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品质部文员岗位职责及绩效考核标准

在现代企业管理体系中，品质管理是保障产品与服务竞争力的核心环节。品质部文员作为部门高效运转不可或缺的支持力量，其工作的规范性、准确性与及时性，直接影响着品质管理工作的顺畅推进。以下将详细阐述品质部文员的岗位职责与相应的绩效考核标准，旨在明确工作方向，提升工作效能，为部门整体目标的达成提供坚实保障。

一、岗位职责

（一）文件与记录管理

品质部文员首要负责部门各类文件与记录的系统化管理。这包括但不限于品质手册、程序文件、作业指导书、检验规范等体系文件的受控分发、登记、借阅、回收与归档工作，确保文件版本的有效性与追溯性。同时，需对每日的检验记录、试验数据、客诉处理单、内部审核报告等各类品质记录进行及时收集、整理、编号、装订与存档，确保记录的完整性、清晰性和可追溯性，为后续的数据分析与问题追溯奠定基础。在文件管理过程中，需严格遵守公司文件控制程序，防止失效文件的非预期使用，并协助进行文件的定期评审与更新工作。

（二）品质数据统计与报告

准确、及时地进行品质数据的统计与分析是品质部文员的核心职责之一。需协助品质工程师或主管，收集每日、每周、每月的检验数据、过程控制数据、不合格品数据等，并按照既定的格式与方法进行汇总、整理与初步分析。基于统计数据，按时编制各类品质报告，如每日品质简报、周/月度品质状况分析报告、客诉处理进展报告等，确保相关信息能够及时、准确地传递给管理层及相关部门，为决策提供数据支持。同时，负责品质数据的录入与维护，确保数据库的准确性与完整性。

（三）部门日常事务支持与沟通协调

品质部文员需承担部门内部的日常行政事务支持工作，以保障部门的高效运作。这包括部门办公用品的申领、分发与管理，确保办公资源的充足；协助组织部门内部会议，负责会议通知、会议记录的整理与分发；管理部门人员的考勤记录，协助核算相关补贴等。在沟通协调方面，需作为部门的窗口之一，负责接听部门电话，做好来电记录与转达；接收、登记外来文件、资料，并及时分发给相关人员；协助处理客户投诉的接收、登记与初步传递工作，并跟踪处理进度。同时，需与公司其他部门（如生产部、采购部、销售部等）保持良好沟通，传递品质信息，协调处理与品质相关的事务。

（四）体系运行支持与改进协助

在公司质量管理体系（如ISO9001等）的运行过程中，品质部文员需提供积极支持。协助准备内部审核、外部审核及管理评审所需的文件资料与记录；参与体系文件的受控管理，确保体系文件的最新版本在各相关场所得到应用。对于体系运行中发现的问题或潜在改进机会，需积极收集相关信息，并协助品质工程师或主管进行初步的整理与反馈，为体系的持续改进贡献力量。此外，还需协助部门开展品质宣传与培训活动，准备相关资料，记录培训情况。

二、绩效考核标准

（一）文件与记录管理考核

1.文件管理规范性：文件分发、归档及时率与准确率，确保文件版本有效，无错发、漏发或使用失效文件的情况。文件借阅、回收流程执行到位，记录完整。

2.记录完整性与准确性：各类品质记录的收集及时、完整，填写规范、清晰，归档有序，能够满足追溯要求。定期检查无重要记录缺失或明显错误。

（二）品质数据统计与报告考核

1.数据统计准确性：统计数据与原始记录的一致性高，计算错误率低，确保数据的真实性与可靠性。

2.报告及时性与质量：各类品质报告能够按规定时间节点提交，报告内容完整、条理清晰，数据准确，分析到位，结论明确，能为管理决策提供有效支持。

3.数据系统维护：数据录入及时、准确，数据库信息更新维护良好，便于查询与统计。

（三）部门日常事务支持与沟通协调考核

1.事务处理效率：办公用品管理、会议组织、考勤记录等日常事务处理及时、高效，无明显延误。

2.沟通响应与协作：电话接听、文件传递、信息转达及时准确，与内部同事及外部相关方沟通顺畅，积极配合各项工作，服务态度良好，有效协助解决跨部门协调问题。

3.客诉处理支持：客诉信息接收、登记及时，传递准确，跟踪到位，协助保障客诉处理流程的顺畅进行。

（四）体系运行支持与改进协助考核

1.体系文件支持：能够按要求提供审核所需文件资料，文件受控状态良好。

2.改进建议与参与：积极参与部门品质改进活动，能够主动发现工作中存在的问题并提出合理化建议，或协助收集改进相关的数据与信息。

（五）综合素养与职业态度考核

1.责任心与主动性：工作认真负责，积极主动，能够按时保质完成本职工作及领导交办的其他任务。

2.学习能力与适应性：乐于学习新知识、新技能，能够快速适应工作内容或流程的变化。

3.保密意识：严格遵守公司保密规定，不泄露部门及公司敏感信息。

通过以上岗位职责的明确与绩效考核标准的设定，旨在引导品质部文员清晰认知自身工作重心，持续提升专业素养与工作绩效，从