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人力资源管理基础表单工具集

引言

人力资源管理基础表单工具集是企业HR日常工作的标准化支撑工具，旨在规范员工从入职到离职的全流程管理，保证信息记录准确、流程衔接顺畅、风险可控。本工具集涵盖员工信息管理、入职转正、岗位调整、离职交接、培训发展、绩效考核等核心场景，通过标准化表单模板和清晰的操作指引，帮助HR提升工作效率，保障员工与企业权益。

一、适用工作场景

本工具集适用于企业人力资源管理的全周期关键环节，具体包括：

员工入职管理：新员工信息登记、入职申请审批，保证基础信息完整、合规；

试用期转正管理：员工转正申请、试用期评估，保证转正流程规范、结果公正；

岗位调整管理：内部岗位调动、晋升/降职申请，明确调整依据和双方责任；

员工离职管理：离职申请、工作交接、离职原因分析，保证离职过程有序、信息完整；

培训发展管理：培训需求提报、培训效果评估，支撑员工能力提升与职业规划；

绩效与考勤管理：月度考勤统计、季度/年度绩效考核，为薪酬调整、晋升提供数据依据。

二、工具使用步骤详解

（一）员工信息登记表（入职必备）

作用：收集员工基础信息，建立员工档案基础数据，保证后续管理（如社保、公积金、个税）准确。

操作步骤：

资料准备：新员工需提供身份证复印件、学历/学位证书复印件、离职证明（如有）、银行卡信息（用于薪资发放）、紧急联系人信息等原件及复印件；

表单填写：HR指导新员工填写《员工信息登记表》，保证姓名、身份证号、联系方式、学历、工作经历等关键信息真实、完整（“*员工”需亲笔签名确认）；

信息审核：HR核对原件与表单信息一致性，重点检查身份证号、学历证书编号等关键字段，保证无遗漏或错误；

系统录入：将审核通过的信息录入HR管理系统（如OA、e-HR系统），分类存储（如“基本信息”“学历信息”“合同信息”等模块）；

档案归档：纸质版表单及附件材料放入员工档案袋，按入职时间顺序编号存放，电子版备份至加密文件夹。

（二）转正申请表（试用期结束前使用）

作用：规范试用期员工转正流程，明确转正评估标准，保证员工能力与岗位匹配。

操作步骤：

申请发起：试用期员工（“*员工”）在试用期结束前5个工作日，向直属上级提交《转正申请表》，填写试用期工作总结、转正理由及岗位认知；

上级评估：直属上级对照岗位说明书，对员工试用期工作业绩、态度、能力进行评价，填写“试用期考核意见”（分“优秀/合格/不合格”三档，需具体说明评价依据）；

HR审核：HR核查员工试用期考勤、培训完成情况、上级评价结果，确认是否符合转正条件（如试用期无重大违纪、考勤达标）；

审批反馈：HR将审核结果反馈给员工及部门负责人，合格者办理转正手续（如签订劳动合同变更书、薪资调整），不合格者办理延长试用期或离职手续。

（三）岗位调动申请表（内部岗位调整时使用）

作用：规范内部岗位调动流程，明确调整原因、职责变更及薪资调整依据，保障员工与企业双方权益。

操作步骤：

申请提交：员工（“*员工”）或部门负责人发起《岗位调动申请表》，填写原岗位、拟调岗位、调动原因（如业务需要、员工发展需求）、期望到岗日期；

部门协商：原部门与拟调入部门负责人沟通，确认岗位需求、人员匹配度及薪资标准（如有变动），双方签字确认；

HR审批：HR核查调动是否符合公司制度（如岗位空缺情况、员工任职资格），评估薪资调整合理性，报分管领导审批；

通知与交接：审批通过后，HR书面通知员工及相关部门，员工需在规定时间内完成原岗位工作交接，新部门办理入职手续。

（四）离职申请表（员工离职时使用）

作用：规范离职流程，明确离职原因、工作交接要求，降低离职风险，保障企业信息与资产安全。

操作步骤：

申请提交：员工（“*员工”）根据劳动合同约定提前提交书面离职申请（试用期需提前3天，转正后需提前30天），填写《离职申请表》，说明离职原因、预计离职日期；

部门审批：部门负责人审核离职原因，确认工作交接可行性，签署意见；如为关键岗位，需报分管领导审批；

工作交接：员工与接任人办理交接，填写《工作交接清单》（含工作内容、资料、资产、待办事项等），部门负责人监督确认；

HR办理：HR核对交接清单、考勤、薪资、社保公积金等事项，办理离职证明开具、薪资结算、档案转递等手续。

（五）培训需求表（培训计划制定前使用）

作用：收集员工培训需求，针对性制定培训计划，提升培训效果与员工能力匹配度。

操作步骤：

需求提报：员工（“*员工”）结合岗位要求及个人发展需求，填写《培训需求表》，注明希望培训的领域（如专业技能、管理能力）、培训方式（如线上/线下、内部/外部）、期望时间；

部门汇总：部门负责人收集本部门员工需求，结合部门目标筛选优先级，签署部门意见后提交HR；

HR分析：HR汇总各部门需求，分析培训共性需求（如新员工入职培训、通用技能培训）与个性需求，制定