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校友会活动组织与管理方案

一、总则

校友会作为连接母校与校友、校友与校友之间的重要桥梁和纽带，其活动的有效组织与管理对于凝聚校友情感、传承母校精神、促进校友发展具有至关重要的意义。本方案旨在规范校友会活动的策划、组织、执行及后续工作，确保活动的专业性、实效性与可持续性，为广大校友提供优质的交流与服务平台。本方案适用于各级校友会（包括总会、地区分会、院系分会等）组织的各类校友活动。

二、组织架构与职责分工

高效的组织架构是确保校友会活动顺利开展的基石。建议校友会根据自身规模与活动频次，设立相对稳定的活动组织核心团队，并明确各成员职责。

1.活动组织核心团队：通常由校友会理事会成员、热心校友志愿者组成。负责制定年度活动计划、审批重大活动方案、统筹资源调配、监督活动执行。

2.项目小组负责制：针对具体活动，成立临时项目小组。项目小组可根据活动性质和规模，设组长1名，副组长及组员若干。

*组长：全面负责项目的策划、组织、协调与把控，对活动效果负总责。

*策划组：负责活动主题、内容、流程的创意与设计，制定详细活动方案。

*联络组：负责嘉宾邀请、校友联络、场地洽谈、供应商对接等。

*宣传组：负责活动前期宣传推广（如海报设计、文案撰写、新媒体推送）、活动期间摄影摄像、活动后期新闻稿撰写与回顾报道。

*后勤组：负责活动物料采购与制作、场地布置、现场签到、餐饮安排、安全保障等。

*财务组：负责活动预算编制、费用报销、财务管理与公示（若校友会有明确财务分工，则由专人负责）。

三、活动策划与筹备阶段

（一）活动主题与形式策划

1.需求调研：通过问卷、座谈、非正式交流等方式，了解校友的兴趣点、需求及期望参与的活动类型。

2.主题选择：结合母校发展动态、社会热点、校友行业特点及重要纪念日等因素，确定具有吸引力和意义的活动主题。主题应鲜明、积极，能够引起校友共鸣。

3.形式确定：根据主题、参与人数、预算及季节等因素，选择合适的活动形式。常见形式包括：校友返校日、行业论坛、主题讲座、企业参访、文体联谊（如球类比赛、户外徒步、文艺汇演）、公益服务、迎新送旧等。

（二）活动方案制定

活动方案应包含以下核心要素，并力求详尽、可操作：

*活动名称：简洁明了，体现活动主题。

*活动目的与意义：阐述举办本次活动的初衷和期望达成的效果。

*活动时间：明确日期、具体时段，考虑校友的普遍便利性。

*活动地点：根据活动规模和性质选择合适场地，如母校校园、校友企业、酒店会场、户外场地等，并提前实地考察。

*参与对象：明确邀请的校友群体范围（如特定届别、特定院系、特定行业等）。

*活动流程：详细列出各环节的时间节点、内容安排、负责人。

*拟邀嘉宾：包括母校领导、老师、杰出校友、行业专家等。

*宣传方案：宣传渠道（校友会官网、微信公众号、QQ群、邮件、校友间口碑传播等）、宣传内容、宣传节奏。

*物料清单：签到表、易拉宝、横幅、礼品、饮用水、投影设备等。

*预算方案：列出各项预计开支，明确经费来源。

*应急预案：针对可能出现的突发情况（如天气变化、嘉宾临时缺席、设备故障、人数超出预期等）制定应对措施。

（三）活动审批与资源整合

1.方案审批：将详细活动方案提交校友会核心团队审议，通过后正式立项。

2.资源整合：积极争取母校支持（场地、师资、宣传等），拓展校友企业赞助，动员校友志愿者力量。

（四）嘉宾邀请与校友报名

1.嘉宾邀请：尽早发出邀请函（正式邮件或纸质函件），明确活动信息，持续跟进确认。

2.报名组织：通过线上报名系统（如微信小程序、问卷星等）或指定联系人进行报名，设定报名截止日期，以便统计人数，安排后续工作。

（五）宣传预热与物料准备

1.多渠道宣传：按照宣传方案，提前进行预热，营造氛围，吸引校友报名参与。

2.物料采购与制作：根据物料清单，及时完成采购或定制，确保活动前准备到位。

四、活动执行与现场管理

（一）现场布置与检查

活动前一天或当天提前布置场地，包括舞台搭建、背景板安装、座椅摆放、指示牌设置、设备调试（音响、灯光、投影等）、物料摆放等。完成后进行全面检查，确保万无一失。

（二）人员到位与分工

活动当天，所有工作人员提前到场，明确各自岗位和职责。召开简短碰头会，重申流程和注意事项。

（三）签到与引导

*签到：设置签到台，高效有序地完成校友签到，分发活动资料或纪念品。可采用电子签到方式提高效率。

*引导：安排专人引导校友及嘉宾就座，熟悉场地环境（如卫生间、茶歇区位置）。

（四）活动流程控制

严格按照既定流程执行各环节，由专人负责总控台或现场调度，确保活动按计划进行。注意把握各环节时间，避免拖沓。

（五）现场服务与