公司文件存档及档案管理系统.docVIP

公司文件存档及档案管理系统工具模板

一、适用范围与典型场景

本系统适用于各类企业、事业单位的文件存档与档案管理需求，覆盖日常办公、项目管理、合规审计等多场景，具体包括：

日常行政文件归档：如年度工作总结、会议纪要、内部通知、人事档案（员工*入职材料、考核记录）等；

项目全周期档案管理：从项目立项（可行性报告、审批文件）、执行（合同、进度报告）到结项（验收报告、总结材料）的全过程文件；

合规审计资料存档：满足外部审计（如财务审计、合规检查）或内部审计的档案调取需求，保证文件可追溯；

历史档案数字化整理：对纸质档案进行分类、编码、扫描录入，实现电子化检索与管理，提升历史资料利用率。

二、标准化操作流程

（一）文件收集与初步整理

收集范围界定：根据部门职能或项目类型，明确需归档的文件清单（如行政类含“红头文件”，项目类含“变更单”），避免遗漏或纳入无关文件。

文件预处理：

纸质文件：去除订书针、回形针等金属物，抚平褶皱，对破损文件进行修补或复印；

电子文件：检查格式兼容性（如PDF、Word、Excel），命名规范为“文件名-日期-版本号”（如“2023年度销售计划V1.0”）。

初步排序：按时间顺序或逻辑关联性（如项目“立项-执行-结项”顺序）对文件排序，保证后续分类有序。

（二）档案分类与编码

分类标准制定：采用“一级分类+二级分类”结构，示例：

一级分类：行政类（A）、财务类（B）、项目类（C）、人事类（D）、审计类（E）；

二级分类：行政类下分“制度文件（A1）”“会议文件（A2）”“合同协议（A3）”，以此类推。

编码规则设计：采用“分类代码-年份-流水号”格式，示例：

行政类2023年第3份会议文件编码为“A2-2023-003”；

项目类“项目”2023年第1份合同编码为“C-项目-2023-001”。

标签粘贴：纸质档案在右上角粘贴分类标签，电子档案在文件属性中标注编码及分类信息。

（三）系统录入与存储

信息录入：将档案信息录入管理系统（或Excel台账），必填项包括：文件名称、编码、分类、形成日期、页数（纸质）、存储位置（如“档案柜-1层-3列”）、经办人*、备注（如“涉密”）。

存储管理：

纸质档案：按编码顺序存入专用档案柜，标注柜层位置，定期检查温湿度（建议温度14-24℃，湿度45-60%）；

电子档案：刻录光盘或存储于加密服务器，定期备份（每月1次），防止数据丢失。

（四）日常管理与维护

动态更新：新增档案及时补充录入系统，修改档案信息（如文件名称变更）需备注变更原因及时间，保证信息准确。

定期盘点：每季度对纸质档案进行清点，核对台账与实物是否一致；每年对电子档案进行数据完整性检测，备份文件异地保存。

（五）档案借阅与归还

借阅申请：借阅人填写《档案借阅申请表》，注明档案名称、编码、借阅事由、归还期限，经部门负责人审批后提交档案管理员。

借阅登记：管理员核对信息无误后，借阅人*签字领取，电子档案需记录借阅IP、时间及权限。

归还检查：归还时检查文件是否完好、有无缺页，电子档案确认无外传后，管理员在系统中标记“已归还”。

（六）到期鉴定与销毁

鉴定流程：档案保管期满（如会计档案保管期限参照国家规定），由档案管理员会同部门负责人、法务人员组成鉴定小组，判定是否具有继续保存价值。

销毁执行：对无保存价值的档案，填写《档案销毁审批表》，经总经理*审批后，由两人以上监销，纸质档案采用粉碎或焚烧处理，电子档案彻底删除并销毁备份介质，监销人签字确认。

三、核心模板工具

（一）文件归档清单

序号

文件名称

文件编号

分类编码

形成日期

页数

存储位置

经办人*

备注

1

2023年度工作总结

BG-2023-001

A1-2023

2023-12-31

15

档案柜-1层-1列

张*

年度总结

2

项目合同

HT–001

C–2023

2023-05-10

8

档案柜-2层-2列

李*

涉密

（二）档案分类编码表

一级分类

一级代码

二级分类

二级代码

编码示例

行政类

A

制度文件

A1

A1-2023-001

会议文件

A2

A2-2023-003

项目类

C

立项文件

C1

C-项目-2023-C1-001

合同协议

C2

C-项目-2023-C2-001

（三）档案借阅申请表

借阅部门

借阅人*

档案名称

档案编码

借阅事由

借阅期限

审批人*

借阅日期

归还日期

备注

市场部

王*

项目市场调研报告

C–2023-005

项目复盘

2023-10-15

赵*

2023-10-01

2023-10-15

电子

（四）档案销毁审批表

档案名称

档案编码

数量（页/份）

保管期限

鉴定意见

审批人*

监销人*

销毁日期

备注

2022年临时文件

A2-2022-

50

3年

无保存价值

陈*

刘、周