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2026年高端民宿运营公司固定资产采购与验收管理办法管理制度

第一章总则

第一条为规范公司固定资产采购与验收管理工作，保障高端民宿运营所需固定资产的品质、性能、适配性符合要求，控制采购成本，杜绝不合格资产流入运营环节，依据《企业财务通则》《固定资产管理暂行办法》《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合高端民宿运营特性（含固定资产品类多、适配房源风格要求高、使用频率高、安全性能要求严等）及公司实际经营需求，制定本办法。

第二条本办法适用于公司所有高端民宿运营相关固定资产的采购与验收工作，涵盖客房家具、家电设备、软装陈设、消防设备、清洁设备、办公设备等品类，涉及采购部门、运营部门、财务部门、仓储部门及专职验收人员，是公司开展固定资产采购与验收的核心依据。

第三条固定资产采购与验收遵循“需求导向、性价比优先、合规采购、严格验收”的基本原则，采购需贴合民宿运营实际需求，在保证品质的前提下控制成本，采购流程符合公司及国家相关规定，验收环节严把质量关，确保资产符合使用标准。

第四条公司各部门履行以下管理职责：采购部门为固定资产采购牵头部门，负责采购申请审核、供应商筛选、采购实施、合同签订及异常问题协调；运营部门负责提报固定资产采购需求，明确资产适配房源的风格、性能要求，参与验收环节确认资产实用性；财务部门负责采购预算审核、资金支付管控、资产入账核算；仓储部门配合验收工作，负责合格资产的入库保管；验收人员负责资产验收的具体实施，对验收结果的真实性、准确性负责。

第二章固定资产采购管理

第一节采购申请与审批

第五条采购申请分为常规采购申请和应急采购申请：常规采购适用于房源装修、设备更新换代等计划性需求，运营部门需提前填写《固定资产采购申请单》，注明资产名称、规格型号、数量、适配房源、预计使用年限、预算金额及采购理由，经部门负责人审核后提交采购部门；应急采购适用于房源设备突发故障、安全设施失效等紧急需求，运营部门可先口头向采购部门报备，24小时内补充完善书面申请手续。

第六条采购审批实行分级管控：常规采购申请按预算金额分级审批，金额较低的采购申请由采购部门负责人审批，金额较高的采购申请需经财务部门审核预算后报公司管理层审批；应急采购申请可简化审批流程，由采购部门负责人初审、公司管理层口头同意后先行采购，事后3个工作日内补充完整审批手续。

第七条采购部门收到审批后的采购申请，需对采购需求进行复核，确认资产规格、数量、适配性等信息无误，对模糊不清的需求及时与运营部门沟通确认，避免因需求偏差导致采购资产无法使用。

第二节采购实施

第八条采购部门需筛选合格供应商，优先选择有行业资质、合作口碑良好、售后保障完善的供应商，涉及家电、消防设备等特殊品类的供应商，需具备对应品类的经营许可资质；采购实施需遵循比价原则，同类资产至少对比3家及以上供应商的报价、品质、售后条款，确保采购价格合理。

第九条采购金额达到一定标准的，需与供应商签订正式采购合同，合同中明确资产规格、数量、交付时间、品质标准、验收要求、售后保障、违约责任等核心条款；小额采购可签订简易采购协议，留存双方确认的采购明细及沟通记录。

第十条采购部门需跟踪供应商的备货、发货进度，及时向运营部门反馈采购进展，确保资产按约定时间交付；资产到货前，采购部门需将采购合同、送货单等单据提交验收人员，作为验收依据。

第三章固定资产验收管理

第一节验收范围与标准

第十一条验收范围覆盖所有采购的固定资产，重点核验以下内容：外观验收，检查资产表面无破损、划痕、变形、色差等问题，软装陈设需符合房源风格要求；性能验收，测试家电设备、清洁设备等的运行状态，确保功能正常、运行稳定，无噪音、故障提示等异常；资质验收，核查消防设备、特种设备等的合格证书、检验报告、保修凭证等，确保资质齐全且在有效期内；适配性验收，确认资产规格、尺寸与房源空间、使用需求匹配，可正常安装使用。

第十二条不同品类资产的专项验收标准：客房家电需通电测试核心功能，运行参数符合产品说明，无漏电、异响等安全隐患；消防设备需有消防产品认证标识，压力值、有效期等符合安全标准；家具类资产需结构稳固，无松动、开裂，材质符合环保要求；软装陈设需图案、色彩与申请要求一致，无褪色、脱线等质量问题。

第二节验收流程

第十三条到货核对：资产到货后，验收人员首先核对送货单、采购合同、采购申请单的信息一致性，确认资产名称、规格型号、数量、供应商等信息与采购要求相符，无错发、漏发情况。

第十四条现场验收：验收人员按验收标准逐项核验资产，对家电、设备类资产进行通电、试运行测试，测试过程需有运营部门人员在场确认；消防设备等特殊资产，可邀请专业人员协助验收；验收过程中发现问题的，需当场记录并拍摄留存证据，及时告知采购部门。

第十五条验收记录