行政公文撰写与审批标准化流程.docVIP

行政公文撰写与审批标准化流程工具指南

一、适用范围与典型应用场景

本流程适用于公司内部各类行政公文的规范化撰写与审批管理，涵盖但不限于以下典型场景：

规章制度发布：如《公司考勤管理办法》《档案管理规定》等制度的正式印发；

工作部署与通知：如年度工作计划、月度重点任务安排、会议通知、放假安排等；

请示与报告：如部门经费请示、项目进展报告、专项工作总结等；

事务性函件：如跨部门工作协调函、对外事务联络函等；

表彰与决定：如优秀员工表彰决定、人事任免通知等。

二、标准化操作流程详解

（一）公文起草

明确需求与依据

起草前需确认公文目的（如告知、部署、请示等）、适用范围及政策依据（如公司现有制度、上级文件要求等）；

涉及跨部门事项需提前与相关部门沟通，保证内容协调一致。

收集与整理材料

收集与公文主题相关的数据、事实依据、背景资料等，保证信息真实、准确；

对复杂事项可附调研报告或支撑材料作为起草参考。

撰写公文内容

简洁明了，包含“事由+文种”，如《关于召开2024年度总结大会的通知》《关于采购办公设备的请示》；

主送机关：明确公文接收部门或人员，顶格书写，多个部门用顿号分隔；

逻辑清晰，层次分明，一般包括“开头（依据/目的）-主体（事项/要求）-结尾（期望/号召）”；

附件说明：如有附件，在下空一行左空2字标注“附件：1.X”，附件名称后不加标点；

发文机关：填写部门全称，如“行政部”“人力资源部”；

成文日期：用阿拉伯数字标注年、月、日，如“2024年3月15日”。

格式规范

字体：标题用二号小标宋体，用三号仿宋GB2312，一级标题用三号黑体，二级标题用三号楷体GB2312；

行距：行距为28磅，段前段后间距0行；

页边距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm。

（二）部门内部审核

起草人自查

检查内容是否完整、数据是否准确、格式是否符合规范，无误后提交部门负责人审核。

部门负责人审核

重点审核公文内容与本部门职责的关联性、事项的可行性及表述的准确性；

对需修改内容，明确标注修改意见并反馈起草人调整；审核通过后，在《公文审批流程表》“部门审核”栏签字确认。

（三）跨部门会签（如涉及）

确定会签部门

公文内容涉及其他部门职责或资源协调的，需列出会签部门清单（如涉及费用需会签财务部，涉及制度需会签法务部）。

发起会签

起草人将公文初稿及《公文审批流程表》发送至会签部门联系人，明确会签时限（一般不超过2个工作日）。

会签反馈

会签部门从职责合规性、内容可行性等角度审核，无异议则签字；有异议需与起草部门沟通协商，达成一致后签字；若无法达成一致，可提交分管领导协调。

（四）分级审批

根据公文重要性及涉及事项，实行分级审批：

常规事项（如部门通知、一般事务函件）：由分管领导审批；

重要事项（如制度文件、跨部门协调方案、经费请示）：由总经理审批；

重大事项（如战略调整、重大投资决策）：需提交总经理办公会集体审议。

审批人重点审核公文内容的合规性、必要性及与公司整体目标的一致性，在《公文审批流程表》“审批”栏签署意见（“同意”“修改后同意”“不同意”并注明理由）。

（五）用印管理

用印申请

公文审批通过后，起草人持《公文审批流程表》及最终版公文电子版至行政部申请用印。

用印审核

行政专员核对审批手续是否完备、公文内容与审批意见是否一致、格式是否规范，确认无误后登记用印信息（包括用印日期、公文编号、用印份数、申请人等）。

用印执行

按公司规定加盖公章或合同专用章，保证印章清晰、位置准确（一般成文日期上方，右空4字）。

（六）分发与归档

公文分发

根据主送机关及抄送范围，打印相应份数（正本1份，副本按需），由行政部统一登记、封装、递送；

涉密公文需通过机要渠道传递，并做好签收记录。

电子归档

公文分发后，起草人将最终版电子版（PDF格式）及《公文审批流程表》扫描件提交至行政部，由档案管理员按“年度-部门-文种”分类存储至公司档案系统。

纸质归档

公文正本（含附件、审批流程表）由行政部整理后，按时间顺序装入档案盒，标注“部门-文种-年度-文号”，存放至指定档案柜，保存期限按公司档案管理规定执行。

三、常用模板与工具表单

（一）行政公文审批流程表

环节

负责人

职责描述

完成时限

备注（签字/意见栏）

起草

*经办人

撰写公文初稿，保证内容准确、格式规范

1个工作日

部门审核

*部门负责人

审核内容可行性、部门职责匹配度，签署审核意见

1个工作日

跨部门会签

*会签部门负责人

审核职责合规性、协调一致性，签署会签意见

2个工作日

（涉及多部门需逐栏签字）

分级审批

*分管领导/总经理

审核合规性、必要性，签署最终审批意见

1-3个工作日

用印登记

*行政专员

核对审批手续，登记用印信息，加盖公章

0.5个工作日

分发记录

*行政专员