采购合同管理条款清单模板.docVIP

采购合同管理通用条款清单模板

一、适用范围与场景说明

二、合同管理全流程操作指引

第一步：采购需求与条款框架搭建

明确采购需求：由采购部门发起，根据业务部门提交的《采购需求单》，明确采购标的（名称、规格、型号）、数量、质量标准、交付时间、预算金额等核心要素。

确定合同类型：根据采购标的性质（如货物、服务、工程）选择对应的合同类型框架（如买卖合同、服务合同），并初步确定通用条款模块（主体信息、标的描述、权利义务、违约责任等）。

第二步：供应商资质与条款对接

供应商资质审核：通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道核查供应商营业执照、生产/经营许可、相关资质证书（如ISO认证、行业准入许可），保证供应商具备履约能力。

条款初步对接：与供应商就合同通用条款（如付款方式、交付验收、违约责任）进行沟通，确认双方无重大分歧，形成《条款确认函》。

第三步：合同文本拟定与条款填充

基于模板填充条款：参照本模板“通用条款清单模板表”，结合采购需求与供应商对接结果，逐项填写条款内容（如标的描述、质量标准、付款节点等），保证条款明确、无歧义。

特殊条款补充：针对采购标的的特殊要求（如定制化设备、保密内容），在通用条款基础上增加“特殊约定条款”，明确技术参数、保密义务、知识产权归属等。

第四步：合同内部审核与修订

多部门联合审核：由采购部门发起，法务部门审核条款合法性与合规性，财务部门审核付款方式与税务处理，业务部门审核技术参数与交付要求的匹配性，形成《合同审核意见表》。

修订与确认：根据审核意见修订合同文本，涉及重大条款变更（如违约金比例、争议解决方式）需与供应商重新协商，直至双方达成一致。

第五步：合同签署与生效

签署权限管理：根据企业《合同管理办法》，由授权代表（如采购总监、总经理）签署合同，保证签字人具备相应权限，避免越权签署。

合同生效与分发：合同双方签字盖章（如为电子合同，需符合《电子签名法》要求）后生效，采购部门将合同正本分至财务部、法务部、业务部及供应商，同步进行电子归档。

第六步：合同履行与跟踪

履行过程监控：采购部门按合同约定跟踪供应商履约进度（如生产进度、交付时间），业务部门负责标的验收（如数量清点、质量检测），填写《履约验收记录表》。

异常情况处理：若供应商存在延迟交付、质量不达标等违约行为，采购部门应及时发函催告，依据合同违约条款追究责任，必要时启动法律程序。

第七步：合同归档与复盘

归档管理：合同履行完毕（如款项结清、质保期结束）后，采购部门将合同文本、验收记录、付款凭证、往来函件等整理成册，按《档案管理规定》编号存档，保存期限不少于10年。

流程复盘：定期组织采购、法务、业务部门复盘合同管理流程，分析条款设置、履约监控中的问题，持续优化模板内容。

三、通用条款清单模板表

条款类别

条款名称

条款内容要点

备注说明

合同主体信息

甲方（采购方）信息

名称、统一社会信用代码、住所、法定代表人、联系人、联系方式（办公电话）、开户银行、账号

需与营业执照信息一致，避免使用个人账户

乙方（供应商）信息

名称、统一社会信用代码、住所、法定代表人、联系人、联系方式（办公电话）、开户银行、账号

核实供应商资质，保证账户与签约主体一致

标的描述

采购标的名称

明确产品/服务的全称（如“型号数控机床”“年度IT运维服务”）

避免使用“一批货物”“相关服务”等模糊表述

规格型号/技术参数

列表注明标的详细规格、型号、技术标准（如执行国家标准GB/T-202X、行业标准或双方确认的技术协议）

技术参数需经双方书面确认，作为验收依据

数量与单位

明确采购数量（如1000件、50小时）、计量单位（如台、吨、次）

允许合理浮动范围（如±5%），需在条款中注明

质量标准与验收

质量要求

明确质量标准（如“符合国家强制性标准”“按乙方提供的技术规格书执行”）、质保期（如12个月，自验收合格之日起计算）

质保期内供应商需免费维修或更换

验收流程与期限

1.验收主体：甲乙双方共同验收，或甲方委托第三方检测机构；2.验收内容：数量、质量、技术参数；3.验收期限：交付后个工作日内完成验收，逾期未视为验收合格

验收不合格的，乙方需在日内整改并重新验收

价款与支付

合同总价

大写和小写金额（如人民币壹拾万元整，￥100,000.00），是否含税（如“含13%增值税”）

预算金额需与采购审批一致，避免超预算

付款方式与节点

分期付款的，注明每期比例、条件（如：①合同签订后X日内支付预付款%；②交付验收合格后X日内支付进度款%；③质保期满无质量问题后X日内支付尾款%）

预付款比例一般不超过30%，尾款需预留质保金（一般5%-10%）

发票要求

明确发票类型（如增值税专用发票）、开具时间（如每笔款项支付前日提供）、发票内容（如“货物名称”“服务名称”