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员工离职交接流程规范文档

一、引言

本规范旨在规范员工离职交接行为，确保公司各项工作的平稳过渡与持续运营，保障公司及员工双方的合法权益。所有员工在劳动合同解除或终止时，均应严格遵照本流程办理离职交接手续。本规范适用于公司全体员工，各部门应积极配合执行。

二、离职申请与审批

1.离职申请提出：员工因故需离职时，应提前以书面形式（通常为《离职申请书》）向其直接上级提交离职申请，说明离职原因及预计最后工作日期。

2.离职面谈：直接上级在收到离职申请后，应尽快与员工进行离职面谈，了解离职真实原因，对于有挽留价值的员工可尝试挽留。面谈内容应做好记录。

3.审批流程：《离职申请书》经直接上级签署意见后，按公司规定的审批权限逐级上报审批。审批完成后，该员工的离职申请正式生效，人力资源部门（以下简称HR部门）介入后续流程。

4.工作安排通知：部门负责人在审批通过后，应及时将员工离职信息及预计离职日期通知相关同事，以便提前做好工作衔接准备。

三、离职交接准备

1.交接计划制定：员工在提交离职申请并获批准后，应在直接上级的指导下，根据自身工作职责和当前工作进展，制定详细的《离职交接计划书》，明确各项交接内容、预计完成时间及对接人。

2.资料整理：员工应开始整理手头的所有工作文件、资料（包括电子文档和纸质材料）、工具、设备等，并对其进行分类、归档，确保清晰可查。对于正在进行中的工作，需详细说明进展情况、后续步骤、关键节点及注意事项。

3.HR部门介入：HR部门在接到审批通过的离职申请后，应向员工提供《员工离职交接清单》（以下简称《交接清单》），并告知其离职交接的具体流程、所需材料及注意事项。同时，HR部门将与员工协商确定最后工作日期，并安排离职面谈（通常在最后工作日前完成）。

四、离职交接内容与流程

（一）工作交接

1.现任工作交接：员工应将其负责的各项工作任务向指定的接交人进行全面、细致的交接。交接内容包括但不限于：

*正在进行的项目：项目背景、当前进度、已完成工作、待完成工作、相关联系人、关键风险点及应对措施。

*日常工作职责：各项工作的操作流程、标准规范、重要参数、历史数据及相关记录。

*未完成事项：详细列出所有未完成的工作任务，说明原因、优先级及建议的处理方案。

*已完成但需后续关注的工作：说明关注要点、后续联系人等。

2.交接方式：建议采用“手把手”当面交接与书面记录相结合的方式。重要环节应有第三方（通常为直接上级）在场见证。

3.确认与签字：工作交接完成后，由交接人、接交人及监交人（直接上级）在《交接清单》的相应栏目中签字确认。

（二）物品交接

1.公司财产：员工应归还所领用的所有公司财产，包括但不限于：

*办公设备：笔记本电脑、台式电脑、显示器、打印机、扫描仪、投影仪、移动硬盘、U盘等。交接时需检查设备是否完好、功能是否正常，并记录设备序列号。

*办公用品：文具、工具、仪器、图书资料、图纸等。

*公司证照、印章、钥匙（办公室、文件柜、抽屉等）。

*其他公司发放的物品（如工牌、门禁卡、工作服等）。

2.外部单位财物：如员工持有或保管有外部单位的财物，也需一并交接清楚。

3.确认与签字：物品交接完毕，由交接人、接交人（或行政部门指定人员）在《交接清单》的相应栏目中签字确认。

（三）信息与资料交接

1.电子文档与数据：

*将个人电脑中与工作相关的所有电子文档、数据、邮件等整理后，按要求存储到指定的公司服务器路径或共享文件夹，并确保接交人能够顺利访问和使用。

*删除个人电脑中的私人信息，但不得删除或损坏公司数据。

2.账号与密码：

*列出所有因工作需要使用的公司系统账号、平台账号、邮箱账号、业务系统密码等，并确保接交人能够正常登录和使用。交接后，员工应及时配合更改相关密码（或由IT部门统一处理）。

*告知接交人各类账号的使用权限及注意事项。

3.纸质文档与档案：

*将所有与工作相关的合同、协议、报告、记录、客户资料、供应商资料等纸质文档整理成册，编号归档，并移交给指定人员。

*重要文件的交接需有详细清单，并由交接双方签字确认。

4.确认与签字：信息与资料交接完成后，由交接人、接交人及相关负责人（如档案管理员、IT管理员）在《交接清单》的相应栏目中签字确认。

五、离职手续办理

1.《交接清单》汇总确认：所有交接项目完成并签字确认后，员工将《交接清单》提交给HR部门。HR部门将对清单的完整性和规范性进行审核。

2.离职面谈：HR部门安排与离职员工进行离职面谈，了解离职原因、对公司管理、企业文化、团队建设等方面的意见和建议，并做好记录。面谈应尊重员工，以开放和建设性的态度进行。

3.薪酬