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企业文档归档与存储管理规范手册

一、前言

为规范企业内部各类文档的归档、存储、借阅及销毁流程，保证文档的完整性、安全性及可追溯性，提高信息资源利用效率，降低管理风险，特制定本手册。本手册适用于企业各部门在业务活动中形成的有保存价值的各类文档（含纸质文档、电子文档），涵盖文档从形成至最终销毁的全生命周期管理。

二、总则

（一）管理目标

实现文档管理的标准化、规范化、流程化，保障文档信息的安全与完整，为企业运营、决策支持、合规审计等提供可靠依据。

（二）基本原则

完整性：保证应归档的文档齐全，无遗漏。

系统性：按分类标准有序整理，保持文档间的逻辑关联。

安全性：采取必要措施防止文档丢失、损坏、泄露。

可追溯性：文档信息（如形成时间、责任人、存放位置）清晰可查。

（三）职责分工

各部门：负责本部门形成文档的初步整理、预归档，保证文档内容真实、格式规范。

档案管理员*：负责文档的接收、分类、编目、存储、借阅登记、保管期限鉴定及销毁组织工作。

部门负责人*：对本部门文档的归档质量、借阅审批负直接责任。

行政部/综合管理部*：负责监督本手册执行，协调解决文档管理中的重大问题，定期组织检查。

三、文档归档管理

（一）归档范围与分类标准

1.归档范围

企业各部门在管理、生产、经营、研发等活动中形成的具有保存价值的各类材料，包括但不限于：

管理类：规章制度、会议纪要、工作计划与总结、请示报告、合同