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外审不符项整改报告填写范例

一、引言

本报告旨在针对[YYYY年MM月DD日]至[YYYY年MM月DD日]期间，由[审核机构名称，例如：XX认证中心]对我司[相关体系/项目名称，例如：ISO9001质量管理体系]进行的[第X次]外部审核中所发现的不符项，详细阐述整改措施、实施过程、验证结果及预防机制。此报告的编制严格遵循审核要求及公司内部管理规定，力求内容真实、数据准确、逻辑清晰，以全面展示我司对审核发现问题的高度重视与有效改进能力。

二、整改工作组织与实施

为确保整改工作的顺利推进与有效落实，公司成立了由[指定负责人姓名及职务，例如：管理者代表XXX]牵头，各相关部门（如[部门A]、[部门B]、[部门C]）负责人及骨干人员组成的专项整改小组。小组职责包括：不符项原因分析、整改方案制定、整改任务分解、进度跟踪、效果验证及文件资料归档。整改工作严格按照“原因未查清不放过、措施未落实不放过、责任人未明确不放过、效果未验证不放过”的原则组织实施。

三、外审不符项具体描述与整改措施

（一）不符项一：文件控制与管理

1.不符项描述：

审核发现，[具体部门，例如：生产部]所使用的[具体文件名称，例如：《XX产品装配作业指导书》]版本号为A/0，而质量管理部门最新发布的有效版本为A/1。该部门未能及时获取并更新此作业指导书，导致现场部分操作仍沿用旧版文件要求，存在质量风险。此情况不符合[相关标准/体系文件编号及条款，例如：ISO9001:20157.5.3.2文件控制-确保在使用处可获得适用文件的有关版本]的要求。

2.原因分析：

*直接原因：[生产部]文件管理员在近期的文件换版通知接收过程中，因工作疏忽未能及时查收并分发新版作业指导书。

*根本原因：公司现行的文件分发与接收确认机制存在薄弱环节，主要依赖邮件通知及人工签收，缺乏系统性的跟踪与提醒功能；同时，各部门文件管理员对文件变更的敏感性及重要性认识不足，未能建立定期自查文件有效性的习惯。

3.纠正措施：

*立即为[生产部]所有相关岗位人员分发《XX产品装配作业指导书》（A/1版），并回收旧版文件（A/0版）统一销毁，确保现场无无效文件流通。完成时限：[整改报告提交日期前X日，例如：X年X月X日]。

*组织[生产部]相关操作人员进行新版作业指导书的专项培训与考核，确保其理解并掌握新要求。完成时限：[整改报告提交日期前X日]。

*由质量管理部牵头，修订《文件控制程序》，在文件分发环节引入“分发清单跟踪表”，明确接收部门、接收人、接收日期，并要求接收人签字确认后反馈至发放部门，形成闭环管理。完成时限：[整改报告提交日期后X周内]。

4.纠正措施完成情况及证据：

*[生产部]已于[X年X月X日]完成新版作业指导书的分发与旧版文件回收工作，《文件分发与回收记录表》见附件一。

*[生产部]于[X年X月X日]组织了新版作业指导书培训，参训人员XX名，考核通过率100%，《培训签到表》及《考核成绩单》见附件二。

*《文件控制程序》修订草案已完成，并经各相关部门会签，计划于[X年X月X日]正式发布实施。修订草案评审记录见附件三。

5.预防措施：

*建立公司级“文件受控清单”共享平台（如内部局域网共享文件夹或专业管理软件），实时更新所有受控文件的最新版本信息，各部门文件管理员及关键岗位人员可随时查询。每季度由质量管理部牵头，组织各部门对所持文件的有效性进行一次全面自查，并将自查结果上报。

*加强对各部门文件管理员的岗位技能培训，提升其对文件控制重要性的认识及操作规范性，培训内容纳入年度培训计划。

（二）不符项二：记录控制

1.不符项描述：

审核时发现，[具体部门，例如：采购部]在[具体活动，例如：XX原材料]的入厂检验记录中，有部分记录（共X份，具体编号：XXX,XXX...）的检验员签名栏为空白，且部分关键检验项目（如[具体项目，例如：尺寸A]）的实测数据未填写，仅标注“合格”。此情况不符合[相关标准/体系文件编号及条款，例如：ISO9001:20157.5.3.1记录控制-应保持记录的清晰、易于识别和检索]的要求。

2.原因分析：

*直接原因：检验员在完成检验工作后，未能立即完整填写检验记录并签名，存在事后补填或漏填现象；部分检验员认为某些“常规合格”项目无需记录具体数据，仅标注结果即可。

*根本原因：对《记录控制程序》中关于记录填写的规范性要求宣贯不到位，检验人员对记录的真实性、完整性、可追溯性理解不够深入；缺乏有效的日常监督检查机制，未能及时发现并纠正此类不规范行为。

3.纠正措施：

*立即对[采购部]所有[XX原材料]入厂检验记录进行全面排查，对发现的X份不完整记录，由原检验员