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办公设备使用管理规章及维护手册

一、总则

1.1目的与依据

为使公司办公设备得到高效、安全、合理的利用，保障日常办公的顺利进行，延长设备使用寿命，降低运营成本，特制定本规章及手册。本手册依据国家相关法律法规及公司内部管理制度编制。

1.2适用范围

本手册适用于公司内部所有办公设备，包括但不限于计算机（台式机、笔记本）、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、电话会议设备、碎纸机等。公司全体员工均须严格遵守本手册的各项规定。

1.3基本原则

办公设备的管理与使用遵循“统一规划、归口管理、责任到人、规范操作、安全保密、注重效益”的原则。

二、管理职责

2.1行政部（或指定部门）

行政部为本公司办公设备的归口管理部门，主要职责包括：

*办公设备的统一采购、登记、建档、调配、维修、报废等全过程管理。

*制定和完善办公设备相关的管理制度和操作规范。

*监督检查各部门对办公设备使用、维护保养规定的执行情况。

*组织办公设备使用及维护知识的培训。

*负责耗材的统一采购、分发与管理。

2.2各部门

各部门负责人为本部门办公设备管理的第一责任人，负责：

*本部门办公设备的日常管理，确保设备处于良好状态。

*监督本部门员工按照本手册规定正确使用和爱护设备。

*及时上报本部门设备故障、遗失、损坏等情况，并配合行政部进行处理。

*配合行政部进行设备盘点、清查等工作。

2.3使用者

每位员工对所使用的办公设备负有直接责任，应：

*熟悉并严格遵守本手册及相关设备的操作规程。

*负责所使用设备的日常清洁和简单保养。

*妥善保管个人使用的设备及配件，防止遗失或损坏。

*发现设备异常或故障时，应立即停止使用并及时向本部门负责人及行政部报告。

2.4IT技术支持部门（或岗位）

负责提供办公设备的技术支持，包括：

*计算机软硬件的安装、调试、升级与故障排除。

*网络设备的配置与维护。

*协助行政部进行办公自动化设备的技术选型与评估。

三、设备的日常使用规范

3.1通用规定

*开机与关机：应严格按照设备说明书规定的顺序进行开机和关机，避免突然断电或强行关机。

*操作环境：设备应放置在平稳、干燥、通风、避光、远离热源和强磁场的环境中。

*清洁卫生：保持设备表面及周边环境的清洁，避免灰尘、液体、食物残渣等进入设备内部。

*禁止行为：严禁私自拆卸、改装、升级办公设备；严禁在设备上放置重物；严禁使用未经授权的软件或外部存储设备（特殊工作需要除外，需经审批）。

*安全保密：涉及公司机密信息的处理，应严格遵守公司保密规定，废弃涉密文件需使用碎纸机处理。

3.2计算机（台式机/笔记本）

*系统安全：严禁安装与工作无关的软件，特别是来源不明的软件。及时更新操作系统及杀毒软件病毒库，定期进行病毒查杀。

*账户密码：设置符合安全要求的开机密码和系统登录密码，并定期更换。妥善保管个人密码，不得转借他人使用或泄露。

*数据备份：重要工作数据应定期备份至指定服务器或存储介质，并妥善保管备份数据。

*外设连接：连接外部设备（如U盘、移动硬盘）前，务必进行病毒查杀。笔记本电脑外出携带时，应使用专用电脑包，注意防震、防摔、防盗。

*电源管理：下班前务必关闭电脑主机及显示器电源，长时间离开座位应关闭显示器或锁定计算机。

3.3打印机/复印机/扫描仪

*耗材安装：应使用公司指定的合格耗材，安装时需按照说明书操作，避免损坏设备。

*纸张装载：使用符合规格的纸张，正确放置于纸盒中，避免因纸张问题造成卡纸。

*规范操作：打印前确认打印设置（如纸张大小、份数、双面打印等），减少不必要的浪费。复印或扫描多页文件时，可使用自动进稿器（如有）。

*保密打印：涉及敏感信息的打印，建议使用保密打印功能（如有），并及时取走打印件。

*卡纸处理：发生卡纸时，应按照设备提示或说明书指导，小心取出卡纸，切勿强行拉扯，以免损坏硒鼓或内部部件。若无法自行处理，及时联系IT支持或行政部。

*节能措施：长时间不使用时，应关闭设备电源或设置为节能模式。

3.4投影仪

*开机与关机：开机后需等待预热完成方可使用；关机后，散热风扇会继续运转一段时间，切勿立即切断总电源，待风扇停止后再关闭。

*镜头保护：使用过程中避免触碰镜头，不用时应及时盖上镜头盖。清洁镜头需使用专用镜头布。

*信号连接：连接笔记本电脑或其他信号源时，注意接口匹配，轻轻插拔，避免损坏接口。

*使用环境：使用时尽量关闭室内强光，以保证投影效果。设备运行时避免震动。

3.5电话及会议设备

*电话使用：保持电话清洁，通话时语言文明。禁止长时间占用