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商业合同标准审查及签订流程工具模板

一、适用范围与应用场景

本流程适用于企业对外开展各类商业合作时的合同管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、合作协议、委托合同等。适用于企业法务部门、业务部门、财务部门及相关管理层，旨在规范合同全生命周期管理，防范法律风险，保障企业合法权益。具体场景包括：

企业与供应商/采购商签订买卖合同时；

企业与第三方服务机构（如咨询、广告、IT服务等）签订服务合同时；

企业与合作伙伴开展项目合作、联营等业务时；

其他涉及双方权利义务的商业合作场景。

二、标准操作流程详解

（一）需求提出与合同起草

责任主体：业务部门（需求发起方）、法务部门（起草主导方）。

操作内容：

业务部门根据合作需求，明确合同核心要素（如合作标的、数量、价格、履行期限、双方权利义务等），填写《合同立项申请表》（见配套表单1），经部门负责人审批后提交法务部门。

法务部门结合业务需求及企业内部管理制度，起草合同文本，保证合同条款合法合规、权责清晰，重点包括：合同主体信息、标的描述、质量标准、价款/报酬及支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式、保密条款、不可抗力等核心内容。

对于复杂或重大合同，业务部门应提供合作背景、技术参数、市场调研等辅助材料，法务部门可会同业务部门共同起草。

输出成果：合同初稿、《合同立项申请表》。

（二）内部审核（多部门协同）

责任主体：法务部门（初审）、业务部门（业务条款审核）、财务部门（财务条款审核）、风控部门（风险审核，如需）。

操作内容：

法务初审：审核合同主体资格、法律条款合法性、违约责任合理性、争议解决方式有效性等，重点关注是否存在法律漏洞、显失公平条款或与企业现行制度冲突的内容。

业务审核：审核合同标的、技术参数、履行期限、交付标准等业务条款是否符合合作需求，保证与前期沟通一致。

财务审核：审核价款/报酬、支付方式、税费承担、发票开具要求等财务条款，保证符合企业财务制度，防范资金风险。

风控审核（如需）：针对重大或高风险合同（如金额超限、涉及新业务领域等），风控部门需评估合作风险（如履约能力、市场风险、政策风险等），并提出风控建议。

输出成果：各部门审核意见表、修订版合同文本。

（三）合同对方主体资格审查

责任主体：业务部门（提供资料）、法务部门（审核确认）。

操作内容：

业务部门要求合同对方提供主体资格证明文件，包括但不限于：

企业法人：营业执照（复印件加盖公章）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如签约代表非法定代表人）；

其他组织：登记证书、负责人证件号码明；

自然人：证件号码复印件及户籍证明。

法务部门审核上述文件的真实性、有效性及经营范围，确认对方是否具备履约能力（如特殊行业需提供资质许可证，如建筑行业需具备相应等级资质）。

对于长期合作方，可建立“合格供应商名录”，定期更新资质信息；对于新合作方，必要时可通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实企业信用状况。

输出成果：《合同对方主体资质审查表》（见配套表单2）、审查结论报告。

（四）合同谈判与修订

责任主体：业务部门（主导谈判）、法务部门（法律条款支持）、财务部门（财务条款支持）。

操作内容：

业务部门根据合同初稿与对方进行谈判，重点就价格、履行期限、违约责任等核心条款达成一致，谈判过程需形成书面记录。

法务部门参与法律条款谈判，针对对方提出的修改意见，从法律合规性角度提出应对方案，保证企业权益不受损害。

谈判达成一致后，法务部门根据谈判结果修订合同文本，形成终稿，并由双方确认无误。

输出成果：《合同谈判记录表》（见配套表单3）、合同终稿。

（五）最终审批

责任主体：业务部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人、分管领导/总经理（根据合同金额及重要性分级审批）。

操作内容：

业务部门负责人审核合同的业务必要性及条款一致性；

法务部门负责人审核合同的法律风险及合规性；

财务部门负责人审核财务条款的资金安全性；

根据企业《合同管理办法》规定的审批权限，由分管领导或总经理进行最终审批。重大合同（如金额超500万元或涉及核心业务）需提交企业决策层（如董事会）审议。

输出成果：审批通过的合同终稿、《合同审批表》（见配套表单1）签字版。

（六）用印与签订

责任主体：行政部（用印管理）、法务部门（签订监督）、业务部门（签订执行）。

操作内容：

业务部门持审批通过的《合同审批表》及合同终稿，到行政部申请用印。行政部核对审批手续是否齐全、合同文本是否与审批版本一致，确认无误后加盖企业公章或合同专用章（严禁空白合同用印）。

合同签订原则上由双方法定代表人或授权代表签字，授权代表需提供有效的《授权委托书》。签订时，双方应加盖骑缝章（多页合同）或骑缝签字，保证合同文本完整无缺页。

签订完成后，业务部门收回合同正本（至少一式两份，双方各