活动档案归档要求.docxVIP

活动档案归档要求

活动档案归档要求

一、活动档案归档的基本原则与范围界定

活动档案归档工作应当遵循完整性、系统性、准确性和安全性的基本原则。完整性要求确保与活动相关的所有具有保存价值的文件材料收集齐全，不遗漏关键环节的记录。系统性强调按照活动的内在逻辑联系进行整理，保持文件之间的有机联系，便于检索和利用。准确性则要求归档文件内容真实反映活动的实际情况，手续完备，签署齐全。安全性涉及档案实体和信息的安全，需采取有效措施防止损毁、丢失和泄密。

归档范围应全面覆盖活动从筹备到结束的全过程。具体包括但不限于：活动的前期策划与审批文件，如活动方案、立项申请、经费预算及批复文件；活动组织实施过程中形成的文件，如会议记录、任务分工、工作简报、宣传材料、合同协议、人员名单、现场记录；活动结束后的总结性文件，如活动总结报告、绩效评估、媒体报道汇编、获奖名单、经费决算报告；以及具有保存价值的各类声像资料，如照片、录音、录像，以及重要的电子文件和数据。对于规模较大、周期较长的系列活动，还应注意区分不同届次、不同阶段形成的档案材料，确保其连续性和可追溯性。

在确定归档范围时，应进行价值鉴定，区分永久保管、定期保管和无需保管的文件。重点保存那些反映活动主要过程、重要决策、关键成果和具有法律凭证价值的文件。对于重复的、事务性的、过程稿等文件，可根据其价值决定是否归档或保管期限。同时，应关注新型载体档案的归档，如网站信息、社交媒体内容、数据库等数字资源，需制定专门的归档策略和管理办法。

二、活动档案的整理规范与操作流程

活动档案的整理应遵循档案管理的专业规范，确保档案有序化、标准化。整理工作通常包括分类、组卷（或组件）、排列、编号、编目、装订（或装盒）等环节。分类是整理的基础，可根据活动的性质、规模和组织架构，选择按问题、阶段、机构或时间等进行分类，保持分类体系的稳定性和逻辑性。例如，大型综合性活动可按筹备、实施、总结等阶段分类，再在各阶段下按具体工作内容（如宣传、接待、安保、演出等）进一步细分。

组卷（或组件）是将具有有机联系的一组文件组合成一个保管单位。组卷应遵循文件的形成规律，保持文件间的内在联系，使卷内文件能够系统反映某项工作的全貌。卷内文件排列应有序，一般可按文件形成的时间顺序或重要程度排列。批复与请示、正件与附件、印件与定稿等应放在一起。随后应对卷内每一份有文字内容的页面进行页码编制，并填写卷内文件目录和备考表。

编号应按照既定的档案分类方案和排列顺序，赋予每个案卷或文件唯一的标识符。档号结构应简洁、清晰，通常包含全宗号、目录号、案卷号等组成部分。编目是编制档案检索工具的关键步骤，需准确填写案卷封面信息，并编制案卷目录、全引目录、专题目录等，条件允许时应建立档案数据库，实现计算机检索。

对于照片、录音、录像等特殊载体档案，应注明事由、时间、地点、人物、摄影者等关键要素。电子文件归档需确保其真实、完整、可用和安全，应采用通用、标准的文件格式，并同时归档必要的软硬件环境说明。归档操作流程应力求规范、高效，明确各环节的责任人和时间节点，确保归档工作与活动收尾工作同步进行，避免文件散失。

三、活动档案的保管条件与利用服务

活动档案的保管需具备符合要求的库房设施和装具。档案库房应远离易燃、易爆物品和腐蚀性气体源，具备良好的防火、防盗、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防高湿、防日光及紫外线照射、防污染等“十防”措施。应配备温湿度调控设备，将温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%范围内。档案装具应采用无酸材质，满足坚固、耐用、整齐、美观的要求。

应建立健全档案保管制度，定期对库存档案进行检查清点，发现问题及时处理。对破损、褪变的档案应及时修复、复制。对磁性载体、光盘等易损载体档案，应定期进行转存、迁移，确保其长期可读。应制定完善的档案应急预案，应对火灾、水灾、地震等突发事件，最大限度减少档案损失。

档案的最终目的是提供利用。应依据档案保密和开放规定，编制实用的检索工具，积极、主动地为各项工作提供档案信息服务。利用方式包括阅览、外借、复制、电话查询、出具证明、提供档案汇编等。应简化利用手续，提高服务效率。在遵守保密规定的前提下，逐步推进档案信息化建设，提供网络查询等便捷服务。同时，应做好档案利用效果的登记和收集工作，不断改进档案管理工作。

对具有重要价值或涉及重大活动的档案，可适时举办展览、编辑出版物，发挥其存史、资政、育人的作用。档案工作人员应增强服务意识，熟悉馆藏内容，提高业务能力，确保档案得到安全、有效的利用。在提供利用过程中，必须严格执行保密制度，保护个人隐私和机构合法权益，防止档案信息泄露和滥用。

四、活动档案的数字化与信息化管理

随着信息技术的发展，档案的数字化与信息化管理已成为活动档案工作现代化转型的核心内容。这项工作的首