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企业合同管理模板及审核指南

一、适用业务场景

日常采购与销售：原材料采购、设备采购、产品销售、服务外包等合同；

合作与联营：战略合作伙伴协议、项目联营合同、渠道代理协议；

服务与技术：技术开发合同、咨询服务合同、维护服务协议；

人力资源：劳动合同、保密协议、培训服务协议（注：劳动合同需同时符合劳动法专项规定）；

其他业务：租赁合同、仓储合同、广告发布协议等。

二、合同管理全流程操作指引

（一）合同立项与发起

需求提出：业务部门根据业务需求，填写《合同立项申请表》（附件1），明确合作方基本信息、合同标的、预算金额、履行期限等核心要素，部门负责人*签字确认后提交至法务合规部。

合作方背景审查：法务合规部协同业务部门对合作方主体资格进行初步核查，包括：

营业执照、相关资质证书（如行业许可、资质等级证明等）是否在有效期内；

合作方信用状况（可通过企业信用信息公示系统等公开渠道查询）；

特殊行业合作方需核查其行业准入许可（如食品经营许可证、安全生产许可证等）。

（二）合同起草

起草主体：由业务部门指定专人或法务合规部根据合作方需求及企业标准模板起草合同文本，保证内容完整、表述清晰。

核心内容要求：

合同双方信息：名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人/授权代表姓名及职务；

合同标的：名称、规格、数量、质量标准（需明确执行的国家/行业标准或具体参数）；

权利义务：双方主要权利、义务及履行方式（如交付时间、验收标准、服务流程等）；

金额与支付方式：合同总价、计价货币、支付条件（如预付款比例、到货款、质保金比例及支付节点）、账户信息（需明确开户行、账号）；

履行期限与地点：起始/结束时间、交付/服务地点；

违约责任：明确违约情形、违约金计算方式（或损失赔偿范围）、争议解决方式（诉讼/仲裁、管辖地/机构）；

保密条款：保密范围、期限及违约责任（如涉及商业秘密）；

不可抗力：定义、通知义务及责任免除情形；

合同生效条件：签字盖章后生效、附条件生效等；

附件：清单列明所有附件名称及份数（如技术参数表、验收标准等）。

（三）内部审核

合同文本起草完成后，需按以下流程进行多部门联合审核：

业务部门初审：由业务部门负责人*审核合同内容是否符合业务需求，标的、数量、价格等是否与立项申请一致，履行可行性是否存在风险。

法务合规部审核：重点审核合同条款的合法性、合规性、逻辑性及完整性，包括：

主体资格是否适格；

条款是否违反法律法规（如《民法典》《反不正当竞争法》等）；

权利义务是否对等，是否存在“霸王条款”；

违约责任是否明确、可执行；

争议解决方式是否约定清晰。

财务部审核：审核合同金额、付款方式、发票要求（如开票类型、税率）是否符合财务制度，资金支付风险是否可控。

分管领导审批：法务、业务、财务审核通过后，提交至分管领导*审批，确认合同是否符合企业战略及经营目标。

总经理/决策层审批：重大合同（如金额超过万元、涉及核心业务等）需提交至总经理*或企业决策委员会最终审批。

（四）合同签署

文本定稿：审核通过后，由法务合规部根据审核意见修订合同文本，形成最终版本，加盖“合同文本生效章”后分发至签署各方。

签署方式：

纸质合同：双方加盖公章或合同专用章（法定代表人签字或授权代表签字需与授权委托书一致）；

电子合同：通过合法电子签章平台签署，保证电子签章的合法性与可追溯性。

签署顺序：原则上由企业先签，合作方后签；若需同步签署，应明确双方签署完成时间。

（五）履行与跟踪

履行监控：业务部门为合同履行第一责任人，需跟踪合同履行进度（如交付时间、服务质量），及时向法务合规部及分管领导*汇报履行异常情况（如延迟交付、质量不达标）。

验收与确认：合同标的交付后，业务部门需按约定组织验收（如技术验收、数量验收），并签署《验收确认单》（附件2）作为付款依据。

变更与解除：

合同履行过程中需变更的，由双方协商签订《补充协议》，明确变更内容、生效条件及原合同调整条款；

出现法定或约定解除情形时，需书面通知对方，协商一致后签订《解除协议》，明确责任划分及后续处理事宜。

（六）归档管理

归档时间：合同签署后10个工作日内，由业务部门将合同文本（含附件、审批记录、验收单等）原件移交至档案管理部门。

归档内容：

合同文本（最终版，双方签字盖章页）；

合同立项申请表、审批表、审核意见单；

合作方主体资格证明材料（复印件加盖公章）；

履行过程中的往来函件、验收单、付款凭证；

补充协议、解除协议等。

归档要求：电子档案与纸质档案同步归档，档案管理部门需建立合同台账（附件3），记录合同编号、名称、签署方、金额、履行期限、归档日期等信息，保证可查询、可追溯。

三、标准合同模板框架

以下为通用合同模板核心条款具体内容需根据业务类型调整：

条款类别

核心内容

合同编号

（示例：HT-2024–X，按