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行政机关会议纪要规范写作指南

一、会议纪要的核心定位与价值

会议纪要作为行政机关在履行职责过程中，对各类会议所形成的重要决策、部署安排及共识性意见进行记录、整理并予以规范化呈现的正式文书，其核心价值在于纪实性、指导性与备查性。它不仅是会议精神的直接载体，是上下级之间、部门之间传达指令、协调工作、明确责任的关键依据，更是后续工作推进、绩效评估及历史追溯的重要档案。因此，确保会议纪要的规范写作，对于提升行政效能、保障决策落地、维护工作的连续性与严肃性，均具有不可替代的作用。

二、会议纪要写作的基本原则

在着手撰写会议纪要前，需深刻把握并恪守以下基本原则，这是确保纪要质量的前提：

1.真实准确原则：这是会议纪要的生命线。必须客观、如实地反映会议的实际情况，包括会议的主要议程、讨论过程、发言要点、形成的决议及未尽事宜。任何对事实的歪曲、遗漏或主观臆断都是不允许的。涉及数据、人名、职务、时间、地点等关键信息，务必反复核对，确保无误。

2.简明扼要原则：会议纪要并非会议发言的原始记录，无需面面俱到、事无巨细。应力求语言精炼、条理清晰，突出核心内容和关键信息，避免冗长繁琐、拖泥带水。要善于提炼概括，去芜存菁，用最简洁的文字表达最核心的意思。

3.重点突出原则：围绕会议的中心议题和主要目的，清晰呈现讨论的焦点、形成的共识以及作出的决定。对于非核心的、重复性的或与主题关联不大的内容，可酌情简化或省略。特别是对于各项决策、工作部署和责任分工，必须清晰、明确、具体。

4.规范严谨原则：在格式、称谓、用语、编号等方面，必须严格遵循行政机关公文处理的相关规定和本单位的既定规范。逻辑要严密，结构要合理，避免出现语法错误、用词不当或表述歧义等问题。

三、会议纪要的基本构成要素与规范

一份规范的行政机关会议纪要，通常应包含以下基本构成要素，并遵循相应的撰写规范：

（一）首部：会议基本信息

1.会议名称：应准确、规范，能清晰体现会议的性质、层级和主要内容。例如：“XX局关于XX工作的专题会议纪要”、“XX部门第X次办公会议纪要”。

2.会议时间：需精确到具体日期，必要时注明上、下午及具体时段。例如：“XXXX年X月X日上午X时至X时”。

3.会议地点：明确会议召开的具体场所。例如：“本局X楼会议室”、“XX会议室”。

4.参会人员：

*主持人：写明姓名及职务。

*出席人员：根据会议性质和规模，可采用“出席：XXX（职务）、XXX（职务）……”的方式，或在人数较少时一一列出，人数较多时可概括为“XX部门相关负责同志及有关人员”（需另附签到表）。

*列席人员：如有必要，注明列席人员姓名、单位及职务。

*缺席人员：如会议要求必须参会而有人员缺席，应注明缺席人员姓名、职务及缺席原因（如会前已请假）。

5.记录人：写明姓名及职务。

6.会议议题：清晰列出本次会议所要讨论和解决的主要问题，通常以“关于XX的议题”形式表述。

（二）正文：会议内容与成果

正文是会议纪要的核心部分，应依据会议进程和讨论情况，层次分明、重点突出地予以记录。

1.会议导语/概述：简明扼要地说明会议召开的背景、目的、依据以及总体评价。例如：“为贯彻落实XX会议精神，解决当前XX工作中存在的突出问题，X月X日，XXX同志主持召开了XX会议。会议听取了XX部门关于XX情况的汇报，就XX议题进行了深入讨论，并形成了一致意见。”

2.会议讨论情况与主要意见：这部分应客观反映与会人员围绕各议题发表的主要观点、意见和建议。可按议题顺序逐项阐述，对不同意见应予以适当体现，但需避免记流水账。对于达成共识的部分，应明确表述；对于暂未达成共识或需要进一步研究的问题，也应如实记录。

*表述方式：可采用“会议认为……”、“与会同志普遍认为……”、“XXX同志提出……”、“针对XX问题，大家讨论后认为……”等句式引导。

*详略得当：对于关键问题的讨论要详细，一般性表态或重复性意见可略写或合并。

3.会议形成的决议、决定和部署：这是会议纪要的关键内容，是后续工作的行动指南。必须清晰、具体、明确地列出会议所作出的各项决策、形成的各项决定以及部署的各项工作任务。

*明确责任主体：每项任务应明确负责部门、责任人和配合单位。

*明确工作要求：包括工作目标、主要措施、完成时限、标准等。

*表述方式：常用“会议决定……”、“会议明确……”、“会议要求……”、“会议强调……”、“会议指出……”等句式。例如：“会议决定，由XX部门牵头，XX部门配合，于X月底前完成XX工作，并将结果报XX。”

4.其他事项：如会议对下一步工作的总体要求、需传达学习的精神、需上报或通报的事项等，可根据实际情况单列或在相关议题后补充。

（三）结尾：会议总结