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2025年印章管理自查报告

为全面加强印章管理规范化、制度化建设，切实防范用印风险，我单位依据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》《企业内部控制基本规范》及上级主管部门相关要求，于2025年9月至10月对印章管理全流程开展了系统性自查。本次自查覆盖单位行政章、合同专用章、财务专用章、法人名章等7类共12枚实体印章，以及电子印章管理系统内4枚电子签章，涉及2025年1月至8月全部用印记录（共计2376次）、保管台账、审批文件等资料。现将自查情况报告如下：

一、印章管理体系建设情况

我单位始终将印章管理作为风险防控的重要环节，2025年3月修订印发《印章管理制度（2025版）》，明确分级管理、责任到人、全程留痕的管理原则，构建起领导小组统筹-主管部门监督-使用部门执行-专管员保管的四级责任体系。领导小组由分管办公室的副职领导任组长，成员包括办公室、财务部、法务部负责人，每季度召开专题会议研究印章管理问题；主管部门为办公室，设2名专职印章管理员（均持有《机要保密岗位资格证书》），负责全单位印章的日常保管、用印审核及台账管理；使用部门包括业务部、项目管理部等7个内设机构，各部门指定1名用印申请人（需通过单位组织的印章管理培训考核），负责本部门用印申请的初步审核；专管员方面，除办公室专职管理员外，对需跨区域使用的2枚项目专用章，实行项目负责人+驻地行政专员双人保管制，确保责任可追溯。

制度层面，新版制度重点优化了三大模块：一是细化用印分类审批标准，将用印事项划分为常规类（如一般性通知、报表）、重要类（如合同、协议、对外承诺函）、特殊类（如涉及法律诉讼、重大资产处置文件），分别设定审批权限（常规类由部门负责人审批，重要类需分管领导审批，特殊类须经主要领导签批）；二是明确电子印章与实体印章同权同责管理要求，规定电子用印需通过单位OA系统完成申请-初审-复核-用印全流程，且电子用印记录需同步至档案管理系统永久保存；三是强化监督问责机制，将印章管理纳入部门年度绩效考核（占比5%），对违规用印行为实行一票否决，情节严重的移交纪检部门处理。

二、印章日常管理执行情况

（一）用印审批环节

2025年1-8月，全单位共发起用印申请2376次，其中实体印章用印1823次，电子印章用印553次。通过核查审批流程，98.6%的用印申请符合制度要求：常规类用印中，167次因申请材料不完整（如缺少部门负责人签字）被退回补正；重要类用印中，32次因合同金额超出部门审批权限（如某业务部申请用印的采购合同金额达120万元，超出其50万元的审批上限），被办公室拦截并要求提交分管领导重新审批；特殊类用印共11次（均为涉及诉讼的法律文书），全部经主要领导签批，其中2次因法律条款存在歧义，经法务部审核修改后完成用印。

值得肯定的是，电子用印系统的智能校验功能有效提升了审批效率。系统内置关键词识别模块，对合同中的担保连带责任违约金等敏感词自动预警，2025年已触发预警47次，均由法务部介入审核后处理；同时，系统与财务系统数据互通，可自动校验合同金额与预算匹配度，8月曾拦截1笔超预算的设备采购合同用印申请（申报金额150万元，预算仅120万元），避免了违规支出风险。

（二）登记与备案管理

我单位实行纸质台账+电子台账双轨登记制度。纸质台账记录用印时间、用印人、文件名称、文件编号、用印数量、审批人等12项信息，由印章管理员手写登记并签字确认；电子台账通过OA系统自动生成，包含用印扫描件、审批流程截图、用印人IP地址等数据，同步推送至审计部门备份。自查发现，2025年1-8月登记完整率达99.2%，仅存在17次登记疏漏（主要为纸质台账的文件编号字段漏填），均因用印申请人未及时提供文件编号导致。针对此类问题，办公室已于9月修订《用印申请表》，将文件编号设置为系统必填项（无编号文件需填写待补并承诺3个工作日内补录），目前漏填现象已杜绝。

备案管理方面，所有用印文件均按类别归档：行政类文件由办公室归档，合同类文件由法务部归档，财务类文件由财务部归档，归档时限均不超过用印后3个工作日。自查抽取50份用印文件核查，48份已按要求归档，2份因项目文件未完成闭环（1份为工程验收报告，1份为合作协议补充条款）暂未归档，相关部门已承诺11月底前完成归档。

（三）印章保管与交接

实体印章统一存放于办公室保密柜（双锁双钥管理，钥匙分别由2名专职管理员保管），保密柜配备监控摄像头（24小时录像，存储周期90天）、温湿度传感器（确保印章存放环境干燥）、防盗报警装置（异常开启自动推送预警至管理员手机）。经检查，保密柜运行正常，2025年未发生异常开启记录；摄像头录像与报警日志完整，无缺失或篡改痕迹。

对于需带离单位的印章（主要为