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供应链协同管理信息交互模板

典型业务协同场景

订单协同：下游企业向上游供应商下达采购订单，同步需求明细、交期要求及特殊条款；

库存协同：核心企业共享仓库存量数据，供应商实时补货，避免缺货或积压；

物流协同：发货方向收货方同步物流单号、在途状态、预计到货时间，异常情况（如延迟、破损）及时预警；

质量协同：质量问题反馈与处理，包括不合格品描述、责任判定、改进措施及闭环跟踪；

计划协同：制造商向供应商共享生产计划，供应商反馈产能及物料供应能力，实现供需匹配。

标准化操作流程

第一步：协同需求发起

发起方：根据业务需求（如新订单下达、库存预警、物流异常等），填写《供应链协同信息交互模板表》，保证核心信息完整（如物料编码、数量、时间节点等）。

发起方式：通过供应链协同系统、企业/钉钉工作群或邮件发送模板，明确标注“需协同确认”及响应时限（如“请于X年X月X日17:00前确认”）。

第二步：信息接收与核对

接收方：收到模板后，1个工作日内完成信息核对，重点检查：

物料/产品信息（编码、名称、规格）是否准确；

数量、时间（交期/到货期）、质量标准等是否符合双方约定；

特殊要求（如包装方式、检验标准）是否清晰。

反馈确认：核对无误后，在模板“接收方确认”栏签字（电子签章）并反馈；若存在疑问或需调整，需在模板“备注”栏注明修改建议，与发起方沟通一致后更新模板。

第三步：协同任务执行

执行方：根据确认后的模板内容启动业务流程：

供应商：按订单要求组织生产、备货，并在系统中更新生产进度；

物服务商：按物流信息安排运输，实时物流轨迹；

仓库：根据到货信息完成入库验收，反馈库存数据。

进度同步：执行过程中，关键节点（如生产完成、发货、到货）需在模板“执行进度”栏更新状态，保证接收方实时掌握动态。

第四步：异常处理与闭环

异常触发：若执行过程中出现延迟、数量差异、质量问题等异常，执行方需在1小时内发起异常预警，在模板“异常描述”栏说明原因（如“原材料短缺导致交期延迟2天”）、影响范围及预计解决时间。

协同解决：接收方收到预警后，2小时内组织沟通（如电话会议），明确解决方案（如调整交期、安排替代物料），并在模板“处理方案”栏记录结果。

闭环确认：异常解决后，双方在模板“闭环确认”栏签字，完成本次协同全流程。

信息交互模板表

基础信息

内容

交互编号

SC-2024-（按年份+流水号）

业务类型

□订单协同□库存协同□物流协同□质量协同□计划协同

发起方

（企业名称）

接收方

（企业名称）

发起日期

年月日

要求响应截止时间

年月日时分

核心交互内容

物料/产品编码

（如：SKU001-2024）

物料/产品名称及规格

需求数量/库存数量

（单位：件/箱/吨）

时间节点

□订单交期：年月日□到货时间：年月日□库存预警阈值：

质量要求/检验标准

（如：GB/T19001-2016、外观无划痕）

特殊条款

（如：环保包装、需附第三方检测报告）

状态跟踪

发起方状态

□待确认□已确认□执行中□已完成□已取消

接收方确认结果

□确认无误□需调整（调整说明：____________________）

执行进度

（如：生产进度50%/已发货/已入库）

异常描述

（如无异常填“无”；如有异常，说明原因、影响及预计解决时间）

处理方案

闭环确认

发起方签字：_________日期：_________接收方签字：_________日期：_________

备注与附件

其他说明

附件清单

（如：技术图纸、质量检测报告、物流单截图等，需注明文件名）

协同关键要点提醒

信息准确性：交互前需仔细核对物料编码、数量、时间等关键信息，避免因数据错误导致协同失败（如物料编码错误导致发货错误）。

时效性要求：各环节响应时间需严格遵守约定（如确认反馈1个工作日内、异常预警1小时内），延迟响应可能影响整个供应链效率。

权限管理：敏感信息（如成本数据、独家技术参数）仅向必要协同人员开放，通过系统权限控制防止信息泄露。

文档存档：交互完成后，需将模板及沟通记录存档保存（保存期限不少于3年），便于后续追溯或审计。

定期复盘：每月对协同效率进行复盘，分析高频异常点（如物流延迟、数量差异），推动流程优化（如调整供应商交期考核机制）。

沟通机制：复杂协同事项（如跨企业质量纠纷）需建立专项沟通群，指定对接人（如发起方采购经理先生、接收方质量主管女士），保证问题快速落地解决。