控制措施”（如“批量采购单价降低15%”“更换性价比更高的替代品”）；

成本评估：对单价超500元或单次采购超3000元的物品，要求附《成本对比分析表》，对比至少3家供应商的报价、质量、售后，选择最优方案；

建议优化：若发觉可降低成本的机会（如“同类物品上月采购单价为8元/包，本次申请单价10元/包，需说明原因”），需反馈申请人调整。

审核通过后签字；若不通过，注明具体调整意见（如“建议更换为品牌，单价降低2元”“需压缩数量至”）。

第四步：行政管理部门复核——确认采购规范与库存适配

行政部作为采购执行部门，收到审批通过的申请后，1个工作日内完成复核，重点：

采购目录核对：确认申请物品是否在《公司办公用品采购目录》内（目录外物品需额外提交《新品类采购申请》，说明必要性及合规性）；

库存检查：通过库存系统查询是否有库存，若库存可满足需求，建议优先使用库存，避免重复采购；

规格标准化：若申请人规格不明确（如只写“笔记本”），需沟通确认统一标准（如“A5线圈本，80页，横线”），保证采购物品符合公司通用性要求。

复核通过后签字；若需调整，反馈申请人修改（如“库存有规格，可直接领取”“需按目录标准填写规格”）。

第五步：分级审批——按金额确定审批权限

根据采购金额分级审批，保证审批效率与风险控制：

500元以下：部门负责人+行政部双签即可生效；

500-5000元：部门负责人+财务部+行政部三方审批生效；

5000-20000元：增加分管副总审批（需审核采购必要性及对公司整体预算的影响）；

20000元以上：需提交总经理审批，并附《采购成本专项报告》（说明采购对公司长期效益的影响、成本控制措施）。

特殊流程：紧急采购（如会议临时急需、设备故障影响办公）可先通过电话向部门负责人及行政部确认，24小时内补签审批手续，保证不影响工作进度。

第六步：采购执行与入库闭环——规范采购与登记

审批完成后，行政部按以下流程执行：

采购执行：优先选择合作供应商（如定点办公用品商城），若为新供应商需签订《采购合同》（明确单价、交货期、质量标准、售后条款）；批量采购需组织3家以上供应商比价，选择性价比最优方案。

验收入库：物品到货后，申请人需当场核对数量、规格、质量，确认无误后在《入库单》签字；若存在质量问题（如打印纸破损、笔无法书写），当场拒收并联系供应商更换。

台账更新：行政部在1个工作日内将采