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大气版机关事业单位档案管理制度

机关事业单位档案管理制度

总则

为加强机关事业单位档案管理，提高档案工作科学化、规范化水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本单位实际，制定本制度。本制度适用于本机关事业单位各类档案的管理活动，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、利用、销毁等环节。档案管理工作遵循统一领导、分级管理、集中保存、便于利用的原则，维护档案的完整与安全，为单位各项工作提供有效服务。

档案管理机构与人员职责

1.档案管理机构

本单位设立综合档案室，作为档案管理的专门机构，负责统筹、协调和指导本单位的档案管理工作。综合档案室在单位办公室的领导下开展工作，接受上级档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。

2.档案管理人员职责

-档案管理人员应具备良好的政治素质、职业道德和专业知识，熟悉档案管理业务，经过专业培训后上岗。

-负责制定和完善本单位档案管理规章制度，并组织实施。

-指导各部门开展文件材料的收集、整理和归档工作，确保档案的完整性和准确性。

-做好档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和利用等日常管理工作，保证档案的安全和有序存放。

-开发档案信息资源，编制各种检索工具和参考资料，为单位领导决策和各项工作提供档案服务。

-定期对档案进行清查和盘点，及时处理档案管理中的问题，确保档案账物相符。

-严格遵守档案保密制度，防止档案信息泄露。

-完成领导交办的其他档案管理工作任务。

3.各部门职责

-各部门应明确一名兼职档案员，负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作，并接受综合档案室的业务指导和监督。

-按照本制度的要求，及时将本部门形成的文件材料整理归档，确保档案的齐全完整。

-配合综合档案室做好档案的查阅、借阅等利用工作。

档案收集与整理

1.文件材料收集范围

-本单位在各项工作中形成的具有保存价值的纸质文件、电子文件、照片、音像资料等，包括上级机关颁发的与本单位工作密切相关的文件、本单位制发的文件、会议文件、业务文件、统计报表、合同协议等。

-本单位开展重大活动、重要会议、重点项目等形成的文件材料，如活动方案、会议记录、领导讲话、照片、音像资料等。

-本单位干部职工的人事档案、工资档案、职称档案等。

-其他具有保存价值的文件材料。

2.文件材料收集要求

-各部门应建立健全文件材料收集制度，明确收集责任人，确保文件材料的及时、完整收集。

-对本部门形成的文件材料，应在文件办理完毕后及时收集，防止文件材料的散失和积压。

-对于电子文件，应按照电子文件管理的有关规定进行收集，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。

-照片、音像资料等特殊载体文件材料，应配有文字说明，注明时间、地点、人物、事件等要素。

3.文件材料整理方法

-档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。

-纸质文件材料一般按照年度、类别、保管期限进行分类整理，采用“件”为单位进行装订和编目。

-电子文件应按照电子文件管理系统的要求进行分类、存储和编目，建立电子文件索引。

-照片、音像资料等特殊载体文件材料应按照载体类型进行分类整理，建立相应的目录和索引。

4.归档时间与要求

-各部门应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的文件材料整理完毕，并向综合档案室移交归档。

-移交档案时，应填写档案移交清册，一式两份，经双方签字确认后，一份由移交部门留存，一份由综合档案室保存。

-归档的文件材料应符合质量要求，字迹清晰、纸张完好、装订整齐。

档案保管

1.档案库房建设

-本单位应设立专门的档案库房，库房应符合档案保管的基本要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防有害气体等条件。

-档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、密集架等，确保档案的安全存放。

-档案库房应安装监控设备、消防设备和温湿度调控设备，定期对设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。

2.档案存放与排列

-档案应按照类别、年度、保管期限等进行科学分类存放，排列整齐有序。

-不同载体的档案应分开存放，如纸质档案、电子档案、照片档案、音像档案等应分别存放于不同的库房或区域。

-档案柜、密集架等应标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。

3.档案保管期限

-档案保管期限分为永久、长期（16-50年）和短期（15年以下）三种。具体保管期限按照国家有关档案保管期