项目会议纪要标准化格式及书写指导.docVIP

项目会议纪要标准化格式及书写指导

一、适用会议类型与常见应用场景

项目会议纪要作为项目过程管理的重要文档，广泛应用于各类项目会议场景，保证会议成果的有效沉淀与执行跟踪。常见适用场景包括：

项目启动会：明确项目目标、范围、团队分工及关键里程碑，记录各方共识与初始计划。

周/月度例会：跟踪项目进度、同步阶段性成果、讨论当前问题及解决方案，更新后续工作计划。

专题评审会：针对项目中的关键技术方案、设计成果、风险应对策略等进行评审，记录评审结论与修改意见。

阶段总结会：复盘项目阶段性执行情况，分析偏差原因，总结经验教训，调整后续策略。

问题解决会：聚焦项目推进中的具体问题（如资源冲突、需求变更、技术瓶颈等），明确解决方案与责任人。

不同场景下，纪要侧重点略有差异（如启动会重“规划”，例会重“跟踪”，评审会重“结论”），但均需遵循“客观记录、突出重点、可追溯”的核心原则。

二、会议纪要撰写全流程操作指南

（一）会前准备工作：明确目标，预判重点

确认会议核心目的

提前与会议主持人（如项目经理*）沟通，明确本次会议需达成的目标（如“确定需求优先级”“评审技术方案可行性”），预判会议需输出的关键成果（如决议、待办任务）。

梳理会议议程与资料

获取会议议程，梳理各议题的逻辑顺序与关联性；提前审阅会议背景资料（如项目计划、需求文档、上期纪要等），熟悉讨论内容，避免记录时因信息不熟悉遗漏重点。

准备记录工具与模板

根据会议类型准备记录工具（如Word、Excel或专业会议纪要软件），打开标准化模板（见第三部分），提前填写会议基本信息（名称、时间、地点等）。

明确参会人员分工

若条件允许，可安排专人记录讨论要点（如内容记录员），专人捕捉决议与待办（如任务记录员），保证信息全面准确。

（二）会中信息记录：聚焦关键，精准捕捉

记录基础信息

会议基本信息：准确记录会议名称、编号（如“项目周会）、时间（起止时间、时区）、地点（会议室/线上会议）、形式（线上/线下）、主持人、记录人。

参会人员：详细记录参会人员姓名（如、）、职务（如产品经理、开发工程师），标注缺席人员及原因（如“*（测试组长）因客户评审会缺席”）。

聚焦核心讨论内容

按“议题-讨论要点-结论”的逻辑记录，避免逐字逐句记录发言。重点关注：

争议点：记录各方分歧的核心观点（如“设计部认为需优先兼容旧版本，技术部建议采用新技术重构”）。

共识点：明确无异议的结论（如“一致同意需求优先级排序：功能A＞功能B＞功能C”）。

数据与事实：关键数据（如“当前项目进度滞后15%”）、事实依据（如“测试环节发觉3个高优先级bug”）。

准确捕捉决议与待办

决议与待办是纪要的“执行核心”，需记录“5W1H”要素：

What：具体任务或决议内容（如“完成需求文档V2.0版本修订”）。

Who：负责人（明确到人，如“*赵六（产品经理）”）。

When：截止时间（具体日期或时间节点，如“2024年5月5日17:00前”）。

Why：任务背景或目标（可选，如“为配合下周技术评审”）。

Where：任务涉及模块/环节（可选，如“用户管理模块”）。

How：执行方式或要求（可选，如“需附优先级说明文档”）。

标注附件与补充说明

会议中提及的演示文档、数据报表、设计图等，需记录附件名称及提供人（如“附件1：需求优先级排序表-提供人*”）；对存疑信息（如待确认的数据），标注“需核实”并记录后续跟进人。

（三）会后整理与输出：规范格式，及时分发

整理会议内容

会后2小时内完成初稿整理，按“基本信息-议程讨论-决议事项-待办任务-附件”的结构梳理内容，保证：

语言简洁：删除冗余口语化表达（如“我觉得”“可能”），用中性、客观的书面语（如“会议认为”“建议”）。

逻辑清晰：按议程顺序排列，同一议题下的讨论内容集中呈现，避免交叉混乱。

重点突出：对决议、待办任务加粗或单独列表标注，方便快速查阅。

审核与校对

内容准确性：与参会人员（尤其是决议负责人）核对关键信息（如任务截止时间、负责人姓名），避免遗漏或错误。

格式规范性：检查是否符合模板要求（如编号统一、日期格式一致），错别字、标点符号等低级错误。

完整性：确认是否覆盖所有议题、决议及待办，附件清单是否与实际一致。

分发与存档

审核通过后，24小时内通过邮件、项目管理工具（如钉钉、飞书）等渠道分发，明确标注“会议纪要-请查收执行”，并抄送所有参会人员及相关干系人（如项目发起人*）。

按公司文档管理要求存档（如至项目共享文件夹、归档至文档管理系统），命名规则建议为“项目名称-会议类型-日期-版本号”（如“项目-周会V1.0”），保证后续可追溯。

三、标准化会议纪要模板

会议基本信息表

项目

内容

会议名称

（如：项目V2.0需求评审会）

会议编号