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企业物资采购申请及审批流程模板

一、适用范围

二、操作流程详解

（一）需求发起与申请表填写

发起主体：由物资需求部门指定经办人（如部门内勤、项目专员等）发起申请，需明确物资用途及必要性。

填写内容：经办人登录企业OA系统或填写《物资采购申请审批表》（见模板示例），详细填写以下信息：

物资全称、规格型号、技术参数（如需）、单位、预估数量；

预估单价及总价（需参考历史采购价或市场询价初步估算）；

申请事由（如“部门日常办公用打印纸补充”“项目生产原料A材料采购”）；

需求时间（明确到日期，如“202X年X月X日前到货”）；

特殊要求（如品牌限定、质量认证、环保标准等，无特殊要求则填“无”）。

附件：若采购涉及技术图纸、质量检测报告、供应商报价单（紧急采购或小额采购可免），需一并电子版至系统或随纸质表单提交。

（二）部门负责人初审

审核主体：需求部门负责人（如部门经理、项目负责人）。

审核重点：

物资需求的合理性（是否为部门工作必需，是否存在重复申领或可替代方案）；

需求数量与预估价格的准确性（是否符合部门日常消耗规律或项目预算）；

申请事由与部门职责、项目计划的匹配性。

审核结果：

通过：在OA系统或纸质表单“部门负责人意见”栏签字确认，并流转至下一环节；

不通过：注明驳回理由（如“需求不合理，建议合并申领”“预估价格过高，需重新询价”），退回经办人修改。

（三）财务部门预算复核

审核主体：财务部指定预算审核专员（如财务主管、预算会计）。

审核重点：

采购事项是否纳入部门年度/月度预算（未纳入预算的需说明资金来源，如专项费用、应急备用金等）；

预估总价是否在预算额度内，超预算部分是否符合企业“预算外采购管理规定”（如需提交额外说明或专项申请）。

审核结果：

预算充足且合规：在“财务审核意见”栏签字确认，流转至采购部门；

预算不足或不符合规定：注明“超出预算元，需补充预算外审批流程”或“未纳入预算，请按流程申请”，并同步反馈至需求部门及上级审批人。

（四）采购部门专业审核

审核主体：采购部负责人或指定采购专员。

审核重点：

物资规格型号、技术参数的明确性（是否存在模糊描述导致无法采购的情况）；

预估价格的市场公允性（参考历史数据、近期采购记录或市场询价，若价格偏差过大需要求需求部门重新提供报价依据）；

是否存在更优替代方案（如性价比更高的同类物资、可复用闲置物资等）。

处理方式：

审核通过：确认采购需求，启动供应商寻源流程（如从合格供应商库中筛选、组织询比价、确定最终供应商），并在“采购审核意见”栏注明“建议采购，供应商推荐：公司（报价：元/单位）”；

需调整：与需求部门沟通修改物资规格或数量，保证采购可行性后重新流转。

（五）分级审批决策

根据采购金额及物资重要性，实行分级审批，具体标准如下（企业可根据自身规模调整金额阈值）：

采购金额范围

审批人

5000元（含）以下

需求部门负责人

5000-20000元（含）

需求部门负责人+采购部负责人

20000-50000元（含）

需求部门负责人+采购部负责人+分管副总

50000元以上

需求部门负责人+采购部负责人+分管副总+总经理

审批要点：审批人需结合采购必要性、预算合规性、价格合理性进行决策，重大采购（如50万元以上）可组织相关部门召开专题评审会。审批通过后，流程流转至采购部门执行；驳回的需注明理由并退回。

（六）采购执行与订单确认

订单：采购专员根据审批通过的申请表，向选定供应商下达正式采购订单（电子订单或书面订单），订单内容需与申请表一致（物资名称、规格、数量、价格、交付时间、付款方式等）。

订单跟踪：采购专员负责跟踪供应商生产/备货进度，保证按约定时间交付，如遇延迟需提前与需求部门沟通并协调解决方案。

（七）物资验收与入库

验收组织：物资送达后，由需求部门指定验收人（如使用部门专员、仓库管理员）与采购专员共同验收，大型设备或重要物资需邀请技术部门参与。

验收标准：

数量核对：与采购订单、送货单一致，点收无误；

质量检验：检查物资外观、规格型号是否符合要求，必要时提供质量检测报告（如原材料、设备配件等）；

技术参数验证：对有功能要求的物资（如电子设备、机械设备），需通电测试或运行验证。

结果处理：

验收合格：验收人在《物资验收单》签字确认，同步更新库存台账（如涉及入库），并将验收单反馈至财务部；

验收不合格：当场拒收并通知采购专员，采购专员需与供应商协商退换货或补发事宜，不合格物资不得入库。

（八）付款结算与档案归档

付款申请：采购专员凭审批通过的采购申请表、采购订单、验收单、合规发票（或收据）等单据，向财务部申请付款。

财务审核：财务部核对单据一致性（申请金额、订单金额、验收金额、发票金额）及审批完整性，无误后安排付款。

档案归档：采购专员负责将本次采购的全过程资料（申请