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技术文档编写与归档管理规范
一、适用范围
本规范适用于企业内部各类技术文档的编写、审核、发布、归档及全生命周期管理，涵盖但不限于产品设计文档、开发技术文档、测试报告、运维手册、项目交付文档、知识沉淀资料等。涉及角色包括技术文档编写人员、项目负责人、技术审核专家、归档管理员及文档借阅人员，保证技术文档在产品研发、系统升级、项目交付、知识传承等场景中发挥规范、高效、可追溯的作用。
二、操作流程详解
（一）文档规划阶段
明确文档目标与类型
项目启动时，由项目负责人根据项目需求（如新产品研发、系统迭代、客户交付等），确定需编制的技术文档类型（如《需求规格说明书》《系统设计文档》《测试用例手册》等），并明确各文档的目标读者（如开发团队、测试团队、客户、运维人员等）。
分配文档责任人与时间节点
项目负责人将文档编写任务分配至对应角色（如产品经理编写需求文档、开发工程师编写技术设计文档），制定《文档编写计划》，明确责任人、初稿完成时间、审核时间及发布时间，保证文档编写与项目进度同步。
（二）文档编写阶段
遵循规范
编写人员需使用本规范提供的《技术文档编写模板》（详见第三部分），保证文档结构完整、格式统一。内容需客观、准确、逻辑清晰，避免模糊表述（如“大概”“可能”），专业术语需首次出现时标注解释。
内容完整性要求
设计类文档：需包含设计目标、技术架构、模块功能接口、数据流程图、关键算法说明等；
开发类文档：需包含开发环境配置、代码结构说明、核心功能实现逻辑、异常处理机制等；
测试类文档：需包含测试范围、测试用例、测试结果、缺陷分析及改进建议等；
运维类文档：需包含系统部署步骤、监控指标、故障处理流程、日常维护清单等。
（三）文档审核阶段
初审（技术准确性审核）
编写人员完成初稿后，提交至项目负责人或技术负责人进行初审，重点审核文档内容的技术可行性、与需求的匹配度、数据准确性及逻辑一致性，审核通过后进入复审环节。
复审（规范性审核）
由归档管理员或指定审核专家对文档格式、术语统一性、模板符合度、图表规范性等进行审核，保证文档符合企业技术文档管理标准。
终审（负责人签发）
项目负责人或部门负责人对终稿进行审批，确认文档满足发布要求后签字确认，文档正式版本。
（四）文档发布与归档阶段
正式发布
审核通过的文档由归档管理员统一编号、登记，发布至指定文档管理平台（如企业内部Wiki、知识库系统），并同步更新《技术文档目录清单》，保证文档可被目标读者权限内查阅。
分类归档
归档分类：按文档类型（设计/开发/测试/运维等）、项目名称、版本号进行分类存储；
存储介质：电子文档存储于企业服务器或云存储平台（需定期备份），纸质文档（如需）存放于档案柜，标注清晰分类标签；
归档登记：填写《技术文档归档登记表》（详见第三部分），记录文档编号、标题、版本、作者、归档日期、存放位置等信息，保证可追溯。
（五）文档借阅与更新阶段
借阅管理
借阅人员需填写《技术文档借阅申请表》（详见第三部分），说明借阅事由、预计归还时间，经部门负责人审批后，由归档管理员办理借阅手续。借阅期限一般不超过7天，到期需归还；如需续借，需提前1天重新申请。
版本更新
当技术内容发生变更（如系统升级、需求调整）时，由原编写人或项目负责人发起文档更新，重复“编写-审核-发布-归档”流程，新版本发布后，旧版本自动归档为“历史版本”，保留至少3个历史版本以备追溯。
（六）文档销毁阶段
对于超过保管期限（如5年）且无保留价值的历史文档，由归档管理员提出销毁申请，经技术部门负责人及档案管理部门审批后，方可销毁。销毁时需填写《技术文档销毁记录表》，记录销毁文档编号、名称、销毁日期、销毁人及监销人，保证销毁过程可追溯。
三、核心模板示例
（一）技术文档编写模板
字段名称
填写说明
文档编号
格式：项目代码-文档类型代码-版本号-流水号（如：PRJ-REQ-V1.0-001）
文档标题
简明扼要概括文档核心内容（如：“系统需求规格说明书V1.0”）
版本号
主版本号（重大修订）.次版本号（功能增减）.修订号（细节修正），如V1.0.0
编写人
填写编写人员姓名（用代替，如：张）
审核人
填写审核人员姓名（如：李*）
发布日期
文档正式发布的日期（格式：YYYY-MM-DD）
摘要
简述文档目的、主要内容及适用范围（200字以内）
目录
自动，包含章节标题及页码
内容
按模板结构展开（如：1.引言2.需求概述3.功能规格4.非功能需求5.附录等）
修订记录
记录版本变更内容、修订人、修订日期（如：V1.1.02024-03-15修改登录模块逻辑）
（二）技术文档归档登记表
文档编号
文档标题
版本号
编写人
审核人
归档日期
分类（设计/开发/测试/运维）
存放位置（服务器路径/档案柜编号）
密级（内部
文档评论（0）