业务部门协作标准化模板.docVIP

业务部门内部协作标准化模板

适用协作场景

跨项目任务协同：如市场推广与产品研发配合完成新品上市筹备；

资源协调申请：如临时调用设计部人力支持客户提案制作；

进度同步与反馈：如项目阶段性成果汇总、问题同步及风险预警；

临时协作需求：如部门内紧急任务分配、跨岗位知识共享等。

协作流程操作指引

第一步：协作需求发起

操作内容：

需求发起人明确协作目标、任务范围、交付标准及时限，填写《协作任务跟踪表》（见模板表格），标注“待确认”状态；

若涉及资源协调（如人力、物料、数据等），需在“备注”栏详细说明需求细节，避免模糊表述（如“尽快完成”“大概需要支持”等）；

通过部门协作平台（如企业钉钉群）或邮件发送表格，相关协作部门/人员，并附简要任务说明（100字内）。

责任人：需求发起人（如项目组长、业务主管等）。

第二步：协作需求确认与分工

操作内容：

协作部门/人员在收到需求后2个工作日内反馈确认结果，确认内容包括：是否承接任务、可投入资源、初步时间节点；

若无法承接，需在反馈中说明原因（如当前任务饱和、资源不足等），并提出替代方案建议（如调整时限、协调其他资源等）；

需求发起人汇总确认结果，明确任务负责人及具体分工，更新《协作任务跟踪表》状态为“执行中”。

责任人：协作部门负责人、需求发起人。

第三步：任务执行与进度同步

操作内容：

任务负责人按照分工制定详细执行计划，明确关键节点（如初稿完成时间、修改反馈时间等），并在协作平台同步进度；

执行过程中若遇问题（如资源冲突、需求变更等），需提前1个工作日发起“协作问题反馈”，说明问题详情及所需支持，需求发起人及相关部门；

需求发起人每周通过协作平台或简短会议同步整体进度，保证信息透明。

责任人：任务负责人、需求发起人。

第四步：成果交付与反馈闭环

操作内容：

任务负责人按交付标准完成成果，将文件/结果至协作平台，并在《协作任务跟踪表》中标注“待验收”，需求发起人；

需求发起人收到成果后2个工作日内完成验收，验收通过则更新状态为“已完成”；若需修改，需明确修改意见及再次交付时限；

协作结束后，需求发起人在部门协作群内简要总结协作效果（如“高效完成”“需加强沟通同步”等），并归档《协作任务跟踪表》至部门共享文档。

责任人：任务负责人、需求发起人。

协作任务跟踪表

任务ID

任务名称

发起部门

协作部门/人员

负责人

任务描述

交付标准

截止时间

当前进度

备注

PR客户提案设计支持

市场部

设计部（*设计师）

*经理

配合完成Q3大客户提案的视觉设计

3套初稿+2轮修改

2024-05-20

执行中

需包含品牌VI规范

TS月度数据汇总分析

运营部

数据组（*分析师）

*专员

汇编5月用户活跃度、转化率数据

Excel表格+趋势图

2024-06-01

待确认

需对比4月数据

协作关键注意事项

信息同步及时性：任务进度、问题变更需在协作平台实时同步，避免私下沟通导致信息差；

责任边界清晰：明确“发起-执行-验收”三方权责，避免推诿或职责重叠；

需求变更规范：若原任务需求变更，需由需求发起人重新填写《协作任务跟踪表》并更新状态，未经确认不得擅自调整；

成果归档管理：协作完成的成果（文件、数据、报告等）需按“任务ID+日期”命名，存储至部门共享文件夹，便于后续查阅；

沟通礼仪规范：跨部门沟通需使用礼貌用语，反馈问题聚焦解决方案而非指责，维护协作氛围。