标准化采购合同模版以及管理使用说明书.docVIP

标准化采购合同模板及管理使用说明书

第一章总则

1.1编制目的

为规范企业采购行为，统一合同标准条款，降低合同签订风险，提高采购效率，特制定本标准化采购合同模板及管理使用说明书。本模板适用于企业各类采购业务场景，旨在通过标准化流程实现合同管理的规范化、精细化。

1.2编制依据

依据《_________民法典》《_________采购法》等相关法律法规，结合企业采购管理实际需求制定。

第二章适用业务场景

2.1通用采购场景

原材料采购：生产用主要原料、辅助材料、零部件等；

设备采购：生产设备、办公设备、仪器仪表等；

服务采购：技术服务、维修服务、咨询服务、物流服务等；

其他采购：办公用品、低值易耗品、劳保用品等非生产类物资采购。

2.2特殊场景适配说明

框架协议采购：可在本模板基础上增加“框架协议有效期”“单笔订单确认机制”等条款；

跨境采购：需补充“关税承担”“汇率条款”“进出口合规”等特殊约定；

紧急采购：可简化内部审批流程，但合同核心条款（如标的、价格、质量标准）仍需明确。

第三章操作流程指引

3.1合同准备阶段

3.1.1需求确认

业务部门根据生产经营需求，填写《采购需求申请表》，明确采购标的名称、规格型号、数量、质量要求、交付时间、预算金额等关键信息；

需求部门负责人对采购需求的合理性、必要性进行审核签字。

3.1.2供应商选择

采购部门根据采购金额及企业采购制度，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式确定合格供应商；

供应商需提供营业执照、相关资质证明（如生产许可证、经营许可证等）及法定代表人证件号码明，采购部门需核实供应商资质的有效性。

3.1.3资料收集

收集供应商报价单、技术参数、样品（如需）、质量承诺等文件；

整理采购需求审批表、供应商资质文件、比价记录等支撑材料，作为合同附件。

3.2合同模板选择与填写

3.2.1模板选择

根据采购标的类型，选择对应的标准化合同模板（如《货物采购合同模板》《服务采购合同模板》）；

若模板无法完全覆盖特殊需求，可在“其他约定”条款中补充，但不得与模板核心条款冲突。

3.2.2合同填写规范

合同编号：按企业编码规则填写，格式为“采购年度-采购部门代码-合同序号”（如2024-CG-001）；

合同主体信息：

采购方：填写企业全称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、联系人及联系方式（电话：[请填写]，联系人：*先生/女士）；

供应商：填写供应商全称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、联系人及联系方式（电话：[请填写]，联系人：*经理）；

合同标的：填写产品名称、规格型号、品牌（如需）、技术参数（详见附件），服务类需明确服务范围、内容及标准；

数量与价格：

数量：填写采购数量，单位需明确（如“台”“件”“吨”）；

单价：含税单价，注明税率（如13%、6%）；

总价：大写和小写金额需一致，大写金额前加“人民币”字样，末尾加“整”字（如人民币壹万元整）；

质量标准：明确执行国家标准（GB）、行业标准、企业标准或双方约定的技术条件，注明验收方法及依据；

交付条款：

交付时间：具体到年月日，或约定“合同签订后X日内”；

交付地点：填写具体收货地址（如“采购方仓库：省市区路号”）；

运输方式：由供应商负责运输（费用承担方需明确，如“运输费用由供应商承担”）；

验收条款：

验收时间：货物交付后X日内（如3个工作日）；

验收标准：依据合同约定的质量标准及附件；

验收结果处理：验收合格签署《验收确认单》；验收不合格，供应商需在X日内更换或整改，相关费用由供应商承担；

付款方式：明确付款节点、比例及账户信息（如“合同签订后支付30%预付款，验收合格后支付65%，质保期满无质量问题支付5%质保金”）；

违约责任：

供应商违约：逾期交货、质量不合格等，按合同总金额的X%支付违约金，赔偿采购方损失；

采购方违约：逾期付款，按应付未付金额的X%支付违约金；

争议解决：约定由采购方所在地人民法院诉讼解决，或提交仲裁委员会仲裁；

合同生效：本合同自双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（合同专用章）之日起生效。

3.3合同审核与签署

3.3.1内部审核

填写完成的合同模板，需依次通过以下部门审核：

采购部门：审核合同条款与采购需求、供应商信息的一致性；

财务部门：审核价格、付款方式、税务条款的合规性；

法务部门：审核合同条款的合法性、完整性，防范法律风险；

分管领导：审核合同金额、审批权限是否符合企业规定。

3.3.2外部签署

审核通过后，由采购部门将合同文本打印一式X份（通常一式四份，采购方、供应商各执两份）；

双方法定代表人或授权代表签字，并加盖企业公章或合同专用章；

合同签署后，采购部门将原件分发给供应商及企业内部相关部门（财务部、档案室、需求