流程审批在线工具集.docVIP

流程审批在线工具集使用指南

一、适用业务场景

本工具集适用于各类组织内部的标准化流程审批需求，常见应用场景包括但不限于：

费用报销：员工因公支出（如差旅费、办公费、招待费等）的报销申请，需提交凭证、明细及部门审批；

请假管理：员工事假、病假、年假等假期申请，需说明事由、时长及工作交接安排；

项目立项：新项目启动前的资源申请、可行性报告审批，需明确项目目标、预算及负责人；

采购申请：物资采购、服务外包等需求提交，需注明采购内容、预算、供应商信息等；

合同审批：业务合同的法律条款、金额、履约期等内容的合规性审核。

二、操作流程详解

1.登录系统与发起申请

通过企业统一门户或指定入口进入“流程审批在线工具集”，使用账号密码登录（支持扫码登录）；

在“新建审批”页面，根据需求选择对应的审批类型（如“费用报销”“请假申请”等），系统自动匹配对应模板。

2.填写基础信息

按模板要求逐项填写必填项，例如：

费用报销需填写“申请人所属部门”“费用发生日期”“费用明细（含事项、金额、凭证类型）”等；

请假申请需填写“请假类型”“起止日期”“请假事由”“工作交接人”等；

选填项（如“备注说明”）可根据实际情况补充，保证信息清晰完整。

3.附件材料

“添加附件”，按要求相关证明材料（如费用凭证、病假证明、项目计划书等）；

支持PDF、JPG、Word等格式，单个附件不超过10MB，总附件大小不超过50MB；

后可预览文件名，保证附件与申请内容匹配（如报销申请需发票或票据扫描件）。

4.设置审批链

根据组织审批规则，选择审批人及审批顺序：

第一审批人：直接上级或部门负责人（如部门经理审批费用报销）；

第二审批人：根据金额或事项复杂度添加（如超过5000元的费用需财务总监审批）；

会签人：需多个部门联合审批时添加（如采购申请需财务部、法务部会签）；

确认审批链无误后，可设置“抄送人”（如项目立项抄送行政部备案）。

5.提交审批与进度跟踪

核对所有信息及附件后，“提交申请”，系统自动向审批人发送审批通知（支持APP消息、邮件提醒）；

申请人可在“我的申请”中查看审批进度，状态包括“审批中”“已通过”“已驳回”“已撤回”；

若审批人退回申请，需根据退回意见修改后重新提交（如“报销金额填写有误，请重新核对”）。

6.审批结果反馈

审批通过后，系统自动审批编号及电子回执，申请人可审批文件存档；

若审批被驳回，审批人需注明驳回理由（如“缺少合同附件，请补充后重提”），申请人修改后可再次提交。

三、常用审批表示例

表1：费用报销申请表

申请编号

申请人*

所属部门

申请日期

QX20240501001

张*

市场部

2024-05-01

费用类型

差旅费

发生日期

2024-04-25-2024-04-27

费用明细

事项

金额（元）

凭证类型

交通费

350.00

火车票

住宿费

1200.00

酒店发票

餐补

450.00

无

总金额

2000.00

附件清单

火车票2张、酒店发票1张

审批意见

第一审批人（部门经理）：同意报销第二审批人（财务总监）：已审核，通过

日期

2024-05-02

备注

本次出差为上海客户拜访项目，附客户沟通纪要

表2：请假申请表

申请编号

申请人*

所属部门

请假类型

QJ20240501002

李*

技术部

病假

请假时间

起止日期

时长（天）

事由

2024-05-10-2024-05-12

3天

急性肠胃炎，需住院治疗

工作交接情况

交接人*

交接内容

王*

负责A项目的需求文档编写，已同步进度至2024-05-09

附件

医院诊断证明（PDF）

审批意见

部门经理：同意病假，注意休息HR专员：已备案，计入考勤

日期

2024-05-09

备注

紧急事务可联系交接人王（电话：）

四、使用提示与规范

信息真实性：所有填写内容需真实准确，不得虚构费用、伪造证明材料，否则将按公司规定处理；

附件完整性：附件需清晰、完整，关键信息（如金额、日期、印章）不得模糊，避免影响审批效率；

审批权限匹配：严格按照组织审批权限设置审批链，不得越级审批或指定非审批人员审批；

时限要求：

费用、请假类申请需在事项发生3个工作日内提交；

审批人需在收到申请后2个工作日内完成审批（紧急事项可加急标记）；

进度跟进：提交后如超过3个工作日未处理，可联系审批人或系统管理员（通过“在线客服”功能）查询；

安全保密：审批信息涉及公司机密，不得截图、转发给无关人员，账号需定期修改密码；

模板更新：系统将定期优化审批模板，如需新增或修改模板，可联系管理员提交需求。

本工具集旨在提升流程审批效率，规范审批管理，请用户严格按照操作指南使用，保证审批流程顺畅高效。