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文档管理规范及归档标准化模板
一、适用范围与典型应用场景
项目全流程管理：从项目立项、规划、执行到结项的全过程文档管控；
日常运营规范：如行政通知、会议纪要、制度文件等日常文档的标准化处理；
合规与审计需求：满足ISO体系认证、行业监管、内部审计等对文档可追溯性的要求；
知识沉淀与复用：通过标准化归档实现组织经验的有效积累与高效检索。
二、标准化操作流程
（一）文档创建与分类
明确文档类型
根据业务场景确定文档类别，常见分类包括：管理类（制度、流程）、业务类（合同、方案）、项目类（计划、报告）、记录类（纪要、台账）、存档类（证书、历史文件）等。
规范命名与编码
命名格式：[文档分类代码]-[部门/项目代码]-[主题名称]-[版本号]-[日期]（示例：GL-ADMIN-考勤管理制度-V2.0；
分类代码：可自定义简写（如“GL”管理类、“YZ”业务类、“XM”项目类），需保证组织内统一；
版本号：首次发布为V1.0，修订后依次递增（如V1.1、V2.0）。
分类编码与存储
根据文档类别建立层级化文件夹结构（如“根目录-分类部门-子分类-年度”），电子文档存储于指定服务器路径，纸质文档存放于对应档案盒并标注编码。
（二）日常管理维护
版本控制
文档修订时需更新版本号，并在修订处标注修订内容、修订人及日期；
重要文档（如合同、制度）需保留至少3个历史版本，防止误覆盖。
状态标识
文档需标注当前状态：“草稿”“审核中”“已发布”“已归档”“已废止”，可通过文件名后缀（如_草稿、_发布）或管理系统中状态字段实现。
权限管理
根据文档密级（公开、内部、秘密、机密）设置访问权限，明确创建人、审核人、查阅人角色，避免未授权修改或泄露。
（三）归档操作流程
归档触发条件
项目结项后30日内，完成项目全文档归档；
年度末12月31日前，对日常运营类文档进行年度归档；
制度、流程类文件发布后1周内，纳入标准文档库归档。
文档整理与审核
归档人按“文档清单”整理文档，保证内容完整、命名规范、版本正确；
部门负责人审核文档的准确性、完整性及合规性，签字确认后提交至档案管理部门。
移交与存储
电子文档：通过加密存储系统移交，档案管理员核对后至指定归档目录，并记录存储路径；
纸质文档：按编号顺序装订、粘贴归档标签，移交至档案室，登记《归档移交表》并由双方签字确认。
（四）借阅与使用管理
借阅申请
借阅人填写《文档借阅申请表》，注明文档编号、借阅用途、预计归还时间，经部门负责人审批后提交档案管理员。
借阅与归还
电子文档：档案管理员开通临时查阅权限，限制或打印；
纸质文档：档案管理员核对身份后借出，借阅期限一般不超过5个工作日，到期需归还或续借（续借需重新申请）。
使用规范
借阅人不得擅自复制、涂改、外传文档，重要文档查阅需在指定区域并有专人陪同，使用后需确认文档无损坏。
（五）定期清理与鉴定
清理周期
每年6月对已归档文档进行一次全面检查，鉴定其保存价值；
超过保存期限的文档（如临时通知、过期项目文件），经档案鉴定小组审批后销毁。
销毁流程
对需销毁文档登记造册，注明编号、名称、数量、销毁原因；
由档案管理员、监销人（部门负责人或纪检人员）共同监督销毁，销毁后在销毁记录上签字确认。
三、核心管理模板
（一）文档管理总览表（示例）
文档编号
文档名称
分类代码
部门/项目
版本号
密级
责任人
创建日期
归档状态
存储位置（电子/纸质）
GL-HR-001
员工考勤管理制度
GL
人力资源部
V2.0
内部
*某
2023-09-15
已归档
服务器/HR/2023/001
YZ-SL-002
销售季度业绩报告
YZ
销售部
Q3-2023
内部
*某
2023-10-10
已发布
服务器/销售/2023/Q3
XM-PJ-003
新产品研发项目计划书
XM
研发部
V1.0
秘密
*某
2023-08-20
审核中
本地临时/研发/进行中
（二）文档借阅登记表（示例）
借阅日期
借阅人
部门
文档编号
文档名称
借阅用途
预计归还
归还日期
审批人
备注
2023-10-16
*某
财务部
GL-HR-001
员工考勤管理制度
薪核算
2023-10-20
2023-10-20
*某
查阅后未复印
2023-10-17
*某
市场部
YZ-SL-002
销售季度业绩报告
年度总结
2023-10-22
2023-10-21
*某
申请打印1份
（三）归档移交与验收表（示例）
移交日期
移交人
部门
文档编号
文档名称
数量（份）
密级
归档日期
接收人
验收意见
接收人签字
2023-10-18
*某
研发部
XM-PJ-003
新产品研发项目计划书
1（电子）
秘密
2023-10-18
*某
文件完整，命名规范
*某
2023-10
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