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档案管理全宗卷分类与归档实例

在档案管理的实践领域，全宗卷的科学构建与规范管理，是衡量一个单位档案工作水平的重要标尺。它并非简单的文件堆砌，而是系统记录一个全宗档案从形成到销毁（或永久保存）全过程管理活动的“档案之档案”。其核心价值在于为后续的档案管理、利用、编研乃至历史考证提供清晰、完整的脉络指引。本文将结合实践经验，探讨全宗卷的分类体系与归档方法，并辅以实例说明，以期为档案从业者提供有益参考。

一、全宗卷的内涵与分类逻辑

全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。其分类应遵循档案管理的自然流程和内在规律，确保类目清晰、层次分明、内容完备。通常，我们可以按照全宗管理活动的阶段和内容性质，将全宗卷划分为以下几个主要类别：

（一）全宗介绍类

此类别旨在揭示全宗的“身份信息”，是认识和利用该全宗的基础。它主要包含：

*全宗构成者（立档单位）的历史沿革：如单位成立、合并、分立、撤销、更名的正式文件，单位的职能、隶属关系、主要负责人变更等材料。这些材料勾勒出全宗形成主体的基本面貌。

*全宗档案的概况说明：包括档案的种类、数量、形成年代跨度、主要内容概要、档案价值评估等。这有助于使用者快速把握全宗的整体情况。

（二）档案收集与整理类

这是全宗卷的核心组成部分，详细记录档案从分散到集中，从无序到有序的过程。

*档案收集：涵盖档案接收清单、移交清册（注明移交单位、时间、数量、主要内容），征集档案的记录、协议或说明，以及对于散存档案的收集过程记录等。

*档案整理：包括档案分类方案、立卷（件）规则、档号编制方案及其说明，整理工作的年度计划、总结报告，以及在整理过程中形成的诸如卷内文件目录、备考表（对于特殊问题的说明）等具有指导和备查意义的材料。

（三）档案保管类

档案的安全与长久保存是档案工作的基本要求，此类别即反映这方面的管理活动。

*库房管理：如档案入库登记、存放位置示意图或台账，以及针对档案库房温湿度调控、防虫防霉、防火防盗等安全措施的记录和检查报告。

*档案修复与复制：当档案出现破损、褪变等情况时，所进行的修复工作方案、修复记录，以及重要档案的复制件制作说明、复制登记等材料。

（四）档案鉴定与统计类

档案的价值鉴定决定其生命周期，而统计则是管理的量化基础。

*档案鉴定：包括档案保管期限表（本单位或本系统适用的），档案鉴定工作小组的成立文件、鉴定会议记录、鉴定工作报告，以及对到期档案的销毁清册、审批文件和监销记录等。

*档案统计：涵盖各类档案收进、移出、库存、利用、销毁等情况的统计报表、统计分析报告，以及重要的统计台账。

（五）档案利用与编研类

档案的最终目的是利用，编研则是利用的深化和拓展。

*档案利用：包括档案利用制度、利用者登记本（或电子记录）、重要的利用效果反馈记录、借阅档案的批准文件（针对特殊或敏感档案），以及因利用而产生的介绍信、证明信存根等。

*档案编研：如以该全宗档案为基础编写的各种参考资料（大事记、组织沿革、基础数据汇编等）的底稿、编研说明、出版信息，以及相关的学术研究成果或报道。

（六）其他管理类

除上述主要类别外，其他与全宗管理直接相关的重要材料也应纳入。

*管理制度：本单位制定的关于档案管理的各项规章制度、实施细则等。

*人员与交接：档案管理人员的岗位职责、任免文件、业务培训记录，以及档案管理工作的交接清册、交接记录等。

*荣誉与评估：与该全宗档案管理工作相关的表彰奖励材料、检查评估报告、验收结论等。

二、全宗卷归档实例

为使上述分类更具操作性，我们以“XX市环境科学研究所”（以下简称“环科所”）的全宗卷为例，具体说明各类别材料的归档内容：

全宗号：HKS-001

（一）全宗介绍类

1.《XX市环境科学研究所关于成立的批复》（X市编办〔XXXX〕X号）

2.《XX市环境科学研究所职能配置、内设机构和人员编制规定》

3.《XX市环境科学研究所历年主要负责人任职情况一览表》（自制，包含姓名、职务、任期）

4.《XX市环境科学研究所全宗档案情况说明》（简述：本所档案始于建所之年，主要包括行政管理、科研项目、环境监测数据等类档案，截至XXXX年底，共有档案XXX卷，XX件，其中永久X卷，长期XX卷……）

（二）档案收集与整理类

1.《XX市环境科学研究所XXXX年度档案材料移交清单》（由各科室移交，含移交人、接收人签字，日期）

2.《XX市环境科学研究所档案分类大纲及编号规则》（内部文件，规定了科研档案、文书档案、会计档案等的分类层级和档号编制方法）

3.《XX市环境科学研究所XXXX年档案整理工作小结》（记录了当年整理工作的起止时间、参与人员、完成情况、遇到