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档案管理实务操作手册

前言

档案作为机构各项活动的原始记录，承载着不可替代的历史凭证价值与情报参考价值。科学、规范的档案管理，是维护机构历史真实面貌、保障各项工作有序开展、促进信息资源有效利用的重要基础。本手册旨在结合档案管理工作的实际需求，提供一套系统、实用的操作指引，以期帮助档案管理人员提升业务能力，确保档案工作的标准化与规范化运作。本手册适用于各类机关、团体、企业事业单位及其他组织的档案管理实践，使用者可结合自身特点灵活参照执行。

第一章档案的收集

档案收集是档案管理工作的起点，其质量直接影响后续工作的成效。

1.1收集范围与原则

档案收集应遵循“全面性、系统性、及时性、规范性”原则。凡本单位在各项职能活动中直接形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录，均属收集范围。具体包括但不限于：决策性文件、指挥性文件、执行性文件、协调性文件、报请性文件、批转性文件、记录性文件等。收集时需特别注意文件材料的成套性与完整性，避免遗漏关键环节或要素。

1.2收集时限与要求

各项工作活动结束后，承办人员应及时将办理完毕的文件材料整理后向本单位档案管理部门或档案员移交。对于定期产生的文件，应按季度或年度进行集中收集。临时性、专项性工作形成的文件，在工作结束后一个月内完成收集。移交时，需确保文件材料齐全、手续完备，并附交接清单，双方核对无误后签字确认。

1.3零散文件的收集

对于工作中产生的零散文件，档案管理人员应主动跟踪，加强宣传，提高全员档案意识，督促相关人员及时上交。对于一些历史遗留的、未及时归档的零散文件，应制定专项计划，积极寻访，尽可能予以收集，以保持档案的连续性与完整性。

第二章档案的整理与分类

档案整理是将零散的、需要进一步条理化的文件材料，按照一定的原则和方法进行系统化处理的过程。

2.1分类方案的制定

应根据本单位的职能性质、业务范围、工作特点及档案形成规律，科学制定档案分类方案。常用的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法，或上述方法的结合运用。分类方案应保持相对稳定，如需调整，需经审批并做好记录。分类层级不宜过多，一般以二至三级为宜，以便于管理和检索。

2.2组件（卷）与排列

2.2.1组件（卷）

将经过筛选的文件材料，按照其形成的有机联系、内容的关联性或处理程序，组合成一个个相对独立的保管单位，称为“件”或“卷”。以“件”为单位整理时，一般以每份文件为一件；以“卷”为单位整理时，则需将若干互相关联的文件组合成一卷。

2.2.2排列

在同一保管单位内，文件材料应按照其形成的时间顺序或逻辑关系进行排列。通常，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；批复在前，请示在后。

2.3编页、拟写案卷标题与填写卷内目录

2.3.1编页

对于以“卷”为单位整理的档案，应在有文字、图表的页面右下角（或左下角）用阿拉伯数字连续编写页号。空白页不编号。

2.3.2拟写案卷标题

案卷标题应简明扼要地揭示卷内文件的主要内容、作者、时间、地区、人物等基本要素，做到准确、规范、易懂。例如：“XX公司关于XX项目2023年度工作计划与总结”。

2.3.3填写卷内目录

卷内目录应逐项填写卷内文件的顺序号、文号、责任者、文件标题、日期、页号、备注等信息。填写力求准确、清晰，不得随意涂改。

第三章档案的鉴定

档案鉴定是辨别档案价值，确定其保管期限，并对已到保管期限的档案进行处置的工作。

3.1保管期限的划分

依据国家有关规定及档案的实际价值，档案保管期限一般分为永久、定期（长期和短期）两种。永久保管档案是指具有长远查考利用价值、反映本单位主要历史面貌的档案；定期保管档案是指在一定时期内具有查考利用价值的档案。具体划分标准应参照国家或行业制定的《档案保管期限表》执行。

3.2鉴定工作的组织与实施

档案鉴定工作应由单位档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员及分管领导组成鉴定小组共同进行。鉴定工作应定期开展，对已到保管期限的档案，需认真审查其现实价值，如仍有继续保存必要，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应按规定程序报批后予以销毁。鉴定过程及结果均需详细记录在案。

3.3档案销毁的程序与要求

销毁档案必须严格按照规定程序进行。首先由鉴定小组提出销毁意见，填写《档案销毁清册》，报单位分管领导审批。销毁时，应有两人以上负责监销，并在销毁清册上签字注明销毁日期和情况。严禁个人私自销毁档案，严禁将应销毁档案作为废纸出售或作其他不当处理。

第四章档案的著录与编目

档案著录与编目是揭示档案内容和形式特征，编制检索工具，为档案利用提供指引的重要环节。

4.1著录规则

档案著录应遵循《档案著录规则》（DA/T____），对档案的题名、责任者、年代、保管期限、载体形