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办公设备采购及维护管理流程模板

一、适用范围与背景说明

二、办公设备采购全流程指南

（一）需求提出与初审

需求发起：各部门根据工作需要，填写《办公设备采购申请表》（见表1），详细说明设备名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算来源及使用人等信息，由部门负责人签字确认后提交至行政部（或后勤部/综合管理部，下同）。

需求初审：行政部对需求的合理性进行审核，重点核查：

设备是否符合部门职能及工作实际需要；

规格参数是否满足最低配置要求，是否存在过度配置；

预算是否在部门年度预算额度内。

审核通过后进入下一环节；不通过则退回部门并说明理由。

（二）预算审批与立项

预算汇总：行政部汇总各部门采购需求，编制《办公设备采购预算汇总表》，按季度/年度提交至财务部复核。

最终审批：财务部审核预算总额及资金来源，根据单位授权流程报请分管领导（如：分管行政副总/办公室主任）及主要领导*审批。重大采购项目（如单台设备超5000元或年度总预算超10万元）需经领导班子集体审议通过。

（三）供应商选择与比价

供应商征集：行政部通过公开招标、询价采购或定点供应商库等方式，筛选3家及以上合格供应商，要求其提供设备报价单、产品说明书、质保承诺及售后服务方案。

综合评估：成立由行政部、使用部门、财务部代表组成的采购评估小组，从价格（权重40%）、设备功能（权重30%）、售后服务（权重20%）、企业资质（权重10%）等维度进行打分，形成《供应商评估表》（见表2）。

确定供应商：根据得分高低确定中标供应商，特殊情况需说明理由并报请分管领导*审批。

（四）采购合同签订与执行

合同拟定：行政部与供应商签订《办公设备采购合同》，明确设备型号、数量、价格、交付时间、付款方式、质保期限、违约责任等条款，法务部门（或指定专人）审核合同合规性。

订单下达：合同签订后，行政部向供应商发出《采购订单》，要求按约定时间、地点交付设备，并提前3个工作日通知使用部门及行政部准备验收。

（五）设备验收与入库

现场验收：设备送达后，由行政部组织使用部门、供应商共同验收，对照采购清单核对设备外观、数量、规格型号，开机测试基本功能（如计算机开机速度、打印机打印质量等），填写《设备验收单》（见表3）。

问题处理：验收中发觉设备损坏、功能不符或型号错误等问题，当场要求供应商更换或整改，整改后重新验收。

资产登记：验收合格后，行政部将设备信息录入单位固定资产管理系统，粘贴资产标签（编号、名称、采购日期、使用人等），登记《办公设备台账》（见表4），同时将设备、保修卡、说明书等资料交使用部门保管。

三、办公设备维护管理操作规范

（一）日常使用与保养

使用规范：使用人需严格按照设备说明书操作，保持设备清洁干燥，避免随意拆卸、改装；下班前关闭设备电源（长期不使用时拔掉电源插头）。

定期保养：行政部每季度组织一次设备全面检查，包括清洁内部粉尘、检查线路接口、测试运行功能等，填写《设备定期保养记录表》（见表5），对发觉的小问题及时处理。

（二）故障报修与响应

报修发起：设备出现故障时，使用人填写《设备故障报修单》（见表6），详细描述故障现象、发生时间、使用情况，通过OA系统或邮件提交至行政部，紧急情况可先电话联系行政部（联系人：）*后补单。

故障分级：行政部根据故障影响程度分级：

轻微故障（如卡纸、软件小问题）：24小时内响应，48小时内修复；

一般故障（如硬件部件损坏、无法启动）：72小时内响应，5个工作日内修复；

严重故障（如主板损坏、设备无法使用）：立即响应，协调供应商或专业维修机构优先处理，7个工作日内修复或提出解决方案。

（三）维修过程与结果确认

维修实施：行政部根据故障类型选择维修方式：

质保期内设备：联系供应商免费维修或更换；

质保期外设备：委托定点维修机构或原厂维修，维修前需确认费用并报行政部负责人*审批。

结果验收：维修完成后，使用人与行政部共同测试设备功能，确认故障排除后，在《设备故障报修单》上签字确认，维修人员留存维修记录。

（四）设备报废与处置

报废申请：设备达到使用年限（如计算机5年、打印机6年）、维修成本过高（超过重置价值50%）或技术淘汰时，由使用部门提交《办公设备报废申请表》，说明设备现状、报废原因、残值预估。

审批与处置：行政部组织技术鉴定（可邀请专业人员参与），确认符合报废条件后报领导*审批；审批通过后，按单位国有资产处置规定公开拍卖或回收，报废设备信息从固定资产管理系统注销，台账备注“已报废”。

四、配套表单模板清单

表1：办公设备采购申请表

申请部门

申请人*

申请日期

设备名称

规格型号

单位（台/套）

用途说明（需详细描述工作需求）

预算来源

□年度预算内□专项预算□其他______

部门负责人签字：

日期：

表2：供应商评估表

供应商名称

评估日期

评估小组

评估项