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2026年高端民宿运营公司办公费用管理制度

第一章总则

第一条为规范公司办公费用管理工作，严控非运营性成本支出，提高办公经费使用效率，结合高端民宿运营特性（门店分散、办公场景多样、费用管控节点多）及公司实际情况，依据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》等相关法律法规，制定本制度。

第二条本制度所称办公费用，指公司及旗下民宿门店为保障日常办公、运营管理开展产生的各类费用，包括办公耗材采购、办公设备购置与维护、通讯费用、办公场地相关费用、差旅办公费用等。

第三条办公费用管理遵循“预算管控、按需支出、分级审批、合规高效”的原则，在满足办公基本需求的前提下，降低费用支出，杜绝铺张浪费、虚报冒领等行为。

第四条本制度适用于公司总部各职能部门（行政部、财务部、运营部等）及旗下所有高端民宿门店的办公费用申请、采购、报销、核销等全流程工作，全体员工需严格遵守。

第二章组织与职责

第五条行政部为办公费用管理牵头部门，全面负责办公费用预算制定、费用标准核定、采购统筹、使用监督等工作；财务部负责办公费用审核、支付、核算及预算执行监督；民宿店长负责门店办公费用需求提报、使用管控及合规性审核。

第六条行政部核心职责：

（一）制定办公费用分类标准、报销细则及采购管理规范，明确各类办公费用的审批权限与支出上限；

（二）编制年度、季度办公费用预算，分解至各部门及门店，监督预算执行情况，超预算支出需提前报备并说明原因；

（三）统筹办公耗材、通用办公设备的集中采购，筛选合格供应商，降低采购成本；

（四）定期核查各部门、门店办公费用使用情况，识别不合理支出，提出整改要求并跟踪落实。

第七条财务部核心职责：

（一）审核办公费用报销凭证的合规性、完整性，核对发票真伪、金额准确性及审批流程完整性；

（二）按财务规范核算办公费用，登记费用台账，每月出具办公费用支出分析报告；

（三）对超预算、无审批的办公费用支出，有权拒绝支付，并上报公司管理层。

第八条民宿店长核心职责：

（一）根据门店办公实际需求，按月提报办公费用申请，确保申请金额、用途与实际需求相符；

（二）审核门店员工办公费用报销申请，核查费用支出的真实性、合理性，签字确认后按流程上报；

（三）管控门店办公耗材使用，避免浪费，定期盘点门店办公物资，确保账实相符；

（四）发现门店办公费用使用异常（如超额支出、虚报报销），立即制止并上报行政部、财务部。

第三章办公费用范围与标准

第九条办公费用核心分类及支出标准：

（一）办公耗材类：包括打印纸、笔、文件夹、墨盒、清洁用品等日常耗材，实行定额管控，门店按员工数量核定月度耗材额度（人均每月不超过50元），总部部门按办公需求核定额度，超额度需说明原因并报行政部审批；

（二）办公设备类：单价≤1000元的低值办公设备（如计算器、打印机配件），由门店/部门申请、行政部审批；单价＞1000元的设备（如电脑、打印机、投影仪），需报总经理审批，且优先选择集中采购渠道；设备维护费用单次≤300元由店长/部门负责人审批，＞300元需报行政部审批；

（三）通讯费用：员工办公手机话费实行定额补贴（普通员工每月不超过100元，店长/部门负责人每月不超过200元），凭正规话费发票报销，超额度部分自行承担；门店固定电话费用按月度实际使用金额报销，禁止私用产生额外费用；

（四）办公场地类：包括门店办公区域水电费、物业费、清洁费等，按实际发生金额报销，行政部每月核查费用合理性，异常波动需查明原因；

（五）差旅办公类：员工因办公产生的市内交通费、小额办公用品临时采购费等，单次≤200元由店长/部门负责人审批，＞200元需报行政部审批，报销时需附费用明细及事由说明。

第十条禁止纳入办公费用报销的范围：

（一）个人消费类支出（如私人话费、私人交通费用、个人生活用品采购等）；

（二）与办公无关的礼品、娱乐、餐饮等支出；

（三）无正规发票、发票信息与实际支出不符的费用；

（四）超出核定标准且无审批的超额支出。

第四章申请与报销流程

第十一条费用申请：

（一）常规办公耗材：门店/部门按月填写《办公费用申请单》，注明耗材名称、数量、预估金额、用途，店长/部门负责人审核后报行政部审批；

（二）办公设备购置：填写《办公设备采购申请单》，附设备选型、报价、使用必要性说明，按审批权限完成审批后，由行政部统一采购或授权门店采购；

（三）临时办公费用：因突发办公需求产生的临时支出，需提前通过书面或线上方式申请，获批后方可支出，紧急情况可先口头申请，事后3个工作日内补全审批手续。

第十二条费用报销：

（一）员工发生办公费用支出后，需在15个工作日内提交报销申请，附正规发票、费用明细单、审批后的申请单等凭证；

（二）门店员工报销由店长初审，行政部复核，财务部终审后支付；总部员工报销由部门负责人初审，