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行政人事档案规范化管理手册

一、总则

（一）目的与意义

人事档案是组织在招录聘用、考察考核、职务任免、职称评聘、教育培训、工资调整、奖惩处分等工作中形成的，反映个人政治思想、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的，以文字、图像、声像等不同形式记录下来的历史材料。

规范人事档案管理，是组织人事工作的重要基础，是维护员工合法权益的重要保障，也是组织科学决策、规范管理的重要依据。其目的在于确保人事档案的真实性、完整性、规范性和安全性，提升档案管理效能，为人事管理工作提供准确、可靠的信息支持，服务于组织发展战略。

（二）适用范围

本手册适用于本单位及所属各部门所有员工的人事档案管理工作，包括档案的建立、接收、收集、鉴别、整理、保管、转递、利用、保密和销毁等各个环节。

（三）基本原则

1.党管干部、党管人才原则：人事档案工作必须在党的领导下进行，确保档案工作的正确方向。

2.统一领导、分级负责原则：人事档案工作实行统一领导、归口管理，明确各级管理职责。

3.真实准确、完整规范原则：档案材料必须真实可靠，内容完整，手续齐全，符合规范要求。

4.安全保密、依法利用原则：严格执行国家保密法律法规，确保档案安全，按照规定范围和程序提供利用。

5.科学管理、服务发展原则：运用科学方法进行档案管理，提高管理效率和利用水平，服务于组织和员工发展。

二、档案的建立与接收

（一）新员工档案建立

1.入职材料收集：新员工入职时，人事部门应指导其填写《员工入职登记表》，并收集以下必备材料：

*身份证复印件（核实原件）；

*学历、学位证书复印件（核实原件）；

*职业资格证书复印件（如有，核实原件）；

*与原单位解除或终止劳动合同的证明文件（应届生提供就业报到证）；

*近期免冠证件照片；

*其他根据岗位要求需提供的材料（如背景调查授权书、体检报告等）。

2.材料审核与建档：人事档案管理员对收集的材料进行认真审核，确保材料真实、完整、有效。审核无误后，为新员工建立个人档案，确定档案编号。

（二）外部档案接收

1.档案调入：对于从外单位调入的员工，人事部门应及时联系原档案管理单位，按规定办理档案调转手续。

2.档案审核：接收外部档案时，档案管理员需仔细核对档案材料的完整性、真实性和规范性，检查档案转递通知单与档案材料是否相符，档案封装是否完好。如有疑问或材料不全，应及时与原档案管理单位沟通解决。

三、档案材料的收集与归档

（一）收集范围

档案材料的收集应贯穿员工在本单位工作的整个周期，主要包括：

1.履历材料：个人履历表等；

2.考核、考察、鉴定材料：各类考核登记表、鉴定材料、民主评议材料等；

3.学历学位、专业技术职务、职业资格、学术评议、教育培训材料：学历学位证书复印件、成绩单、专业技术职务任职资格评审表、聘任书、职业资格证书复印件、培训结业证书等；

4.政治历史情况审查材料：审查结论、调查旁证材料等；

5.党团材料：入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表、民主评议党员登记表、不合格党员处置材料、退党材料、入团志愿书等；

6.奖励材料：各类奖励审批表、先进模范事迹材料、嘉奖令等；

7.处分材料：处分决定、调查报告、本人检查或说明、撤销处分决定等；

8.招录聘用、任免、调动、工资、待遇、出国、退（离）休、死亡等材料：录用审批表、聘用合同、干部任免审批表、调动介绍信、工资变动审批表、出国审批材料、退（离）休审批表、死亡报告、抚恤材料等；

9.其他有参考价值的材料。

（二）收集要求

1.及时性：各类应归档材料应在形成后的一个月内收集齐全。

2.真实性：确保收集的材料真实可靠，复印件需注明原件保管单位或经本人签字确认并加盖组织印章。

3.完整性：材料手续齐全，要素完整，避免缺页、漏项。

4.规范性：材料格式规范，书写清晰，使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔或红色墨水。

（三）归档整理

1.鉴别：对收集到的材料进行鉴别，剔除重复、虚假、无效或不属归档范围的材料。

2.分类排序：按照《干部档案整理工作细则》或相关规定，对材料进行分类、排序、编目。通常按材料形成时间或材料性质进行排序。

3.编目装订：对每份材料编写页码，填写卷内目录，并按照规定的顺序装订成册。装订应整齐、牢固，便于翻阅。

4.入盒：将整理好的档案材料装入档案盒，并在档案盒封面和脊背上填写相关信息（姓名、档案编号、部门等）。

四、档案的日常管理

（一）库房管理

1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。

2.配备必要