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公章管理与保密协议实务指南

在现代企业治理结构中，公章与保密信息构成了企业运营的核心安全屏障。公章作为企业法人意志的物化体现，其规范使用直接关系到企业的商业信誉与法律风险；保密协议则是守护企业核心竞争力——商业秘密与知识产权的重要法律工具。本文旨在结合实务经验，从操作层面为企业提供一套系统、严谨且具可操作性的公章管理与保密协议实务指引，助力企业夯实内部治理基石，规避潜在风险。

一、公章管理实务

公章，绝非仅是一枚简单的印章，它承载着企业的授权与责任，是企业对外发生法律效力的重要凭证。公章管理的失控，轻则导致经济纠纷，重则可能使企业陷入灭顶之灾。因此，建立一套科学、严密的公章管理制度是企业规范化运营的首要任务。

（一）公章的范畴与核心原则

企业公章通常包括企业法人章（公章）、财务专用章、合同专用章、发票专用章及各类业务专用章等。无论何种印章，其管理均应遵循“专人保管、规范使用、严格审批、全程留痕”的核心原则。这十六字方针是确保公章安全的基石，缺一不可。

（二）印章的刻制与启用

企业印章的刻制必须严格依照国家相关法律法规进行，由企业指定的职能部门（通常为行政部或办公室）统一负责。刻制完成后，应及时到公安机关备案。新印章启用前，需履行内部启用程序，明确启用日期，并对旧印章按规定进行处理，防止新旧印章混用或旧印章被不当使用。

（三）印章的保管

1.专人专管：每枚印章都应指定责任心强、品行端正的专人负责保管。保管人应与企业签订保管责任书，明确保管责任与义务。原则上，公章、财务专用章等重要印章应分开保管，避免一人同时保管多枚关键印章，形成相互监督与制约。

2.安全存放：印章应存放于保险柜或其他安全的保密柜中，存放地点需具备防火、防盗、防潮等条件。非工作时间，印章必须入柜上锁，严禁随意放置。

3.禁止带出：除非有特殊且必要的情况，并经过严格的审批程序，否则印章不得带出企业办公场所。确需带出时，应有两人以上共同携带，并确保印章在视线范围内使用。

（四）印章的使用审批

1.用印申请：任何部门或个人需要使用印章，均须填写规范的《用印申请单》，详细注明用印事由、文件名称、份数、用印类型、申请部门、申请人及日期等信息，并附上待盖章文件的原件或清晰复印件。

2.逐级审批：《用印申请单》须经过相应层级的负责人审批。审批权限应根据用印事项的重要性、涉及金额大小等因素事先明确规定。对于重大合同、对外担保、重大投融资等事项的用印，必须经过企业最高决策层（如总经理、董事长或董事会）的审批。

3.审核把关：审批人及印章保管人在审批和用印前，均有责任对用印文件的内容进行必要审核，确保文件内容合法合规、表述清晰、无歧义，且与申请事由一致。对于不符合规定或存在疑问的用印申请，有权拒绝或要求补充说明。

（五）用印规范与监督

1.当面用印：用印时，申请人应在场，印章保管人应亲自操作盖章，确保印章清晰、端正地盖在文件的指定位置（通常为文件落款处或骑缝处）。严禁在空白纸张、空白合同或内容不完整的文件上加盖印章。

2.用印登记：建立详细的《用印登记簿》，对每次用印情况进行登记，包括用印日期、文件名称、份数、审批人、申请人、用印人、印章类型等信息，并由相关人员签字确认。《用印登记簿》应长期保存，以备查验。

3.定期核查：企业应定期（如每月或每季度）对印章保管和使用情况进行核查，核对《用印申请单》、《用印登记簿》与实际用印文件，确保账实相符，发现问题及时处理。

（六）印章的交接、停用与销毁

印章保管人因离职、调动或其他原因不能继续履行保管职责时，必须办理严格的印章交接手续，填写《印章交接登记表》，由交接双方、监交人签字确认，并及时通知相关业务往来单位。对于因机构变更、名称变更或印章损坏等原因停用的印章，应及时封存或按规定程序销毁，并做好记录。

二、保密协议实务

在知识经济时代，商业秘密与核心技术信息已成为企业保持市场竞争力的关键。保密协议作为保护这些无形资产的法律手段，其重要性不言而喻。一份权责清晰、内容完备的保密协议，能够有效约束相关人员的行为，预防泄密风险。

（一）保密信息的界定

保密协议的核心在于明确“保密信息”的范围。这一范围不宜过宽，以免不具有可执行性；也不宜过窄，导致核心利益无法得到保护。通常应包括：

*技术信息：如产品设计、工艺流程、技术诀窍、研发数据、软件源代码等；

*经营信息：如客户名单、营销计划、定价策略、财务数据、供应链信息、招投标信息等；

*管理信息：如内部管理制度、战略规划、人力资源信息等；

*其他：企业明示为保密信息的其他未公开信息。

协议中应对保密信息的定义尽可能具体、明确，可辅以列举的方式，但同时也应保留一定的灵活性，以涵盖未来可能产生的新的保密信息类型。

（二）保密协议的签订对象

保密协议的