采购申请审批流程自动化表单模板.docVIP

适用场景与业务背景

流程操作步骤详解

第一步：采购申请发起

申请人准备材料：申请人需明确采购需求，收集相关依据（如办公用品需求清单、设备技术参数、服务方案等），并预估采购预算。

登录系统填写表单：通过企业OA或采购管理系统进入“采购申请”模块，按模板要求填写基础信息（申请部门、申请人、联系方式、申请日期等）及采购明细（物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、总价等）。

附件：根据采购类型必要附件，例如：

办公用品采购：部门需求清单、历史采购记录（如有）；

设备采购：技术参数表、3家以上供应商报价单；

服务采购：服务方案、合作方资质文件。

提交申请：确认信息无误后提交系统，系统自动唯一申请编号，并发送至部门负责人审核队列。

第二步：部门负责人审核

审核内容：部门负责人需核对采购需求的必要性（是否符合部门工作计划）、数量合理性（是否超出日常用量）及预算匹配性（是否在部门预算额度内）。

审核操作：

审核通过：“同意”，系统流转至下一环节（财务预算审核）；

审核不通过：填写驳回理由（如“需求描述不清晰”“预算超标”），系统退回申请人修改，修改后可重新提交。

时限要求：部门负责人需在收到申请后1个工作日内完成审核，超时系统自动提醒。

第三步：财务预算审核

审核内容：财务部重点核查采购预算的合规性，包括：

预算科目是否正确（如“办公费”“固定资产购置”等）；

资金来源是否落实（是否已纳入年度预算或专项审批）；

预估总价是否超支（对比部门剩余预算及企业采购限价标准）。

审核操作：

预算充足且合规：“通过”，流转至采购负责人审批；

预算不足或科目不符：填写调整建议（如“建议调整预算科目”“需补充专项审批文件”），退回申请人或部门负责人协调。

时限要求：财务部需在2个工作日内完成审核，紧急采购可缩短至12小时。

第四步：采购负责人审批

审批内容：采购负责人根据采购金额及类型进行最终审批，重点关注：

采购方式是否符合规定（如小额采购采用比价、大额采购需招标）；

供应商选择是否合规（是否在合格供应商名录内，是否履行询比价流程）。

审批操作：

金额≤5000元：直接审批通过，系统《采购任务单》，交采购执行岗；

金额＞5000元：需分管领导会签，会签通过后《采购任务单》。

时限要求：采购负责人及分管领导需在1-2个工作日内完成审批（金额越大审批层级越高，时限相应顺延）。

第五步：采购执行与归档

采购执行：采购执行岗根据审批通过的《采购任务单》实施采购，包括：

联系供应商确认交期、质量标准；

签订采购合同（如需），同步合同至系统附件；

采购完成后录入订单号、实际成交价、供应商信息等。

到货验收：申请人及部门负责人需在收到货物后1个工作日内验收，在系统中填写验收结果（“合格”/“不合格”），不合格需注明原因并启动退换货流程。

归档备案：采购流程结束后，系统自动归档申请表、审批记录、合同、验收单等资料，保存期限不少于3年，便于后续审计或追溯。

采购申请审批表模板结构

字段类别

具体字段

基础信息

申请编号、申请部门、申请人、联系方式、申请日期、采购类型（□物资□服务□工程）

采购明细

物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价（元）、预估总价（元）

预算信息

预算科目、资金来源（□年度预算□专项审批□其他）、预算金额（元）

审批意见

部门负责人：____________________日期：_________财务负责人：____________________日期：_________采购负责人：____________________日期：_________分管领导：____________________日期：_________

附件清单

□需求说明□报价单□技术参数□资质文件□合同□其他：______________________

备注

（补充说明：如紧急采购原因、特殊要求等）

使用规范与常见问题

一、填写规范

必填项完整性：申请编号（系统自动）、申请部门、申请人、采购明细（至少1条）、预算科目、资金来源为必填项，缺一不可。

采购明细准确性：名称、规格、数量需与实际需求一致，预估单价不得超过企业限价标准（可通过系统查询历史采购价参考）。

附件要求：报价单需加盖供应商公章（电子版需PDF格式），技术参数需由需求部门负责人确认签字（扫描件）。

二、审批时限管理

部门审核：1个工作日；

财务审核：2个工作日（紧急采购12小时）；

采购审批：1-3个工作日（按金额分级）；

超时处理：若某环节超时未审批，系统自动向审批人及申请人发送催办提醒，连续超时2次则上报部门负责人协调。

三、特殊情况处理

紧急采购：如因生产急需或突发情况需紧急采购，申请人需在“备注”栏注明“紧急采购”，经部门负责人加签后，可跳过常规流程直接至采购负责人审批，