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会议计划与执行流程标准手册
一、手册说明
本手册旨在规范企业内部会议的计划、执行及后续跟进全流程，保证会议目标明确、过程高效、结果落地，减少无效沟通，提升团队协作效率。适用于企业各部门、各层级会议管理，包括但不限于例会、专题会、决策会、项目推进会等。
二、会议计划全流程规范
（一）第一步：精准定位会议目标与类型
核心要求：会议需解决具体问题，避免“为开会而开会”。
目标明确化：根据实际需求确定会议核心目标，如“明确项目Q3关键里程碑并分配责任”“解决跨部门协作流程卡点”“决策方案是否落地”等，目标需符合SMART原则（具体、可衡量、可达成、相关性、时限性）。
类型匹配场景：
决策型会议：需明确结论（如“是否采用A方案”），参会人员需含决策权限人；
沟通型会议：需同步信息、统一认知（如“月度工作进展同步会”）；
问题解决型会议：需聚焦问题根源并输出解决方案（如“客户投诉问题复盘会”）；
务实型会议：需明确行动计划（如“项目启动会”）。
（二）第二步：科学确定参会人员与职责分工
核心要求：“无关人员不参会，相关人员必到位”，保证会议效率与决策有效性。
参会人员筛选：
必邀人员：与会议目标直接相关、需参与讨论或决策的岗位（如项目负责人、决策层、执行部门负责人）；
可选人员：需知晓会议内容或提供专业支持的人员（如法务、技术顾问），可提前同步会议纪要减少参会；
避免邀请：与会议目标无关、仅“凑人数”的人员。
职责分工前置：
主持人：负责控场、引导议程推进、保证目标达成（建议由会议目标相关岗位负责人担任）；
记录人：负责实时记录讨论要点、决议事项、行动项（含负责人、时限），建议由熟悉业务的人员担任；
材料准备人：负责提前整理会议所需数据、方案、背景资料等（根据议题确定责任人）。
（三）第三步：合理规划会议时间与地点
核心要求：兼顾参会人员便利性与会议效率，避免时间冲突或环境干扰。
时间选择：
优先选择工作日上午9:30-11:00、下午14:30-16:30（避免临近下班或午休时段）；
单次会议时长建议：例会≤60分钟，专题会/决策会≤90分钟，超过90小时的会议需设置中场休息；
提前3-5个工作日确认参会人员时间冲突，避免临时调整。
地点/形式选择：
线下会议：优先选择配备投影、白板、麦克风的会议室，提前测试设备；跨部门会议可选择中立区域减少干扰；
线上会议：选用稳定会议工具（如企业钉钉），提前发送、测试音视频，重要会议需准备备用会议号。
（四）第四步：制定详细会议议程
核心要求：议程是会议“路线图”，需明确议题顺序、时间分配及输出成果。
议程结构：
开场（5-10分钟）：主持人明确会议目标、议程及时限，提醒会议纪律；
议题讨论（核心环节）：按“重要紧急”排序安排议题，每个议题需明确“讨论目标+负责人+预计时长”；
总结与确认（5-10分钟）：梳理讨论结果、决议事项及行动项，全体参会人员确认无异议；
结尾：主持人宣布散会，明确会议纪要分发时限。
示例：
序号
议题名称
负责人
预计时长
讨论目标
1
Q3项目里程碑回顾
张*
20分钟
同步当前进展，识别延期风险
2
新市场推广方案决策
李*
30分钟
确定方案是否落地，明确资源需求
3
跨部门协作流程优化
王*
25分钟
输出流程调整建议及责任人
（五）第五步：准备会议材料并发布通知
核心要求：信息前置，保证参会人员提前知晓会议内容，提高讨论效率。
材料准备清单：
必备材料：会议背景说明、议题相关数据/方案（如Q3项目进度表、推广方案PPT）、待决策事项清单；
辅助材料：过往会议纪要（需关联议题）、行业案例参考（如适用）。
会议通知规范：
提前2-3个工作日通过邮件/企业发送通知，包含以下信息：
会议主题（如“项目Q3里程碑推进会”）；
时间（日期+具体起止时间，注明时区）；
地点/线上会议；
会议目标及核心议程；
需提前审阅的材料清单及获取方式；
联系人及联系方式（如需调整会议，请联系行政部赵*，分机号X）。
三、会议执行全流程管理
（一）会前最后准备与确认
会场/设备检查：提前30分钟到场，调试投影、麦克风、灯光、空调等设备，保证线上会议网络稳定；
材料摆放：将纸质议程、材料按参会人数分份摆放，或提前线上共享文档；
人员提醒：再次确认关键参会人员（如决策层、材料负责人）是否到位，如有临时缺席，需调整议题或委托代理人。
（二）会中高效引导与过程控制
开场聚焦：主持人重申会议目标及纪律（如“本次会议需明确Q3里程碑调整方案，请围绕议题发言，避免跑题”），控制开场时间≤10分钟；
议程推进：严格按照议程分配时间，对超时讨论及时提醒（如“该议题剩余5分钟，请聚焦结论”），对偏离议题的发言及时引导（如“此问题与当前议题关联度不高，可会后单独沟通”）；
讨论引导：鼓励参会人员充分表达，尤其关注
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